Autor: Alexis Manuel Garcia Artiles
En Cuba la conservación del patrimonio documental es una de las tareas prioritarias para preservar la memoria histórica documental y cultural del país. Atesorados en bibliotecas, museos, archivos estatales y particulares, se encuentran documentos en diferentes soportes y formatos que requieren condiciones específicas de manipulación, conservación y almacenamiento. Una herencia fundamental que hay que transmitir a las generaciones futuras y los Archivos son los centros encargados de tratar, conservar y difundir este patrimonio. El Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las instituciones o dependencias que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana.
El presente trabajo tiene como objetivo sistematizar todos los elementos que sustentan la implementación del Sistema Institucional de Archivo, utilizando como métodos la observación documental y el análisis de contenido de manera exhaustiva de los elementos seleccionados, ordenarlos otorgándoles la jerarquía necesaria que permita proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles. Esta aplicación pondría al alcance de todos los ciudadanos sean o no parte del Sistema Nacional de Archivo, un instrumento informativo y educativo, de fácil acceso para realizar la gestión, el tratamiento y la conservación de sus fondos documentales de manera eficiente, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes, generalizando el acceso a los mismos, incidiendo como un verdadero mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental.
Palabras claves: Aplicación para dispositivos móviles, Sistema Nacional de Archivos, Gestión documental, Tratamiento documental, Conservación documental, Patrimonio Documental de la Nación Cubana.
SISTEMATIZACIÓN PARA UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN PARA DISPOSITIVOS MÓVILES SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Introducción:
El Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba y los restantes archivos históricos, los centrales, los de gestión, los especializados, los universitarios, así como por los particulares y personales, cuyos titulares así lo decidan.
En la actualidad, la conservación del patrimonio documental es una tarea prioritaria; atesorados en bibliotecas, archivos y museos, se encuentran documentos en diferentes soportes y formatos que requieren condiciones específicas de manipulación y almacenamiento; pero también se generan documentos en cada institución del país y ese proceso ocurre cotidianamente.
Si no se es capaz de realizar una correcta gestión y conservación de esos documentos, se pondría en peligro la continuidad de nuestra historia como herencia fundamental para las generaciones futuras, pues constituye Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento, y en ese sentido es vital una adecuada y correcta Gestión documental.
Actualmente, la gestión documental transita por múltiples dificultades que van más allá de la carencia de recursos tecnológicos y materiales en general, tan necesarios para poder realizar una gestión eficaz; pero a la par de estas carencias propiciadas por el estado en que se encuentra la economía del país, se aprecia poca preparación y estabilidad en los recursos humanos encargados de esta tarea, así como una preocupante y creciente indiferencia por parte de los responsables a cada instancia. Todo ello repercute de manera negativa en el estado de organización y conservación de los archivos en la provincia Villa Clara, siendo necesaria una acción urgente y sistemática.
Los Archivos Históricos tienen el mandato, establecido en el Decreto Ley 265/2009 [1], de coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos del Sistema Nacional en cada territorio, así como coordinar la formación y desarrollo de los recursos humanos del Sistema Nacional en cada territorio, pero ante la magnitud de las dificultades señaladas, su gestión es limitada y los resultados a recoger se manifiestan demorados en el tiempo.
Por tal motivo resulta necesario socializar las praxis de una correcta gestión documental, como vía para elevar la cultura documental de la sociedad cubana.
Lo anteriormente planteado permite arribar a la siguiente situación problémica:
Escaso conocimiento sobre la gestión documental en el sistema institucional de la sociedad cubana extensivo a toda la población.
Por lo que se presenta el siguiente Problema científico:
¿Cómo socializar el conocimiento básico para una correcta gestión documental?
Al que da respuesta el siguiente Objetivo general:
Sistematizar los contenidos para una propuesta de aplicación para dispositivos móviles (APK) sobre la gestión documental.
Objetivos específicos:
Identificar los contenidos relacionados con la Gestión documental para elaborar una propuesta de APK.
Definir la estructura de la APK, adecuada a los intereses de sus públicos.
Proponer la sistematización de los contenidos necesaria para la elaboración de una APK sobre la gestión documental.
2. Desarrollo
Es innegable el impacto de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en el desarrollo económico de los países. En Cuba, como política de gobierno, se apuesta por el desarrollo de las TICs como vía importante en la modernización del Estado, la conectividad, la formación de capital humano y el fortalecimiento del emprendimiento tecnológico. Adicionalmente, según lo planteado en el Informe Horizon 2012 generado por New Media Consortium [2] y los aportes sobre uso de aplicaciones de Burton Lee [3] existe una alta tendencia internacional hacia el desarrollo e innovación en aplicaciones móviles en diferentes áreas, y el reto gira alrededor de consolidar clientes, generar necesidad, realizar desarrollos efectivos y conectar los diferentes entes regionales o nacionales.
