Servicio de Paquete informativo

Uno de los servicios que presta el Archivo Histórico Provincial de Villa clara es el de paquete informativo, a continuación se argumenta los fundamentos del servicio.

Concepto:

Consiste en la preparación y entrega de un conjunto de documentos, ordenados y evaluados, localizados en diferentes fuentes nacionales y extranjeras atendiendo a una necesidad de información. La información se presenta con un índice y las copias de las fuentes documentales en su lengua original, la entrega puede ser en soporte electrónico o en papel.

Servicio de paquete informativo: no es más que información específica sobre un tema en relación con la necesidad de los usuarios colocada en cualquier soporte ya sea digital o impreso con un debido orden para luego brindársela al usuario.

Importancia: Este servicio brindará una información específica de un tema que represente una necesidad para el usuario que lo ayudará en la búsqueda de información de manera más rápida y eficiente les ahorrará tiempo en sus búsquedas ya que será el especialista el encargado de realizar las búsquedas en los diferentes fuentes de información existentes en la institución.

• Definición del servicio: este servicio brindará información sintetizada sobre un tema solicitado por un usuario que responderá a la necesidad de información específica sobre los fondos, colecciones, las bases de datos  existentes en la institución o su localización en otras fuentes documentales.

• Objetivo del servicio: brindar la información a los usuarios correspondientes a una necesidad informativa.
• Entrada al sistema: solicitud del usuario.
• Usuarios del servicio: los usuarios de este servicio serán los investigadores, profesores, estudiantes y usuarios naturales que asisten al Archivo Histórico Provincial.
• Recursos informacionales: estos recursos estarán en correspondencia con los fondos y colecciones de la institución, la base de datos de la misma y la Internet.
• Recursos humanos: un especialista en servicios archivísticos.

• Recursos tecnológico: computadoras, fotocopiadora e impresora.

• Política de acceso: este servicio será utilizado por los usuarios que asistan a la institución.
• Tareas del servicio:

1.       Recepción de las solicitudes

2.      Análisis y precisión de la solicitud

3.      Búsqueda y localización de la información

4.      Confección de una introducción al producto con los elementos siguientes:

Tema de la búsqueda

 Estrategia de búsqueda seguida para encontrar la información.

Palabras que fueron usadas en la búsqueda

 Fuentes encontradas: Fondos y Colecciones, Internet, bases de datos, etc.

Cantidad de registros por fuentes: cuál es la fuente núcleo (la más utilizada).

Fondos o Colecciones más utilizados (los que tengan más búsquedas sobre un tema determinado).

5. Confección del paquete informativo

 Introducción

Índices

 Copias de los documentos

     6. Entrega al usuario del producto informativo y cobro del mismo.

• Procedimientos: Después de recepción la solicitud del usuario precedemos a precisar dicha solicitud para comenzar a realizar la búsqueda en la fuentes informacionales con las que consta el centro luego de seleccionada la información relevante se procede a realizar un análisis de la misma para la confección de una introducción donde se aborden aspectos relacionadas con la búsqueda y los resultados de la misma. Una vez confeccionada la introducción se pasa a la confección del paquete el cual incluirá la introducción, el índice donde se recogerá los documentos incluidos en el mismo y la copia de los documentos encontrados. Culminado este proceso se le brinda al usuario en el formato previamente seleccionado ya sea digital o impreso.

• Evaluación: Para la evaluación  de los servicios existen cuatro niveles en este caso se evaluará atendiendo a la eficiencia mediante encuestas a los usuario esto se realizara al finalizar cada mes.

Plan de trabajo:

• Plan de implementación: Seguidamente se expondrán las actividades que se llevarán a cabo para implementar este servicio:

1.       Recepción de las solicitudes se realizara según la demanda y su responsable será el especialista que lo atienda.

2.      Análisis y precisión de la solicitud igualmente se llevara a cabo según la demanda y su responsable será el especialista

3.      Búsqueda y localización de la información según la demanda y estará a cargo del especialista.

4.      Confección de una introducción al producto con los elementos antes expuestos será según la demanda y estará a cargo del especialista

5.       Confección del paquete informativo se llevará a cabo según la demanda y estará a cargo del especialista.

6.      Entrega al usuario del producto informativo será según la demanda y estará bajo la responsabilidad del especialista.

• Entrenamiento del personal: el profesional que trabaje con este servicio tiene que pasar un adiestramiento en el manejo con lasnuevas tecnologías así como cursos de habilidades de búsqueda y recuperación de la información.

• Promoción: la promoción del mismo se realizará por los especialistas que trabajaran con el mediante un espacio que será establecido en la página web del centro para la divulgación de ducho servicio.

Propuesta del Cobro

1-El usuario hace su solicitud.

2-La solicitud se hace llegar al especialista encargado de la búsqueda

3-El Producto se entregara entre siete y quince días en dependencia de la complejidad de la búsqueda.

4-El precio será 35 pesos por la búsqueda digital.

5-Si se entrega el índice impreso se cobrará por hojas 3.00 MN.

6-Si el usuario solicita llevarse documentos de los fondos digitalizados el precio será según la tarifa del servicio de reprografía.