Procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial según Sistema de Gestión de la Calidad.

Autoras: MSc. Yoleidys Manso Ríos.

               Ing. Lourdes López Díaz

Resumen:

El Archivo Histórico de Villa Clara tiene finalidad la salvaguarda del acervo documental histórico y contemporáneo, para la diversificación de servicios científico-técnicos con calidad y la difusión del patrimonio documental que atesora en función de la sociedad.

El trabajo «Procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial» resume desde sus inicios importantes y actualizadas consideraciones respecto a las normas de gestión de la calidad en la prestación de los servicios de información y la conservación del Patrimonio documental como aspectos que sustentan el sistema de gestión de la calidad en la actividad archivística, aplicado en dicha institución.

La implementación de un sistema de gestión de la calidad en el área de conservación supone un cambio en la cultura de la institución archivística, cuyo principal objetivo pasa a ser la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios.

Palabras claves: Conservación, gestión de la calidad.

Summary

The Historical Archive of Villa Clara has the purpose of safeguarding the historical and contemporary documentary collection, for the diversification of scientific-technical services with quality and the dissemination of the documentary heritage that it treasures according to society.

The work Procedures for conserving documents of heritage value summarizes since its inception important and updated considerations regarding the norms of quality management in the provision of information services and the conservation of documentary heritage as aspects that support the management system of the quality in the archival activity, applied in said institution.

The implementation of a quality management system in the conservation area implies a change in the culture of the archival institution, whose main objective becomes the satisfaction of the needs and expectations of its users.

Introducción

Los Archivos son una institución o una parte estructural de ella, que realiza la recepción, organización y conservación de los documentos para su utilización; el conjunto orgánico de documentos producidos y/o acumulados por una persona natural o jurídica. Los documentos de Archivo reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación, los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los Archivos Históricos donde son considerados, además de como testimonio, como fuente primaria para la investigación y conforman el Patrimonio documental del país.

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es una entidad pública  de carácter y jurisdicción territorial; se desempeña como centro de gestión de la información adscrito al Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA); rige la política el Decreto Ley 265 de los Archivos de la República de Cuba. Dirige metodológicamente la política de Gestión Documental en el territorio; atesora, conserva, procesa y difunde la memoria documental que constituye legado histórico de la nación, para la prestación de servicios a la sociedad por profesionales especializados en la actividad archivística.

Esta institución plantea como visión, lograr la salvaguarda del acervo documental histórico y contemporáneo, para la diversificación de servicios científico-técnicos con calidad y la difusión del patrimonio documental que atesora en función de la sociedad.

Para lograr la calidad requerida en el archivo es necesario tener en cuenta un conjunto de elementos y acciones tangibles e intangibles que ayudan a satisfacer las expectativas que, de los trabajadores y de su labor, tienen los usuarios; se entiende, no solo la satisfacción de las necesidades presentes conocidas, sino trabajar para resolver las necesidades futuras. Las necesidades y expectativas de los clientes deben ser determinadas previamente y la calidad debe buscarse a través de todo el proceso del servicio archivístico, en el conjunto de acciones que se desarrollan desde el momento en que ingresa la documentación, hasta que esta es ofrecida a los usuarios.

Según La Torre Merino, los objetivos de la implantación de un SGC en los archivos son los siguientes:

ü  Mejora del sistema de gestión integral del archivo.

ü  Reducción de costos (recursos humanos y económicos).

ü  Detección de los puntos débiles y fuertes del archivo.

ü  Detección de errores y corrección de las causas que los han producido.

ü  Facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios archivísticos.

ü  Involucrar a todos los trabajadores en un mismo proyecto.

ü  Aumentar la confianza de los ciudadanos en los servicios públicos y en el archivo.

ü  Incorporar las opiniones de los usuarios (internos y externos).

ü  Mejorar la eficacia del archivo, y en definitiva los niveles de calidad  que ofrece, a través de los sistemas de mejora de la calidad.

ü  Por último, como fin fundamental, lograr la satisfacción del cliente, aspecto de gran importancia de todo centro perteneciente a los Sistemas de Información, para lo cual es indispensable mantener la integridad física de los documentos que atesoran.

La ausencia de Procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial en el Archivo Histórico de Villa Clara constituye el problema de investigación, por lo que se plantea como hipótesis: Si se incorporan procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial entonces será posible el mantenimiento de su integridad física y por ende la prestación de un servicio de mayor calidad.

El Objetivo General del presente trabajo es:

·         Elaborar procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial.

La novedad científica radica en que se ofrecen procedimientos para conservar documentos de valor patrimonial, que permite el mantenimiento de su integridad física, partiendo de diagnósticos ambientales, microbiológicos y  riesgos de desastres, para prestar un servicio de calidad en las presentes y futuras generaciones.

Desarrollo

Desde los años noventa del siglo pasado, la  Calidad se ha ido incorporando a la actividad diaria de industrias, empresas, y administraciones públicas. De ser un sistema de gestión conocido sólo en el ámbito de la industria, y que surge en torno a los años cincuenta, ha pasado a ocupar como técnica de gestión un lugar preferente en cualquier organización.

El desarrollo actual en  las organizaciones e instituciones evidencia una estrecha relación entre gestión de la calidad, gestión documental, gestión de la información, gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional como actividades fundamentales para lograr el éxito sostenido. En este contexto, los archivos deben ocupar un lugar relevante en las organizaciones como ejes imprescindibles de los sistemas de información. Este hecho se manifiesta con mayor fuerza en aquellas organizaciones que tienen implementados sus sistemas de gestión de la calidad (SGC), los cuales se formalizan a través de procedimientos y registros que requieren una eficiente gestión documental. Es por ello que los profesionales de los archivos deben tener una activa participación en el mejoramiento de la calidad de sus organizaciones, apoyando el establecimiento de un SGC que garantice que todos los procesos se realicen según han sido diseñados y que los servicios se presten en el menor tiempo posible, y con los mejores resultados, de tal manera que la satisfacción de los usuarios alcance el grado deseado.

En estudios del tema se destacan los beneficios del enfoque a la satisfacción del cliente y queda implícita la necesidad del cambio de mentalidad en los involucrados para asumirlo, para lo cual la elevación de la cultura de la calidad, a partir del adiestramiento del personal como recurso vital para afrontar los cambios, es de especial importancia.

La calidad ha sufrido modificaciones durante toda la historia de la Humanidad, variando también la forma de evaluarla y alcanzarla. Como concepto, la calidad tiene dos enfoques fundamentales: el objetivo o intrínseco y el subjetivo o extrínseco. Los enfoques objetivos se basan en la verificación del cumplimiento de ciertos requisitos, especificaciones o normas previamente establecidos para los productos y los procesos, en una actividad conocida como "evaluación de la conformidad" (perspectiva interna). Otro enfoque más subjetivo se refiriere a la capacidad del producto o el servicio de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes (perspectiva externa). De esta forma, la calidad, medida como satisfacción, es la relación que se establece entre la calidad percibida y la esperada (expectativas) y establece la diferencia entre los clientes descontentos y los satisfechos. Un cliente sentirá satisfacción con la calidad del producto en la medida en que las percepciones que obtenga de él sean superiores a las expectativas que tenía, de ahí la importancia de superar las expectativas de los clientes.

De una forma consensuada internacionalmente, la Organización Internacional de Normalización (ISO) plantea la siguiente definición: "Calidad: grado en que un conjunto de características inherentes (al producto, sistema o proceso) cumple con los requisitos", entendidos estos como necesidades o expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias. Además, la misma norma citada expresa el concepto satisfacción del cliente como su percepción sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Esta definición es totalmente aplicable a los archivos, pues la función de servir a los ciudadanos es su principal misión, por tanto, se entiende que la sociedad, en general, reclame a las administraciones archivísticas la prestación de servicios cada vez de mayor calidad.