Es creciente el número de ejemplos asociados a proyectos y productos que buscan consolidar el desarrollo de aplicaciones orientados a los teléfonos celulares y las tabletas. En tiempos recientes el gobierno cubano ha estimulado la realización de aplicaciones para dispositivos móviles que sirvan como ente socializador de diversos temas y eventos que resultan necesario conocer y acceder para el ciudadano cubano, aprovechando el talento desarrollado en el país en la esfera de las tecnologías de la informática y las comunicaciones.
En virtud de esta realidad sistematizamos los contenidos relacionados con la Gestión documental, su tratamiento y conservación, utilizando como métodos la observación documental y el análisis del contenido, de manera exhaustiva, de los elementos
seleccionados, ordenándolos y otorgándoles la jerarquía necesaria que permite proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles. Esto permitirá socializarlos de manera tal que estén al alcance de todos los ciudadanos y puedan realizar un correcto tratamiento documental ya sea en las instituciones donde laboran, ya sea como simples trabajadores o dirigentes responsables del proceso, generadores todos de documentos contentivos de la historia que se escribe diariamente, o dueños de fondos documentales, particulares, pero necesitados de una adecuada cultura de la gestión documental.
2.2 Funciones de la APK
Exponer la base jurídica y normativa de la gestión documental: El Decreto Ley 265/2009 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba. La Resolución 41/ 2009[4] Lineamientos para la Conservación de la fuentes documentales. El Manual para el tratamiento documental. El manual de estudio para secretaria. El manual de planificación y prevención de desastres en Archivos y Bibliotecas.
Explicar cada una de las fases del tratamiento documental: Identificación, organización, valoración y la descripción.
Exponer las acciones necesarias para la conservación de los documentos.
Explicar cómo se organizan los Archivos de Gestión y el Archivo Central.
Sobre el registro en el Fondo Estatal de Archivo.
2.3 Propuesta de Diseño del Modelo
Proponemos una interfaz de usuario sencilla que muestre un menú con las siguientes secciones y epígrafes:
I. Prólogo.
Se expone qué es el Sistema nacional de Archivo y una breve presentación de la aplicación, su objetivo e importancia de la gestión documental.
II. Historia de los Archivos y del Archivo Nacional de Cuba.
Brevemente se brinda un esbozo histórico sobre el origen de los archivos y la archivística como ciencia.
Muestra el origen y desarrollo del Archivo Nacional de Cuba.
III. Sobre el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Un esbozo histórico sobre el origen del AHP de Villa Clara.
Servicios que presta el AHP VC.
Fondos atesorados.
IV. Guía de fondos del AHP VC.
Se muestra la guía de fondos del AHP VC como novedad por primera vez al alcance de todos los ciudadanos.
(este epígrafe queda abierto para contener las guías de fondo de los restantes archivos de Cuba)
V. Soporte jurídico de la gestión documental.
Contiene el Decreto Ley 265/2009.
Reglamento del Decreto Ley 265/2009.
Resolución 41/2009.
Manual de tratamiento documental y procedimientos referidos a la gestión y el tratamiento documental.
El manual de estudio para secretaria.
El manual de planificación y prevención de desastres en Archivos y Bibliotecas.
VI. Sistema Nacional de Archivo de Cuba.
Se expone el SNA de Cuba, con sus integrantes y funciones específicas.
VII. Tratamiento documental.
En esta sección se explica todo lo necesario para un correcto tratamiento a los documentos, su identificación, organización del archivo y la valoración de los mismos.
VIII. Conservación de documentos.
Se explica todo lo concerniente a la conservación de los documentos y fondos documentales.
Acciones para enfrentar desastres, contingencias y eliminación de premisas por afectaciones debido a la acción de plagas.
IX. Mapa de Archivos de Cuba.
Contiene un mapa de Cuba con la ubicación geográfica de los Archivos Históricos de Cuba, su dirección postal y datos para la comunicación.
X. Glosario.
Contiene un extenso glosario de los términos utilizados en la gestión documental a fin de acercar al usuario a esta temática.
3. Conclusiones
La sistematización de contenidos referidos a la gestión documental permitirá proponer la elaboración de una APK que permite acercar a los usuarios de la tecnología móvil, acceder a todo los referente al tratamiento y gestión de documentos.
La sistematización de los contenidos de la Gestión documental permitió ordenarlos otorgándoles la jerarquía necesaria para proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles que pondría al alcance de todos los ciudadanos sean o no parte del Sistema Nacional de Archivo, un instrumento informativo y educativo, de fácil acceso.
