Autores: MSc.: Félix Miguel García Pérez, Lic.: Damaris Pérez Martínez y MSc.: Yanet Martínez Flaqué, especialistas del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
La descripción archivística es un proceso de larga tradición en el ámbito de la gestión documental, prácticamente inherente a la propia historia de la gestión de los documentos. Es un proceso vital para:
· Mantener la autenticidad y evidencia de los documentos
· Mantener la gestión y el control
· Preservar el significado
· Proporcionar la accesibilidad de los documentos, es el puente mágico que une la sociedad con la información
Los avances en materia de descripción archivística han evolucionado tan rápido en las últimas décadas, que las normas existentes para describir resultan insuficientes para dar una respuesta eficaz a las necesidades que plantean los nuevos entornos evolucionados, por ello es que en la actualidad ha habido un replanteo de los archiveros en la forma de pensar y realizar su trabajo, reconocido como era posmoderna de la Descripción, donde la actividad es la representación de los fondos y el resultado lo constituyen los instrumentos de descripción, la búsqueda, la consulta y la investigación.
No toda la información representada en la descripción de un documento corresponde a ese documento, sino también al contexto que lo rodea. Hay información que, estando vinculada al documento, desde una perspectiva teórica, en realidad corresponde a otros elementos (por ejemplo, nombres de instituciones, normas que lo regulan, personas implicadas, procedimientos aplicados, etc.), ese tipo de información puede ser empleada en múltiples descripciones al mismo tiempo, con lo que se puede obtener una red de descripciones archivísticas que conecta las descripciones de los documentos, no sólo con relaciones entre ellas mismas, sino también a través de otras múltiples formas de relaciones entre instituciones, funciones, procedimientos, normas, etc.
“Esta nueva perspectiva de la descripción recibe la denominación de descripción de documentos en contexto, en la que ese contexto se configura como la información representada mediante el uso de relaciones entre múltiples entidades; de forma que cuantas más relaciones puedan desplegarse, de mejor calidad resultará la información por ser más accesible”[1]
Los Modelos Conceptuales de Descripción Archivística (MCDA) es un proceso normalizado a partir de estándares nacionales e internacionales destinados a describir, a través de un lenguaje de modelado mediante símbolos, diagramas que prueban la autenticidad y la representación acorde a las características del documento:
• Entidades documentales (productores, funciones e instituciones).
• Relaciones (correspondencia, vínculos entre entidades).
• Atributos (características relevantes de entidades y relaciones).
“De esta forma, el panorama donde se gestionan las descripciones se puede concebir como un sistema extensible ad infinitum en el que los documentos reflejan la misma información inicialmente requerida, pero resultan accesibles de muchísimas formas no planteadas mediante un proceso descriptivo lineal. Todo ello permite el uso compartido de información, ahorrando costos de tratamiento y haciendo más eficiente la gestión de la información” [2].
El proceso de normalización archivística por parte del Consejo Internacional de Archivos (CIA) tiene lugar a partir del año 1993 con la Norma ISAD-G y en el año 2000 se ofrece una segunda versión. Entre los años 2004 y 2008 surgen las Normas ISAAR CPF, ISDIAH, ISADF. Estas normas del CIA ofrecen pautas para la descripción, aquí se describe separadamente, aunque de forma interrelacionada. Su finalidad es la creación de instrumentos para la recuperación de la información (búsqueda y consulta)
Por su parte, los Modelos conceptuales se proponen alrededor del 2015. Estos modelos precisan de una nueva concepción de la descripción y permiten el diseño de Sistemas para una estandarización del proceso de descripción archivística. Así, la nueva norma de descripción se plantea como un esquema teórico o conceptual que podrá ser implementado de manera flexible y adaptada a las necesidades de cada organización, un ejemplo es la Norma Española de Descripción Archivística: Modelo Conceptual (NEDA-MC o Modelo Conceptual de Descripción Archivística).