Los sistemas de gestión se definen como el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos, y para lograr dichos objetivos.  Estos elementos incluyen los procesos, la estructura de la organización y sus recursos, entre ellos, la información, el conocimiento y las personas con sus competencias y responsabilidades. Un sistema de gestión de la calidad se refiere, entonces, a la política y los objetivos de la calidad, mientras que un sistema de gestión para los documentos se refiere a los mencionados elementos en lo relativo a los documentos. Para gestionar una organización se requiere un cierto grado de formalización, que permita conocer su estructura y funcionamiento, controlar las actividades y establecer las vías de comunicación

El propósito de un sistema de gestión de documentos es crear y controlar los documentos de una organización de modo sistemático y verificable, de tal forma que permita el cumplimiento de los requisitos normativos y legales, y los requisitos operativos para lograr la satisfacción de las expectativas de los usuarios y de otras partes interesadas en el desempeño de la organización. Esto solo puede lograrse a través de la aplicación de normas técnicas específicas para la operación de los archivos y sistemas de gestión de la calidad, enfocados a la mejora continua.

Un Sistema de Calidad debe contemplar los puntos siguientes:

• Responsabilidad de la Dirección.

• Compatibilidad con otros sistemas de gestión.

Acompañan a estos principios una serie de requisitos:

• Requisitos generales: Identificación de procesos, seguimiento, disponibilidad de recursos, estadísticas, análisis, implementación de acciones.
• Requisitos de documentación: Manual de procedimientos, Manual de Calidad,
• Bases de datos, registros y cualquier otro documento que mejore la eficacia. En estos dos tipos de requisitos quedan contenidos y se desarrollan:
• El enfoque hacia el ciudadano o usuario.
• Las políticas de calidad.
• La planificación.
• La responsabilidad, autoridad y comunicación.
• Las revisiones periódicas por parte de la dirección.
• La provisión suficiente de recursos humanos.
• La provisión de infraestructuras.
• El ambiente de trabajo idóneo.
• La planificación de la realización del producto o del servicio.
• Los procesos relacionados con el usuario o ciudadano: requisitos y procedimientos
• El diseño y desarrollo del producto o servicio.
• Las compras necesarias
• La producción y prestación del servicio: control, validación, identificación, preservación.
• El control de los dispositivos de seguimiento y medición.
• El seguimiento de la percepción del usuario o ciudadano, de los procesos, del propio servicio.
• Realización de auditorías internas.
• El control de los productos o servicios no conformes.
• Los análisis de datos.
• La mejora continua preventiva y correctiva.

Hay que establecer objetivos prioritarios:

ü  Satisfacer las necesidades del ciudadano-usuario

ü  Mejorar la eficacia global del Archivo (y de la Administración)

ü  Aumentar la confianza de los ciudadanos ante la Administración

ü  Mejorar la imagen corporativa de la Organización

ü  Mejorar la participación de los empleados

ü  Obtener la certificación de la calidad de la Organización

ü  Difusión del método científico a utilizar: cartas de servicio, programaciones por objetivos...

ü  Favorecer las buenas relaciones entre el personal del Archivo

ü  Incorporar la voz de los ciudadanos a los objetivos de la calidad.

Para lograr la Calidad Total son imprescindibles tres aspectos:

• Voluntad decidida de la Alta Dirección.

• Dirección participativa.

• Implicación personal.

La implementación de un Sistema de Calidad en un Archivo tiene una serie de ventajas:

v  PREVIENE: evitando la aparición de mala calidad.

v  DETECTA: las irregularidades del servicio.

v  CORRIGE: las causas que han producido las no conformidades

v  MEJORA: los niveles de calidad del servicio.

v  DEMUESTRA: que se cumplen los requisitos necesarios para dar calidad.

El servicio se puede fundamentar en cuatro aspectos:

Ø  Actitud frente a los usuarios

Ø  Relación con los usuarios

Ø  Oferta de servicios

Ø  Actitud ante la innovación

Antes de hacer cualquier tipo de oferta a los usuarios se debe tener en cuenta una serie de elementos objetivos y subjetivos.

Elementos objetivos

1. Relativos al servicio:

. Presupuesto: cantidad y distribución

. Personal: Número y cualificación

. Instalaciones: Volumen, distribución y ubicación. Condiciones ambientales.

2. Relativos al Fondo Documental:

. Acceso y disponibilidad: Calidad de la recuperación, instrumentos de descripción, horario, medios de comunicación disponibles.

. Crecimiento anual: Crecimiento controlado del Fondo documental

Preservación y conservación. Medidas preventivas, conservación de los soportes no tradicionales.

. Difusión: Publicaciones y actividades de divulgación.

Elementos subjetivos

- Empatía: voluntad de ayudar al usuario, de entender sus necesidades, con una comunicación fácil y clara (ponernos en su caso).

- Seguridad: profesionalidad y competencia del personal, transmitiendo credibilidad y confianza.

- Agilidad y capacidad de respuesta: disposición y voluntad de ayudar a los ciudadanos; con una atención personalizada.

Las necesidades y expectativas de los clientes deben ser determinadas previamente y la calidad debe buscarse a través de todo el proceso de  gestión documental, en el conjunto de acciones que se desarrollan desde el momento en que ingresa la documentación, hasta que esta es ofrecida a los usuarios, estableciendo procedimientos específicos y la valoración de los indicadores en cada fase de la prestación del servicio; para ello hay que mantener los Fondos y Colecciones en un estado perfecto de conservación.

Es necesario adentrarse en la concepción terminológica de la Conservación documental y sobre aquellos otros conceptos que le están naturalmente subordinados aportándole contenido real en su ejercicio y ejecución, como a continuación se relacionan.

Conservación: Conjunto de técnicas, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida.

Es decir, la Conservación: «es la suma de dos fases, la preservación o conservación propiamente dicha, que tiene un carácter más pasivo y preventivo, y la restauración que tiene un carácter más activo».

La Restauración cura, repara, elimina las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Sus retos futuros están en la industrialización y aplicación masiva de técnicas artesanales.

Bello Urgellés (Bello, 2002) planteó que la edificación como local destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación del Patrimonio documental reúne una serie de características:

       Ubicación en un lugar óptimo, seguro, con independencia, dentro de la estructura orgánica.

       Capacidad, teniendo en cuenta el volumen de la masa documental, áreas de trabajo y espacio para la prestación de servicios.

       Instalaciones eléctricas e hidráulico-sanitarias mínimas ubicadas por fuera de la edificación.

       Presencia de sistemas de alarmas de detección de incendios e intrusos.

       Condiciones del mobiliario, estanterías metálicas.

       Condiciones funcionales que faciliten la cómoda ejecución de tareas, actividades de  los funcionarios y disposición de las estanterías.

       Condiciones ambientales en los depósitos (naves) para la conservación del acervo documental: temperatura entre 14 y 22 ⁰C, humedad relativa entre 50 y 60% y luz artificial de 55 lux.

       Condiciones de mantenimiento (aspiradoras, brochas, alcohol, medios de protección).

       Señalización de las áreas permisibles para fumar e ingerir alimentos, así como de los riesgos.

Para conseguir el propósito de conservación de todo testimonio documental, manteniendo las características originales que física y funcionalmente definen la obra y teniendo bien presente la ineludible ley de caducidad que atañe a todo lo material, existen, exclusivamente dos posibilidades: la preservación y la restauración, siendo necesario el conocimiento de aquellos factores extrínsecos(externos) e intrínsecos (internos) que los  afectan.

