Por:
Ing. Lourdes López Díaz (Especialista Principal del Grupo de Conservación y Restauración).
El
diagnóstico de las condiciones de una edificación de archivo y de los factores
que puedan afectar la integridad física de los materiales constituyentes del
Patrimonio documental, constituye la base fundamental para elaborar el Plan de
Conservación Preventiva de una Institución de este tipo.
La información de
este plan es una guía para el trabajo de la conservación restauración, que
permita reducir o minimizar los daños sobre la documentación.
El
grupo de Conservación Restauración es el encargado de su actualización en el mes de enero de cada año. En el mismo se
plasman los factores medioambientales, bióticos y antropológicos que afectan
los fondos y colecciones.
Teniendo
en cuenta además las características de los depósitos y estantes, el estado de
conservación de los fondos y un análisis de los factores de deterioro por
depósitos.
Se
anexan datos de interés de algunos
Fondos y se destaca si se encuentra procesado por las Normas Internacionales de
descripción archivística ISAD-G e ISAAR (CPF) o
digitalizado, esta última técnica más
novedosa que permite la conservación de forma digital.
Se
realizan un grupo de observaciones de forma general de la institución, y se sugieren
medidas para prever aquellas situaciones de emergencias o guerra que puedan
ocasionar daños a la documentación y las medidas a tomar en cada caso a través
del Plan de reducción de desastres.
- Mantener vigilancia de las grietas de las paredes y techo evitando la humedad.
- Realizar inspecciones periódicas con el fin de detectar situaciones de deterioro, así como los agentes que las causan.
- Implementar medidas para mantener moderada la temperatura y humedad.
- Entrenar al personal sobre el manejo de la documentación desde el punto de vista de la conservación preventiva y de los medios de protección a usar.
- Mantener una adecuada higiene en los puestos de trabajo.
- Mantener con rejillas los desagües.
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