Otro proyecto normativo de ámbito internacional con el mismo objetivo es el Modelo Conceptual de Descripción Archivística Internacional, conocido como RiC-CM, por la abreviatura de Records in Contexts. El RiC-CM es el resultado del trabajo realizado entre 2012 y 2016 por el Consejo Internacional de Archivos a través del Grupo de Expertos en Descripción Archivística.
Diferencias que limitan las Normas del CIA respecto a los MCDA.
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Normas del CIA: ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF |
Modelo Conceptual de Descripción Archivística |
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Alcance limitado en su aplicación práctica, |
Alcance ilimitado en su aplicación práctica al ser un sistema integrado de descripción archivística, donde convergen el adecuado tratamiento de la información y su eficiente recuperación, |
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Carácter unidimensional, sin articularse globalmente, |
Carácter multidimensional, pluridimensional. Representación completa de todos los factores que intervienen en el proceso continuo de formación de los documentos, |
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No contempla la complejidad de la procedencia, asumiéndola de forma simple (Fondo- Productor), |
Contempla la procedencia como una red multilateral de relaciones contextuales, |
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Establece niveles superiores estáticos (Fondo- colección), |
Producto más dinámico orientado hacia la difusión más que al control del fondo documental, |
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Descripciones independientes y poco interrelacionadas, |
Proporciona informaciones intercambiables que pueden ser utilizadas desde diferentes instancias, |
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Redundancia de los campos y atributos descriptivos, |
Facilita al usuario el acceso integrado a los documentos, |
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Ineficaces para sistemas automatizados, |
Se apoya en las tecnologías, se trata de un orden intelectual llevado a un almacenamiento virtual, |
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Se limitan a reproducir la descripción manual, posterior a la organización, quedando en el plano custodial, |
Da lugar a la era pos custodial o posmoderna, basada en la descripción de entidades, relaciones y atributos, |
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Se enfoca en la descripción de documentos de valor permanente, obviando la condición de evidencia, |
Se enfoca en la descripción de documentos desde su surgimiento. La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la gestión y llega a su fin en los Archivos Históricos, |
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Documento en entorno tradicional: su valor evidencial se da en la descripción del contenido, |
Documento en entorno electrónico: su valor evidencial se da en la descripción de contexto, |
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Descripción archivística influenciada por documentos en formato tradicional, cuya finalidad es la creación de instrumentos para la recuperación de la información. |
Descripción archivística influenciada por documentos electrónicos, metadatos y evidencia documental. |
La experiencia cubana en este sentido corresponde a la Oficina de Asuntos Históricos. En julio de 2019 se reunieron los miembros del Jurado del Primer Premio de Investigación Archivística “Iberarchivos” y se decidió otorgar el galardón al trabajo titulado: Los Modelos Conceptuales de Descripción Archivística: un nuevo desafío para la representación, el acceso y uso de la información de los archivos. Este trabajo aplica el modelo conceptual, del Consejo Internacional de Archivos, a la descripción del fondo “Partidos políticos pre-revolucionarios y Organizaciones de la República Neocolonial”, en concreto a la agrupación documental “Frente Cívico de Mujeres”, custodiado por esta institución.
Para el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, la bibliografía recopilada referente al tema y la consulta de este trabajo premiado, ha servido de motivación para la auto preparación y ejercitación práctica de un pequeño grupo de especialistas del área de Procesos Técnicos para incursionar en la aplicación de la descripción a partir de modelo conceptual al Fondo Audiencia de Las Villas, concretamente a la documentación de los Tribunales de Urgencia, además de tratarlo como tema principal para el panel desarrollado con motivo de la celebración del Día del archivero cubano .
[1] Requejo Zalama, J. (2018). Documentos en contexto: las nuevas normas de descripción archivística y su aplicación en la administración digital. En El archivo electrónico en la administración digital:23 Jornadas de Archivos Universitarios, 21-23 de junio de 2017, A Coruña (pp. 34-41).
[2] Idem.
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