Los factores intrínsecos están determinados por las características internas debido a la fabricación y confección del documento como lo son: el tipo y calidad del material fibroso, procesos y materiales para el encolado, materiales para el relleno, aditivos químicos, pH y la presencia de componentes metálicos.

Dentro de los extrínsecos se puede citar los factores medio-ambientales (variables como temperatura, humedad, iluminación y contaminantes atmosféricos), los factores bióticos (Son aquellos organismos que provocan biodeterioro como son: los roedores, insectos, y microorganismos), los factores antropológicos (involucran todos los daños que aporta el hombre durante el proceso de manipulación y almacenamiento de la documentación, debido fundamentalmente al uso indiscriminado y a la manipulación incorrecta, provocando deterioro físico- mecánico como lo son las roturas, fragmentación, dobleces, hasta deterioro de tipo físico-químico, que se manifiesta con manchas, oxidación y acidificación de los materiales y el factor desastre (pérdida de ejemplares como consecuencias de incendios, inundaciones, terremotos, robos).

Los factores internos no pueden ser modificados al contrario de los externos, para ello es necesario conocer su influencia sobre el material documental.

Es necesario complementar el análisis anterior con el estudio de la temperatura, humedad e identificación de los  microorganismos  presentes en los documentos para mitigar el efecto de los mismos.

Tanto la información reunida acerca del estado de conservación de las colecciones como las condiciones ambientales y otros factores ligados a su lugar de almacenamiento deben finalmente enfrentarse a los recursos que puede movilizar la Institución y las capacidades técnicas de que dispone para enfrentar las necesidades identificadas. En este punto el proceso de planificación se traslada al terreno de la práctica y debe identificar aquellas acciones que realmente sean posibles emprender.

Los planificadores deben estar conscientes de que pueden concretarse algunas iniciativas que contribuyen significativamente a prolongar la vida útil de las Colecciones, sin sumar más al presupuesto ni aumentar sustancialmente los existentes. Por ejemplo, con el personal y las asignaciones de presupuesto disponibles, a menudo se puede capacitar a los empleados y los usuarios en el cuidado y la manipulación; revisar si existe o no contrato de encuadernación, efectuar un mantenimiento sistemático de las colecciones y los depósitos; elaborar un plan contra desastres; seguir los criterios de preservación al comprar muebles y materiales de almacenamiento; trabajar para estabilizar la temperatura y humedad e incorporar consideraciones relativas a la preservación en todas las políticas y los procedimientos. Esta no es una lista minuciosa, sino una muestra de los mejoramientos que se pueden lograr modificando las prácticas existentes, de modo de respetar las inquietudes concernientes a la preservación.

Todo proceso de planificación debe tomar en cuenta el ambiente político dentro del cual se llevará a cabo; por tal motivo, es necesario estar atento a los posibles obstáculos, a las deficiencias técnicas o la carencia de recursos. Gran parte del éxito depende de la voluntad de la administración de la Institución para apoyar los cambios recomendados. Su respaldo debe resultar evidente desde el inicio del proceso de planificación, y alimentarse continuamente mediante informes de avance periódicos y verificaciones en cuanto a las recomendaciones surgidas.

También es importante asegurarse siempre de que se recibirá al menos parte de los recursos necesarios, ya sea que correspondan a tiempo del personal o a capacidad de reorientar el presupuesto. Esto significa mantener involucrados a los Administradores, Directores o a las Instituciones matrices en el proceso para que lo respalden.

Sistema de Gestión de la Calidad aplicado a la conservación documental.

La conservación de documentos constituye una actividad a desarrollar dentro del proceso de gestión documental que se lleva a cabo en los Archivos. La implementación en dicha actividad de procedimientos según  lo planteado en la Organización Internacional de Normalización (ISO) sobre  Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), tiene como beneficios:

•        Generar mayor eficiencia. Las empresas con un SGC tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus procesos, establece pautas para ser seguidas por todos los empleados.

•        Estimula la moral de los empleados, busca que estén motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la organización.

•        Ofrece reconocimiento internacional. La norma ISO establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, su institución parecerá digna de confianza.

•        Mejora la gestión de procesos. Los directivos pueden aprender qué mejoras son necesarias a través de un sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de decisiones correctas para la institución y la eliminación de los riesgos de cualquier error costoso.

•        Ofrece niveles más altos de satisfacción del cliente, se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a las empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas necesidades, con el objetivo de una mejora continua.

Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo. Ahí radica la importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar los procesos para cumplirlo.

Teniendo en cuenta algunos procedimientos confeccionados por el Archivo Nacional para el área de conservación, especialistas del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara analizaron y reelaboraron los procedimientos atendiendo a las características, condiciones, y  recursos presentes en la Institución para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, como a continuación se describen.

 

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

CONSERVACIÓN

CÓDIGO: PE-Co-01

Aprobado por:		Fecha:

Ejemplar de Control No		Versión:

  

1.   OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Establecer la forma de proceder para conservar la documentación de valor histórico en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara (AHPVC)

Es aplicable a todas las áreas que intervengan en la conservación de la documentación del AHPVC.

2. TERMINOS Y DEFINICIONES

AHPVC: Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Documento de Archivo: Aquel en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación.

Conservación: Conjunto de técnicas, acciones, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida. Posibilita el mantenimiento de la integridad física de los documentos.

Restauración: Elimina los daños causados, cura, repara las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Permite recuperar la integridad física del documento.

Método Diagnos: Es el método de diagnóstico que permite evaluar el estado de conservación de las colecciones documentales, proporciona una lectura muy aproximada de la realidad, en cuanto al estado de conservación y la naturaleza de los daños, mediante la evaluación de sus características y su posterior procesamiento estadístico.

Cuarentena: Período de cuarenta días en que permanece la documentación, de forma aislada para realizar limpieza y fumigación, y así evitar la contaminación con el resto de la documentación.

3. RESPONSABILIDADES

Especialista en Servicios Archivísticos del grupo de Conservación y Restauración y Dirección del Archivo Histórico Provincial:

• Elaborar e implementar los  Planes de Conservación Preventiva y el de Reducción de desastres.
• Aplicar cuarentena a los documentos recién transferidos.
• Aplicar el método Diagnos para evaluar el estado de conservación en que se encuentran los fondos documentales.
• Conservar,  encuadernar, restaurar y digitalizar documentos.

 4. DESCRIPCIÓN

 4.1 Generalidades:

La conservación constituye una herramienta importante para mantener la integridad física de los documentos por ello es necesario que el procedimiento de conservación se lleve a cabo teniendo en cuenta las condiciones constructivas y materiales que presente la institución y lo expresado en la Resolución No 41/2009 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente que aprueba los lineamientos para la conservación de las fuentes documentales.

 4.2 Elaboración e implementación del Plan de Conservación Preventiva.

El Plan de Conservación Preventiva contribuye a organizar las acciones de conservación, restauración, encuadernación y digitalización a desarrollar con la documentación, para lograr mantener su integridad física a pesar de las condiciones intrínsecas y extrínsecas que las puedan afectar.

4.3.1    Elaboración del Plan de Conservación Preventiva.

4.3.1.1               Diagnosticar las condiciones de la edificación y de los factores intrínsecos y extrínsecos que puedan afectar la integridad física de los materiales documentales y bibliográficos.

4.3.1.2               Caracterizar los depósitos y estantes

4.3.1.3 Evaluar el estado de conservación de los fondos.

4.3.1.4               Realizar resumen del análisis de los factores de deterioro y de los riesgos.

4.3.1.5               Elaborar las acciones previsoras de conservación, restauración, encuadernación y digitalización, que contribuirán a minimizar los posibles riesgos y deterioro de la documentación.

4.3.1.6               Este Plan se elabora en formato digital y se actualiza anualmente por parte de las Especialistas del Grupo de Conservación y Restauración de la entidad.

