Autores: MSc.: Félix Miguel García Pérez, Lic.: Damaris Pérez Martínez y MSc.: Yanet Martínez
Flaqué, especialistas del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
La
descripción archivística es un proceso de larga tradición en el ámbito de la
gestión documental, prácticamente inherente a la propia historia de la gestión
de los documentos. Es un proceso vital para:
·
Mantener la autenticidad y evidencia de los documentos
·
Mantener la gestión y el control
·
Preservar el significado
·
Proporcionar la accesibilidad de los
documentos, es el puente mágico que une la sociedad con la información
Los avances en materia de
descripción archivística han evolucionado tan rápido en las últimas décadas,
que las normas existentes para describir resultan insuficientes para dar una
respuesta eficaz a las necesidades que plantean los nuevos entornos
evolucionados, por ello es que en la actualidad ha habido un replanteo de los
archiveros en la forma de pensar y realizar su trabajo, reconocido como era
posmoderna de la Descripción, donde la actividad es la representación de los
fondos y el resultado lo constituyen los instrumentos de descripción, la
búsqueda, la consulta y la investigación.
No toda la información
representada en la descripción de un documento corresponde a ese documento,
sino también al contexto que lo rodea. Hay información que, estando vinculada
al documento, desde una perspectiva teórica, en realidad corresponde a otros
elementos (por ejemplo, nombres de instituciones, normas que lo regulan,
personas implicadas, procedimientos aplicados, etc.), ese tipo de información
puede ser empleada en múltiples descripciones al mismo tiempo, con lo que se
puede obtener una red de descripciones archivísticas que conecta las
descripciones de los documentos, no sólo con relaciones entre ellas mismas,
sino también a través de otras múltiples formas de relaciones entre
instituciones, funciones, procedimientos, normas, etc.
“Esta nueva perspectiva de
la descripción recibe la denominación de descripción de documentos en contexto,
en la que ese contexto se configura como la información representada mediante
el uso de relaciones entre múltiples entidades; de forma que cuantas más
relaciones puedan desplegarse, de mejor calidad resultará la información por
ser más accesible”
Los Modelos Conceptuales de
Descripción Archivística (MCDA) es un proceso normalizado a partir de
estándares nacionales e internacionales destinados a describir, a través de un
lenguaje de modelado mediante símbolos, diagramas que prueban la autenticidad y
la representación acorde a las características del documento:
• Entidades documentales (productores,
funciones e instituciones).
• Relaciones (correspondencia, vínculos
entre entidades).
• Atributos (características relevantes de
entidades y relaciones).
“De esta forma, el panorama
donde se gestionan las descripciones se puede concebir como un sistema
extensible ad infinitum en el que los documentos reflejan la misma información
inicialmente requerida, pero resultan accesibles de muchísimas formas no
planteadas mediante un proceso descriptivo lineal. Todo ello permite el uso
compartido de información, ahorrando costos de tratamiento y haciendo más
eficiente la gestión de la información” .
El proceso de normalización
archivística por parte del Consejo Internacional de Archivos (CIA) tiene lugar
a partir del año 1993 con la Norma ISAD-G y en el año 2000 se ofrece una
segunda versión. Entre los años 2004 y 2008 surgen las Normas ISAAR CPF, ISDIAH,
ISADF. Estas normas del CIA ofrecen pautas para la descripción, aquí se
describe separadamente, aunque de forma interrelacionada. Su finalidad es la
creación de instrumentos para la recuperación de la información (búsqueda y
consulta)
Por su parte, los Modelos
conceptuales se proponen alrededor del 2015. Estos modelos precisan de una
nueva concepción de la descripción y permiten el diseño de Sistemas para una
estandarización del proceso de descripción archivística. Así, la nueva norma de descripción se plantea
como un esquema teórico o conceptual que podrá ser implementado de manera
flexible y adaptada a las necesidades de cada organización, un ejemplo es la
Norma Española de Descripción Archivística: Modelo Conceptual (NEDA-MC o Modelo
Conceptual de Descripción Archivística).