4.3.2    Implementación del Plan de Conservación Preventiva

Para implementar este Plan se tienen en cuenta las acciones previsoras de conservación, restauración, encuadernación y digitalización que se llevará a cabo con la documentación.

4.3.3 Solicitar la documentación que se va a conservar, restaurar o encuadernar al Técnico Superior en Servicios Archivísticos a cargo de la Sala de Información.

4.3.4 Entrada del documento al área de conservación y restauración para aplicar tratamiento, llenar registro de entrada y salida de documentos (Registro)

4.3.5 Realizar las acciones de conservación preventiva para mantener la integridad física de documentación

4.3.5.1  Eliminar elementos metálicos, precintas y dobleces.

4.3.5.2  Realizar la limpieza a la documentación por parte de las especialistas del grupo de Conservación, la cual se efectuará encima de una mesa colocada en el pasillo del patio central, limpiando uno por uno los documentos según su orden. La limpieza puede ser manual o mecánica

4.3.5.2.1 Limpieza Manual o en seco: Utilizar brocha fina, de pelo suave o goma de borrar. Se realiza hoja por hoja,  a favor del viento.

4.3.5.2.2 Limpieza Mecánica: Se realiza con aspiradora, hoja por hoja por parte de las especialistas de Conservación Restauración.

4.3.5.2.3 Utilizar en la limpieza los medios de protección requeridos, espejuelos, nasobucos, guantes y batas.

4.3.5.2.4 Culminada la limpieza los técnicos y especialistas que participaron en ella deberán lavarse las manos con alcohol, luego con abundante agua y jabón.

4.3.5.3                Encender los ventiladores de los depósitos 1 y 4, así como los equipos de clima de los depósitos 2 y 3.

4.3.5.4     Mantener deshumidificador con 40+-5% de humedad relativa.

4.3.5.5     Mantener la limpieza en los depósitos de documentos.

4.3.5.6                Elaborar cada vez que se requiera cajuelas, sobres, carpetas, con cartulinas y papeles alcalinos o neutros, para conservar la documentación.

4.3.6    Si es necesario intervención (restauración), utilizar papel tissue, papel remay, metilcelulosa, espátulas, brochas finas de celdas suaves, la realizaran especialistas de dicho grupo.

4.3.6.1                Para intervenir, valorar si la restauración es del tipo laminado o solo reparación pequeña.

4.3.6.2                Laminado: A la hoja que se le realizará el laminado se le cubre de metilcelulosa y se le coloca el papel tissue a todo lo largo y ancho de la hoja, de forma tal que quede cubierto. Luego se alisa con espátula y se pone a secar. Tener en cuenta que el laminado debe realizarse por la cara que menos escritura presente. Se separan las hojas con papel remay.

4.3.6.3                Reparación pequeña: Se cubre el orificio con papel tissue previa colocación de metilcelulosa, se alisa con espátula y se coloca entre hojas papel remay evitando así que se peguen las hojas y se pone a secar. Tener en cuenta que debe realizarse por la cara que menos escritura presente.

4.3.7    Si la documentación requiere de encuadernación los especialistas de Conservación Restauración, deben coser documentos sueltos utilizando agujas, hilo de algodón y punzones; o utilizar pegamento acetato.

4.3.8    Entregar la documentación tratada al Técnico Superior en Servicios Archivísticos a cargo de la Sala de Información, lo cual debe quedar anotada en el Registro de Entrada y Salida de la Documentación (Registro) a tratar en el grupo de Conservación y Restauración.

4.4      Elaboración e implementación del Plan de Reducción de desastre.

El Plan de Reducción de desastre contempla un conjunto de acciones que contribuyen a minimizar o impedir los posibles riesgos a los que se puede enfrentar la documentación ante diversas situaciones.

4.4.1    Elaborar el Plan de Reducción de desastre.

4.4.1.1               Diagnosticar las condiciones de la edificación y de los depósitos.

4.4.1.2               Identificar la formación técnico profesional de los trabajadores.

4.4.1.3               Identificar la línea de autoridad y los grupos de trabajo.

4.4.1.4               Identificar protección del perímetro, control de acceso y circulación interna.

4.4.1.5               Identificar los Fondos y Colecciones y establecer orden de prioridad.

4.4.1.6               Análisis y evaluación de los riesgos por depósitos.

4.4.1.7               Identificar los servicios de asistencia y apoyo.

4.4.1.8               Identificar los materiales necesarios para casos de emergencia.

4.4.1.9               Elaborar un pequeño croquis o plano de la edificación.

4.4.1.10            Elaborar las medidas generales a cumplir para evitar desastres.

4.4.1.11            Elaborar las instrucciones para caso de desastre,  atendiendo a la naturaleza del fenómeno: agua, fuego, fuerzas físicas y sismo.

4.4.2    Este Plan se elabora en formato digital y se actualiza anualmente por parte de los Especialistas del grupo de Conservación Restauración.

4.4.3    Implementación del Plan de Reducción de desastre.

Se implementa este Plan ante el posible riesgo o amenaza que pueda ocasionar un fenómeno determinado, sea agua, fuego, fuerzas físicas o sismo.

4.5   Aplicación del Método Diagnos.

Es necesario el diagnóstico o evaluación del estado de conservación de la documentación, para trazar estrategias y políticas de preservación y de restauración para el mantenimiento de la integridad física del patrimonio documental, el método utilizado se denomina Diagnos. Manual para la aplicación de los métodos de diagnóstico del estado de conservación de las colecciones documentales.

4.5.1 Solicitar la documentación que corresponda aplicar el Diagnos, según la planificación establecida por los Especialistas de Conservación Restauración, al Técnico Superior en Servicios Archivísticos a cargo de la Sala de Servicios para dar entrada a la documentación en el grupo de Conservación y Restauración, la cual será plasmará en el registro de Entrada y Salida de la Documentación a tratar en el grupo de Conservación y Restauración, (Registro).

4.5.1.1 El Modelo estará impreso, en letra Arial 12, y será llenado con lapicero de tinta azul o negro.

4.5.2 Aplicar el Método Diagnos según lo establecido en el Manual.

4.5.3 Devolver el documento ya diagnosticado al Técnico Superior en Servicios Archivísticos a cargo de la Sala de Servicios, utilizando el Registro de entrada y salida de la documentación. (Registro).

5. Registros e Información.

RCO-Co-01-1: Registro de Entrada y Salida de la Documentación a tratar en el grupo de Conservación y Restauración

RCO-Co-01-2: Manual para la aplicación de los métodos de diagnóstico del estado de conservación de las colecciones documentales.

RCO-Co-01-1: Registro de entrada y salida de la documentación  a tratar en el Grupo de Conservación y Restauración.

Fecha Entrada	Nombre del documento	Tratamiento realizado	Fecha Salida	Nombre y firma del que recibe

 

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

 Inspección sistemática de los depósitos para el control de plagas por insectos

CÓDIGO: PE-Cp-02

Aprobado por:		Fecha:

Ejemplar de Control No		Versión:

 

1.   OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El presente procedimiento tiene como objeto sistematizar la inspección que se deberá realizar en los depósitos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, por parte de los Especialistas del área de conservación y restauración, con vistas a evitar la propagación de plagas provocadas por insectos. Con esta metodología se evita el uso de fumigaciones innecesarias que afectan a los documentos, las personas y el medio ambiente. Debe realizarse mensualmente.

2. TERMINOS Y DEFINICIONES

AHPVC: Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Documento de Archivo: Aquel en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación.

Conservación: Conjunto de técnicas, acciones, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida. Posibilita el mantenimiento de la integridad física de los documentos.

Restauración: Elimina los daños causados, cura, repara las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Permite recuperar la integridad física del documento.

Método Diagnos: Es el método de diagnóstico que permite evaluar el estado de conservación de las colecciones documentales, proporciona una lectura muy aproximada de la realidad, en cuanto al estado de conservación y la naturaleza de los daños, mediante la evaluación de sus características y su posterior procesamiento estadístico.

Cuarentena: Período de cuarenta días en que permanece la documentación, de forma aislada para realizar limpieza y fumigación, y así evitar la contaminación con el resto de la documentación.

Insectos: Con más de 10 millones de especies, la clase de los insectos es una de las más diversas del planeta, algunas especies han podido adaptarse a consumir recursos tan pobres en alimento como el papel, con lo que se han convertido en temibles plagas de archivos y bibliotecas. Es cierto que las especies de insectos bibliófagas son escasas, pero esas pocas especies pueden resultar eficaces destructoras de tesoros patrimoniales si no se presta la debida atención.

3. RESPONSABILIDADES

Especialista en Servicios Archivísticos del grupo de Conservación y Restauración:

• Elaborar e implementar los  Planes de Conservación Preventiva y el de Reducción de desastres.
• Aplicar cuarentena a los documentos recién transferidos.
• Aplicar el método Diagnos para evaluar el estado de conservación en que se encuentran los fondos documentales.
• Conservar,  encuadernar, restaurar y digitalizar documentos.

4. DESCRIPCIÓN

4.3 Generalidades:

La conservación constituye una herramienta importante para mantener la integridad física de los documentos por ello es necesario que el procedimiento Inspección sistemática de los depósitos para el control de plagas por insectos se lleve a cabo.

La inspección sistemática de la documentación para detectar cualquier ataque de insectos desde las primeras etapas puede realizarse por dos vías:

1-A través de la inspección sistemática de los depósitos.

2-A través de los estacionarios, el personal que entrega la documentación en la sala y especialistas de procesamiento que pueden detectar afectaciones en los documentos cuando éstos van a ser revisados por los usuarios.

4.1. Inspección sistemática de los depósitos.

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4.1.1 Esta inspección se hará mensualmente y se llevará un registro de inspección (Registro de Inspección).

4.1.2 Se realizara por parte de cualquier especialista del área de conservación y restauración. Para ello, deberá emplear los medios de protección necesarios tales como bata, tapaboca, espejuelos, calzado cerrado y guantes. También deberá auxiliarse de una linterna, una lupa, un lápiz o bolígrafo y del registro de inspecciones.

4.2. Selección de los depósitos.

El Especialista del área de conservación y restauración hará la selección de los depósitos, totalmente al azar, aunque debe alcanzar el día laboral para los 4 depósitos y estantes fuera de estos.

4.3. Aspectos a revisar en cada depósito.

Se deberá revisar en cada depósito:

4.3.1 Revisar en cada depósito todo el piso, entre los estantes, se buscarán resto de madera o de excretas de insectos que resultan indicativos de su daño, si es posible auxiliarse de una linterna.

4.3.2 Revisar toda la estantería. Para ello se observará con cuidado y con la ayuda de la linterna todos los angulares de los estantes y los bordes de los entrepaños.

4.3.3 Revisar todas las ventanas hasta donde la vista alcance para detectar anormalidades.

4.3.4 Se extraerán 3 documentos por estantes al azar y se revisará si tiene algún tipo de daño por insecto u hongo.

4.4. Resultados de la inspección.

4.4.1 Si no se detectan insectos vivos, no se procede a aplicar ningún tratamiento.

4.4.2 Si se detectan insectos vivos en una parte de un estante, por ejemplo un entrepaño, se procede a retirar toda la documentación que se encuentra en la zona y se inspecciona minuciosamente la misma. Si no se detectan más afectaciones, se trata de eliminar la parte afectada del estante lo más rápido posible o se sacan los documentos que no se volverán a colocar hasta tanto este problema no se resuelva.

4.4.3 Si se detectan documentos afectados, se sacan del local y se pasan al local de cuarentena o local destinado para su inspección detallada y limpieza minuciosa.

4.4.4 Si se detectara un brote que no se puede controlar con medidas fáciles y se requiere de fumigación, es necesario antes determinar el tipo de insecto que está afectando y si es posible en el estadio en que se encuentra.

4.4.5 Se orienta a Administradora o Directora realiza lo más rápido posible la contratación a la empresa adecuada para realizar una fumigación apropiada según el insecto y el estadio en que se encuentra.

4.5. Continuidad de la inspección en caso de fumigación en un depósito.

4.5.1 Una vez que se ha fumigado para eliminar una plaga en estado incipiente se procede a realizar reinspecciones sistemáticas (cada 15 días por 3 meses) para asegurarse de que el peligro pasó (Registro control de fumigaciones).

4.6. Inspección a través de los estacionarios y especialistas de la sala que pueden detectar afectaciones en los documentos cuando éstos van a ser revisados por los usuarios.

4.6.1 Los especialistas de sala o estacionarios cuando extraen la documentación de los depósitos para que sean revisados en sala, inspeccionan y limpian la documentación que entregan al usuario.

Si detectan alguna afectación por insecto o por hongo deberán llamar a un conservador para que éste de su criterio al respecto. Si el documento no posee afectación alguna, se procede con la limpieza establecida del documento que después se entregará al usuario.

4.6.2 Si se detectan afectaciones por insectos u hongos, se procede a llevar el legajo al Dpto de Conservación y Restauración que se encargará de realizarle la limpieza rápida y apropiada para frenar la afectación.

4.6.3 El documento se devuelve a la sala para que sea colocado en el depósito correspondiente sólo cuando se encuentre en óptimas condiciones.

5. Registros e Información.

RCO-Cp-02-1: Registro de control de inspecciones para detectar posibles afectaciones por insectos.

RCO-Cp-02-2: Registro de control de fumigaciones en los depósitos.

RCO-Cp-02-3: Registro de Entrada y Salida de la Documentación a tratar en el grupo de Conservación y Restauración

RCO-Cp-02-1. Registro de control de inspecciones para detectar posibles afectaciones por insectos.

No Depósito	Fecha	Estado de la estantería	Estado de la documentación	Observaciones

RCO-Cp-02-2. Registro de control de fumigaciones en los depósitos.

No Depósito	Fecha	Tipo de producto	Tipo de plaga	Empresa que aplica	Observaciones

RCO-Cp-02-3. Registro de entrada y salida de la documentación  a tratar en el Grupo de Conservación y Restauración.

Fecha Entrada	Nombre del documento	Tratamiento realizado	Fecha Salida	Nombre y firma del que recibe

  

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Detección y Control de Hongos en materiales de archivo.

CÓDIGO: PE-Dh-03

Aprobado por:		Fecha:

Ejemplar de Control No		Versión:

 1.   OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Este procedimiento se debe seguir cuando se detecte en la superficie de un documento lo que se sospeche que podría ser un hongo o moho. Está concebido para controlar la infestación y proteger a las personas y las colecciones en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara (AHPVC)

Es aplicable a todas las áreas que intervengan en la conservación de la documentación del AHPVC.

2. TERMINOS Y DEFINICIONES

AHPVC: Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Documento de Archivo: Aquel en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación.

Conservación: Conjunto de técnicas, acciones, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida. Posibilita el mantenimiento de la integridad física de los documentos.

Restauración: Elimina los daños causados, cura, repara las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Permite recuperar la integridad física del documento.

Método Diagnos: Es el método de diagnóstico que permite evaluar el estado de conservación de las colecciones documentales, proporciona una lectura muy aproximada de la realidad, en cuanto al estado de conservación y la naturaleza de los daños, mediante la evaluación de sus características y su posterior procesamiento estadístico.