Otro proyecto normativo de
ámbito internacional con el mismo objetivo es el Modelo Conceptual de
Descripción Archivística Internacional, conocido como RiC-CM, por la
abreviatura de Records in Contexts. El RiC-CM es el resultado del trabajo
realizado entre 2012 y 2016 por el Consejo Internacional de Archivos a través
del Grupo de Expertos en Descripción Archivística.
Diferencias que limitan las
Normas del CIA respecto a los MCDA.
|
Normas del CIA: ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF
|
Modelo Conceptual de Descripción Archivística
|
|
Alcance
limitado en su aplicación práctica,
|
Alcance
ilimitado en su aplicación práctica al ser un sistema integrado de
descripción archivística, donde convergen el adecuado tratamiento de la
información y su eficiente recuperación,
|
|
Carácter
unidimensional, sin articularse globalmente,
|
Carácter
multidimensional, pluridimensional. Representación completa de todos los
factores que intervienen en el proceso continuo de formación de los
documentos,
|
|
No
contempla la complejidad de la procedencia, asumiéndola de forma simple
(Fondo- Productor),
|
Contempla
la procedencia como una red multilateral de relaciones contextuales,
|
|
Establece
niveles superiores estáticos (Fondo- colección),
|
Producto
más dinámico orientado hacia la difusión más que al control del fondo
documental,
|
|
Descripciones
independientes y poco interrelacionadas,
|
Proporciona
informaciones intercambiables que pueden ser utilizadas desde diferentes
instancias,
|
|
Redundancia
de los campos y atributos descriptivos,
|
Facilita
al usuario el acceso integrado a los documentos,
|
|
Ineficaces
para sistemas automatizados,
|
Se
apoya en las tecnologías, se trata de un orden intelectual llevado a un
almacenamiento virtual,
|
|
Se
limitan a reproducir la descripción manual, posterior a la organización,
quedando en el plano custodial,
|
Da
lugar a la era pos custodial o posmoderna, basada en la descripción de
entidades, relaciones y atributos,
|
|
Se
enfoca en la descripción de documentos de valor permanente, obviando la
condición de evidencia,
|
Se
enfoca en la descripción de documentos desde su surgimiento. La asignación de
metadatos es un proceso continuo que comienza en la gestión y llega a su fin
en los Archivos Históricos,
|
|
Documento
en entorno tradicional: su valor evidencial se da en la descripción del
contenido,
|
Documento
en entorno electrónico: su valor evidencial se da en la descripción de
contexto,
|
|
Descripción
archivística influenciada por documentos en formato tradicional, cuya
finalidad es la creación de instrumentos para la recuperación de la
información.
|
Descripción
archivística influenciada por documentos electrónicos, metadatos y evidencia
documental.
|
La experiencia cubana en
este sentido corresponde a la Oficina de Asuntos Históricos. En julio de 2019
se reunieron los miembros del Jurado del Primer Premio de Investigación
Archivística “Iberarchivos” y se decidió otorgar el galardón al trabajo
titulado: Los Modelos Conceptuales de Descripción Archivística: un nuevo
desafío para la representación, el acceso y uso de la información de los
archivos. Este trabajo aplica el modelo conceptual, del Consejo Internacional
de Archivos, a la descripción del fondo “Partidos políticos pre-revolucionarios
y Organizaciones de la República Neocolonial”, en concreto a la agrupación
documental “Frente Cívico de Mujeres”, custodiado por esta institución.
Para el Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, la bibliografía recopilada referente al tema y la consulta de este trabajo premiado, ha
servido de motivación para la auto preparación y ejercitación práctica de un pequeño
grupo de especialistas del área de Procesos Técnicos para incursionar en la aplicación
de la descripción a partir de modelo conceptual al Fondo Audiencia de Las Villas,
concretamente a la documentación de los Tribunales de Urgencia, además de
tratarlo como tema principal para el panel desarrollado con motivo de la
celebración del Día del archivero cubano .
Requejo Zalama, J.
(2018). Documentos en contexto: las
nuevas normas de descripción archivística y su aplicación en la administración
digital. En El archivo electrónico en la administración
digital:23 Jornadas de Archivos Universitarios, 21-23 de junio de 2017, A
Coruña (pp. 34-41).