Cuarentena: Período de cuarenta días en que permanece la documentación, de forma aislada para realizar limpieza y fumigación, y así evitar la contaminación con el resto de la documentación.

El hongo filamentoso o moho: Es un agente biológico que puede dañar a cualquier soporte de naturaleza orgánica fundamentalmente, por tanto puede afectar a los materiales de las bibliotecas y de archivos.

3. RESPONSABILIDADES

Especialista en Servicios Archivísticos del grupo de Conservación y Restauración y Dirección de la entidad:

3.1 Elaborar e implementar los  Planes de Conservación Preventiva y el de Reducción de desastres.

3.2 Aplicar cuarentena a los documentos recién transferidos.

3.3 Aplicar el método Diagnos para evaluar el estado de conservación en que se encuentran los fondos documentales.

3.4 Conservar,  encuadernar, restaurar y digitalizar documentos.

 4. DESCRIPCIÓN

4.1 Generalidades:

La conservación constituye una herramienta importante para mantener la integridad física de los documentos por ello es necesario detectar y controlar los hongos en los materiales de archivo.

El procedimiento Detección y control de Hongos en materiales de archivo, se aplica cuando se detecte en la superficie de un documento lo que se sospeche que podría ser un hongo o moho.

Este tipo de microorganismos se alimenta de los nutrientes que se encuentran en las colecciones confeccionadas a base de materiales orgánicos, tales como papel, textil, cueros, adhesivos, encolantes, etc. Puede debilitar la estructura del objeto y causar manchas permanentes y decoloración. El hongo también puede ser un peligro para la salud de los seres humanos. Esporas de mohos (conidios) están siempre presentes en el aire, pero requieren condiciones ambientales específicas para convertirse en activa (para crecer). La alta humedad relativa (generalmente por encima del 65%) y temperatura (por encima de 25°C) son condiciones favorables que fomentan el crecimiento de los hongos filamentosos.

Algunos conidios de especies fúngicas se encuentran en el estado latente (seco, inactivo) y así pueden permanecer durante años hasta que exista un ambiente adecuado que favorece la activación y germinación de esos conidios. Casi todo el moho que se encuentra en las colecciones y fondos documentales valiosos está en estado latente y no resulta un problema de salud serio, siempre que no se disperse por una incorrecta manipulación. Cuando los materiales son manipulados bruscamente, estos conidios que están asociados al polvo superficial acumulado, para al aire del local y puede mantenerse suspendido por horas o puede ser transportado por el aire y puede ser inhalado, ingerido y/o adherido a la piel, el pelo, las mucosas y las uñas (junto con los que ya están en el aire).

La activación del hongo latente puede ocurrir cuando las condiciones ambientales son adecuadas, tal es el caso de la existencia de una temperatura alta, humedad relativa elevada que garantiza alto contenido de agua y por tanto de actividad de agua, falta de ventilación y la existencia de nutrientes que son facilitados por los soportes documentales. El moho activo se caracteriza por el crecimiento de ramas denominadas hifas. Una masa de hifas se llama un micelio. Un micelio maduro es capaz de producir y liberar nuevas esporas (conidios) al aire, que comienzan su propio ciclo de crecimiento.

El micelio del hongo activo puede ser "difuso", a veces puede quedar manchada la superficie de este micelio cuando se toca y es a menudo asociado con un olor acre.

La exposición al moho puede afectar a la salud humana y algunas personas son más sensibles que otros a los hongos. La severidad de la reacción de una persona a moho varía y depende de un número de factores, tales como las especies de hongos existentes, la concentración y la duración de exposición, y de la sensibilidad individual de la persona. Por ejemplo, las personas con asma u otras problemas respiratorios tales como alergias, con problemas del sistema inmune, o que consumen esteroides tienen mayor sensibilidad a los hongos. Efectos sobre la salud pueden incluir irritación de la piel, los ojos y las mucosas, reacciones alérgicas, reacciones tóxicas y las infecciones.

Por lo tanto, es muy importante ser consciente de los riesgos potenciales, para tomar medidas sencillas de precaución cuando se trabaja con materiales que podrían estar contaminados con hongos, y seguir estos procedimientos para minimizar el riesgo de exposición.

Tratamientos de conservación, tales como la congelación o la desactivación química matará el hongo que está creciendo y degradando activamente, pero las esporas pueden permanecer viables. La limpieza de la superficie de los materiales que conforman las colecciones y los fondos documentales por un conservador puede eliminar el moho de la superficie de esos materiales, lo que resulta un procedimiento barato, factible y seguro.

El almacenamiento de los materiales tratados en condiciones adecuadas y que no permiten la reactivación de los hongos es esencial para su conservación.

4.2 Metodología a seguir al descubrir un material afectado:

4.2.1 Será válido en aquellos casos en que el material está seco, es decir el hongo está latente o "inactivo", y la cantidad de hongo presente es limitado, es decir para pequeños brotes de hongo (< 0,3 m2 de crecimiento de moho visible) y brotes de hongos de tamaño mediano (0,3-3 m2 de crecimiento de moho visible). Sin embargo, si el brote de hongo es grande (3-10 m2 de crecimiento de moho visible) o muy grande (> 10 m2 de crecimiento de moho visible), o se sospecha la presencia de hongos muy tóxicos, se sugiere consultar con otros especialistas para ejecutar medidas adicionales.

4.2.3 En casos excepcionales, cuando los documentos están húmedos, por ejemplo en una situación posterior a un desastre o en un sótano húmedo, se requerirán de precauciones adicionales y la manipulación de la documentación se realizará por personal debidamente capacitado o bajo el asesoramiento de expertos.

4.2.4 Será aplicado por los trabajadores del AHPVC que pueden descubrir durante su trabajo, documentos que están contaminados con hongos o moho. Como la identificación y confirmación de la presencia de hongos puede ser difícil, en caso de duda, la confirmación de la presencia de moho se obtiene mediante el examen microscópico de una persona capacitada.

4.2.5 Deje el material sobre la mesa y/o estante o en el envoltorio en el que se encuentra.

4.2.6 Si posee papel, plástico o nylon cubra el material afectado y coloque la etiqueta de "NO TOCAR". Si usted está preocupado acerca de su sensibilidad a los hongos o tiene otras inquietudes relacionadas con el procedimiento que se recomienda, deberá consultar con su jefe antes de continuar.

4.2.7 Se deberá controlar el acceso a los documentos afectados o a las zonas contaminadas para reducir la exposición de las personas al moho por parte de los Especialistas de Conservación.

4.2.8 Definir si la infestación puede ser manejado de manera interna o si es necesaria ayuda externa de otros especialistas y expertos, teniendo en cuenta el grado de infestación y los recursos de la institución.

4.3 Protección del personal.

4.3.1 Los Especialistas que trabajen con esa documentación tienen que Emplear los medios de protección personal denominado como Medios de Protección Personal (MPP) que consta de: tapaboca de alta eficiencia de partículas de aire (filtro HEPA) o para partículas biológicas, en su defecto se podría emplear tapaboca para polvo o tapaboca de tela, espejuelos grandes plásticos, cofias, pañuelos para la cabeza o gorras, guantes de látex, de vinilo (PVC) o guantes de nitrilo y en su defecto guantes de tela, batas o camisa de mangas largas, pantalón y calzado cerrado.

4.3.2 Las personas muy alérgicas o que se encuentren con crisis de alergias o con asma u otra afección respiratoria severa crónica así como aquel personal con afectaciones dérmicas severas no deben estar en contacto con el material afectado, o donde la infestación de moho se encuentra.

4.3.4 El personal deberá tener garantizado abundante agua corriente y jabón para el lavado de manos, antebrazos y cara o para bañarse si fuera necesario, después de haber manipulado documentos contaminados.

4.4. Aislamiento de los documentos contaminados

4.4.1 Aislar los documentos contaminados con hongos. Si sólo son uno o unos pocos documentos los que están contaminados, se deberán separar y aislar del resto.

4.4.2 Trasladar la documentación infestada al área de cuarentena u otra que se disponga para este fin.

4.4.3 Si son muchos los documentos que están contaminados, se deberá aislar el área donde se encuentra toda la colección o fondo documental. Esto evitará que las esporas de moho se dispersen hacia las zonas limpias de una colección/fondo y el resto del edificio

4.4.4 Los documentos se deberán aislar mediante su introducción en una caja sellada, bolsa de nylon grande y en su defecto envuelto en papel.

4.4.5 Si los documentos están secos, pueden permanecer en los envoltorios de cartón, papel, plástico o de nylon hasta que se limpie de crecimiento de moho visible.

4.4.6 Si es posible aislar el área, sellar la entrada y los orificios de ventilación de aire con tapones de algodón y gasa o con láminas de plástico de calibre grueso/polietileno, con láminas de nylon o de papel sujetadas con cintas adhesivas plásticas para evitar que las esporas (conidios) de hongo pasen a las zonas limpias del edificio.

4.4.7 Si los documentos están mojados o húmedos deben colocarse en el patio interior:

4.4.8 Colocar en los bordes del patio (zonas de más sombras) en mesas limpias o sogas en forma de tendederas o papeles absorbentes de cualquier calidad o papel periódico en el piso del patio y/o sobre las mesas.

4.4.9 Colocar los documentos encuadernados parados y abiertos para que el aire penetre entre todas sus hojas.

4.4.10 Si son hojas sueltas de un expediente, se deberán colocar tendidas en las sogas con la ayuda de horquillas o extendidas sobre las mesas sobre un papel secante.

4.4.11 Diariamente, se pasan las hojas y/o se viran según corresponda, para facilitar el secado de las mismas.

4.4.12 Recoger los documentos antes de la salida del centro y se guardan en el local de cuarentena o local destinado a ello, si hay aire acondicionado y deshumidificador encenderlo.

4.4.13 La ventilación se puede mejorar con la ayuda de ventiladores, para ello se deberán colocar de modo que el flujo de aire NO esté dirigido hacia los documentos y SI hacia la(s) ventana(s) más cercana(s) de forma tal que el aire tienda a salir del local. Esto limitará la dispersión de los conidios y mantendrá el proceso de secado suficientemente lento como para reducir las distorsiones físicas, tales como grietas finas, que pueden resultar de una disminución brusca del contenido de humedad del documento.

4.4.14 Se repite la operación hasta tanto los documentos estén bien secos. Con ello, se impide que los hongos ataquen severamente a la documentación húmeda.

4.4.15 Registrar diariamente la temperatura y la humedad relativa si se posee equipo para registrarlas y tener un control del proceso de secado de los documentos.

4.4.16 Una vez que la documentación esté seca se procede a su limpieza. En caso de no poder realizar la limpieza de forma inmediata, mantenga el documento seco aislado y en un envoltorio sellado hasta que se puede limpiar. Esto evitará que los conidios inactivos, pero aún viables, no se puedan dispersar.

4.4.17 La ropa utilizada no deberá transportarse a la casa para su lavado. Se deberá lavar en la institución empleando para ello agua caliente y cloro, en caso de no ser posible, se deberá envolver la ropa en bolsas de nylon antes de su transportación a la casa y se deberá lavar sola sin mezclar con otras ropas empleando agua caliente y cloro. Se recomienda secarla bien exponiéndola al sol.

4.5 Efectos de los hongos sobre la salud.

4.5.1 Los hongos filamentosos o mohos son microorganismos pluricelulares que habitan cualquier medio, por tanto se encuentran en el aire exterior e interior de locales. Las concentraciones normales de mohos en locales interiores por lo general, no afectan a los individuos sanos. En ambientes contaminados (> 1000 UFC.m-3), sin embargo, el riesgo de efectos sobre la salud aumenta como resultado del efecto de un aumento considerable en la concentración fúngica ambiental o por un mayor tiempo de exposición a ellos. Las reacciones son variadas y dependen de la naturaleza de las especies fúngicas implicadas, los productos metabólicos producidos por estas especies, la cantidad y la duración de la exposición al moho y la susceptibilidad del individuo. Además, las personas con asma o problemas respiratorios, los que sufren de alergias o las personas con sistemas inmunes comprometidos (inmunodeprimidos) así como aquellas que usan esteroides pueden afectarse con mayor facilidad.

4.5.2 En general, los efectos sobre la salud se dividen en las siguientes categorías: irritación, alergia, toxicidad e infección (Ammann, 2003). Los síntomas que resultan de la exposición a niveles anormales de hongos en locales interiores, incluidos los mohos toxigénicos (Stachybotris, Aspergillus fumigatus, Aspergillus flavus, Aspergullus niger, Penicillium chrysogenum y otras especies de Aspergillus), pueden incluir los siguientes (Johanning y Landsbergis 1999):

·         irritación nasal, ardor, picazón, congestión, secreción nasal sanguinolenta, irritación de la garganta

·         tos, falta de aliento, sibilancias, opresión en el pecho y congestión

·         fuertes dolores de cabeza, problemas de concentración, irritabilidad, mareos o sensación de mareo fatiga,

·         ardor, visión irritada, borrosa.

·         quemazón y erupción en la piel

·         bajo grado de fiebre, síntomas de gripe

Las personas que experimentan alguno de los síntomas anteriores que puedan estar relacionados con la exposición a niveles anormales de hongos de interior deben consultar a su médico.

4.6 Medios de protección personal.

Teniendo en cuenta que los hongos pueden ocasionar problemas de salud grave, se deben establecer medidas y esfuerzos para limitar la exposición humana a la contaminación fúngica. Los MPP que se deben utilizar para manipular documentos contaminados o para trabajar en zonas contaminadas por mohos.

4.6.1 Protección respiratoria: Los tapabocas más recomendables para este tipo de trabajo son los que poseen filtros conocidos como HEPA (Alta Eficiencia de Partículas del Aire) aunque los tapabocas para polvo también se pueden usar sobre todo cuando la infestación fúngica es baja. En su defecto se utilizarán tapabocas de tela.

4.6.2 Los tapabocas siempre se deben almacenar en un área limpia y en una bolsa para evitar la acumulación de polvo sobre ellos.

4.6.3 Al final de cada día de uso, los tapabocas se deben limpiar de acuerdo con las instrucciones del fabricante. Para evitar que puedan proliferar los hongos sobre el tapaboca usado se deberá ventilar bien, antes de almacenarlos en una bolsa sellada.

Los tapabocas desechables que protegen de partículas de polvo son más baratos y no requieren mantenimiento, pero su uso correcto requiere seguir las instrucciones del fabricante. Con el fin de conseguir un buen ajuste de un tapaboca desechable, siga las instrucciones en el paquete. Los tapabocas desechables no son apropiados para todas las personas. Si no existe un buen contacto facial con el tapaboca, puede aumentar la concentración de esporas de moho a inhalar. Estos dispositivos, por lo tanto, no son apropiados para las personas con pelo facial. Si un tapaboca desechable se utiliza más de una vez, asegúrese de ventilarlo bien después de su uso y guárdelo en un lugar limpio. Rellene el interior del tapaboca con pañuelos de papel limpio o papel sanitario para asegurar que permanece limpio y seco. Si el tapaboca se daña, ensucia o se dificulta la respiración, deséchelo.

Un tapaboca de media cara consiste en una pieza que se coloca sobre la boca y la nariz. Puede poseer cartuchos seleccionados que se usan para proteger contra un ambiente peligroso. Los tapabocas de media cara son más caros que los tapabocas desechables, pero son reutilizables ya que los cartuchos pueden ser reemplazados. Están disponibles en diferentes formas, estilos y tamaños. Ellos no son adecuados para las personas con pelo facial.

Un tapaboca de cara completa o careta se compone de una pieza que se coloca sobre la cara para proteger la boca, nariz y ojos. Unidos a esta careta se pueden conectar cartuchos que protegen contra un ambiente peligroso. Los tapabocas de cara completa o careta puede ser reutilizados, pues los cartuchos se pueden sustituir según sea necesario. Los tapabocas de cara completa están disponibles en diferentes materiales, estilos y tamaños. Ellos no son adecuados para las personas con pelo facial. No es necesario el uso de gafas de protección con esta careta, pero el sello del tapaboca puede verse comprometido si la persona usa espejuelos graduados. Son recomendables cuando se trata de proteger al personal de un crecimiento extenso de moho.

Los sistemas respiratorios de purificación de aire (SRPA) son respiradores de presión positiva de flujo de aire que proporcionan un suministro constante de aire filtrado. El aire filtrado pasa a través del tubo de respiración y de allí a la pieza que conforma la protección de la cabeza. Se utiliza para proteger a las personas con pelo facial. Son recomendables cuando se trata de proteger al personal de un crecimiento extenso de moho.

4.6.4 Las gafas protectoras también se deben usar cuando se va a manipular documentos contaminados con moho. Las gafas adecuadas, deben ser grandes y quedar ajustadas a la cara. Deben adaptarse a un tapaboca desechable de media cara. Si el usuario necesita usar espejuelos graduados, el uso de gafas de ajuste hermético y cómodo puede ser de difícil adquisición. En este caso, tapabocas de cara completa (careta) o SRPA pueden ser una opción

4.6.5 Los guantes para la protección de las manos se deben utilizar para la manipulación de material mohoso. Debido a las preocupaciones sobre las alergias al látex, se recomiendan también el uso de guantes de vinilo (PVC)  guantes de nitrilo o en última instancia guantes de nylon o de tela. Los guantes desechables deben reemplazarse cuando sea necesario. Los guantes deben ser reemplazados si se rompen, en tanto esto no ocurra se pueden lavar con jabón o detergente y abundante agua y reciclarlos Las manos deben lavarse con agua y jabón después de manipular material contaminado, incluso cuando los guantes no se han desgastado o roto.

4.6.7 Ropa de protección: Cuando se trata de materiales contaminados con moho, la ropa de protección debe estar disponible para todo el personal y debe usarse correctamente y fijada al cuerpo al final de la mangas y las patas del pantalón. Cuando se requiere manipular gran cantidad de documentos contaminados o cuando se requiere trabajar en un local muy contaminados con elevada concentración de esporas fúngicas en el aire, es recomendable utilizar monos u overoles, protector para el cabello y usar zapatos exclusivos para este fin o zapatos que puedan desinfestarse o lavar después de su uso. Cuando el grado de contaminación en los documentos es de pequeños a medios, se puede usar ropa desechable, pero reutilizable (batas de laboratorio u overoles). En su defecto se puede emplear ropa casera que ya no se usa a diario, como pueden ser: pantalón, camisa o blusa de magas largas y tenis.

4.6.8 Medios de Protección Personal (MPP) desechable: pueden emplearse para la protección del personal. Sin embargo, es importante tener precaución al manipular y desechar estos artículos.

Se deberá colocar la ropa desechable, guantes, etc., en bolsas de basura de plástico doble, se sellan y desechan las bolsas en un contenedor de basura al aire libre.

4.7 Limpieza de la documentación contaminada por hongo por Especialistas de Conservación Restauración

4.7.1 Características de las áreas de limpieza de documentos.

4.7.1.1 El área para la limpieza será, siempre que se pueda, en el exterior del edifico. Se utilizará para ello el patio interior y pasillo.

4.7.1.2 Si los días fueran lluviosos y no se puede trabajar en el patio, se utilizará el Dpto Conservación y Restauración con la puerta abierta y se instalará un ventilador suave que saque el aire.

4.7.1.3 Las mesas de trabajo donde se realizará la limpieza de los documentos siempre deben colocarse lateralmente al flujo o corriente de aire ya sea del ventilador o de  ventanas y puertas para que ayude al movimiento del polvo, pero sin que éste vaya directo sobre los operarios (que deberán estar debidamente protegido).

4.7.1.4 La documentación se moverá del local de cuarentena o área destinada para ello, en carretilla o cubierto de papel para evitar la dispersión de la suciedad que posee por las áreas por donde transitará. Asimismo, se evitará que este material sucio se ponga en contacto directo con el cuerpo.

4.7.2 Limpieza de la documentación.

4.7.2.1 Si la limpieza se hace en el exterior del edificio: La documentación con afectación por hongo “inactivo” se limpiará empleando aspiradoras para este fin o brochas de cerdas suaves.

4.7.2.2 Si la limpieza se hace en el interior del edificio: La documentación se limpiará solamente empleando aspiradoras para este fin. Con esto se evita la contaminación del ambiente interior del pasillo y del resto del edificio.

4.7.2.3 La limpieza se realizará hoja por hoja y con mucho cuidado.

4.7.2.4 La limpieza se hará inicialmente en la zona próxima al lomo del libro o documento encuadernado y se barre o mueve la aspiradora o la brocha hacia la parte exterior de la hoja.

4.8. Destino de la documentación limpia.

4.8.1 La documentación que se va limpiando será ubicada por los especialistas de Conservación en estantes dentro del área de cuarentena o en local de tránsito destinado, para su observación sistemática durante un mes, posteriormente pasa al depósito correspondiente.

4.8.2 Una vez que toda la documentación esté limpia, será debidamente organizada y protegida con los envoltorios adecuados.

4.8.3 En la medida en que la documentación se vaya envolviendo adecuadamente, irá pasando al depósito seleccionado para conservarla definitivamente.

5. Registros e Información.

RCO-Dh-03-1. Registro de Entrada y Salida de Documentos del  Área de Cuarentena.

RCO-Dh-03-2. Registro de Entrada y Salida de la Documentación a tratar en el grupo de Conservación y Restauración

RCO-Dh-03-1: Registro de entrada y salida de documentos al área de cuarentena.

Nombre del documento	Cantidad	Años	Nombre y Apellidos del que entrega a Cuarentena.	Nombre y Apellidos del que recibe en Comisión de Valoración.

RCO-Dh-03-2: Registro de entrada y salida de la documentación  a tratar en el Grupo de Conservación y Restauración.

Fecha Entrada	Nombre del documento	Tratamiento realizado	Fecha Salida	Nombre y firma del que recibe

Conclusiones.

El presente trabajo permite arribar a las siguientes conclusiones:

Ø Se elaboraron procedimientos para conservar documentos en función de mantener la integridad física de los documentos y prestar servicios de calidad.

Ø La implementación de un sistema de gestión de la calidad supone un cambio en la cultura de la institución archivística, cuyo principal objetivo pasa a ser la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios.

Recomendaciones.

Se propone la siguiente recomendación:

ü  Generalizar la aplicación del procedimiento para conservar documentos de valor patrimonial en Archivos, Bibliotecas y Museos, teniendo en cuenta las individualidades de cada Institución.

Bibliografía.

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-Brañes, R. (1993). "El objeto jurídicamente tutelado por los sistemas de protección del patrimonio cultural y natural de México". Patrimonio cultural de México. México: FCE-CONACULTA, p. 381-405.

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-Dorta Valdés, Maritza y Montes de Oca, Luis. Taller “Métodos de Diagnóstico del estado de conservación de las colecciones documentales”.Disponible en CD.2005.

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