La APK que se propone elaborar a partir de la sistematización de los contenidos de Gestión documental propiciaran la gestión, el tratamiento y la conservación de los fondos documentales de manera eficiente, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes, generalizando el acceso a los mismos, incidiendo como un verdadero mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental
La elaboración de esta APK socializará la Gestión documental, brindando herramientas adecuadas a los usuarios del sector estatal y a los dueños de fondos documentales privados.
Bibliografía:
[1] Decreto Ley 265/2009, Gaceta Oficial de la República de Cuba, 2009.
[2] New Media Consortium, Informe Horizon, Nueva York: nmc, 2012.
[3] B. Lee, Mobile, Social, Big Data and Cloud, Gdansk, Poland: Gdansk University of Technology, Abr., 2012.
[4] Resolución 4172009, Lineamientos para la Conservación de las fuentes documentales, 2009
El presente trabajo tiene como objetivo sistematizar todos los elementos que sustentan la implementación del Sistema Institucional de Archivo, utilizando como métodos la observación documental y el análisis de contenido de manera exhaustiva de los elementos seleccionados, ordenarlos otorgándoles la jerarquía necesaria que permita proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles. Esta aplicación pondría al alcance de todos los ciudadanos sean o no parte del Sistema Nacional de Archivo, un instrumento informativo y educativo, de fácil acceso para realizar la gestión, el tratamiento y la conservación de sus fondos documentales de manera eficiente, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes, generalizando el acceso a los mismos, incidiendo como un verdadero mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental.
Palabras claves: Aplicación para dispositivos móviles, Sistema Nacional de Archivos, Gestión documental, Tratamiento documental, Conservación documental, Patrimonio Documental de la Nación Cubana.
SISTEMATIZACIÓN PARA UNA PROPUESTA DE APLICACIÓN PARA DISPOSITIVOS MÓVILES SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Introducción:
El Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba y los restantes archivos históricos, los centrales, los de gestión, los especializados, los universitarios, así como por los particulares y personales, cuyos titulares así lo decidan.
En la actualidad, la conservación del patrimonio documental es una tarea prioritaria; atesorados en bibliotecas, archivos y museos, se encuentran documentos en diferentes soportes y formatos que requieren condiciones específicas de manipulación y almacenamiento; pero también se generan documentos en cada institución del país y ese proceso ocurre cotidianamente.
Si no se es capaz de realizar una correcta gestión y conservación de esos documentos, se pondría en peligro la continuidad de nuestra historia como herencia fundamental para las generaciones futuras, pues constituye Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento, y en ese sentido es vital una adecuada y correcta Gestión documental.
Actualmente, la gestión documental transita por múltiples dificultades que van más allá de la carencia de recursos tecnológicos y materiales en general, tan necesarios para poder realizar una gestión eficaz; pero a la par de estas carencias propiciadas por el estado en que se encuentra la economía del país, se aprecia poca preparación y estabilidad en los recursos humanos encargados de esta tarea, así como una preocupante y creciente indiferencia por parte de los responsables a cada instancia. Todo ello repercute de manera negativa en el estado de organización y conservación de los archivos en la provincia Villa Clara, siendo necesaria una acción urgente y sistemática.
Los Archivos Históricos tienen el mandato, establecido en el Decreto Ley 265/2009 [1], de coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos del Sistema Nacional en cada territorio, así como coordinar la formación y desarrollo de los recursos humanos del Sistema Nacional en cada territorio, pero ante la magnitud de las dificultades señaladas, su gestión es limitada y los resultados a recoger se manifiestan demorados en el tiempo.
Por tal motivo resulta necesario socializar las praxis de una correcta gestión documental, como vía para elevar la cultura documental de la sociedad cubana.
Lo anteriormente planteado permite arribar a la siguiente situación problémica:
Escaso conocimiento sobre la gestión documental en el sistema institucional de la sociedad cubana extensivo a toda la población.
Por lo que se presenta el siguiente Problema científico:
¿Cómo socializar el conocimiento básico para una correcta gestión documental?
Al que da respuesta el siguiente Objetivo general:
Sistematizar los contenidos para una propuesta de aplicación para dispositivos móviles (APK) sobre la gestión documental.
Objetivos específicos:
Identificar los contenidos relacionados con la Gestión documental para elaborar una propuesta de APK.
Definir la estructura de la APK, adecuada a los intereses de sus públicos.
Proponer la sistematización de los contenidos necesaria para la elaboración de una APK sobre la gestión documental.
2. Desarrollo
Es innegable el impacto de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en el desarrollo económico de los países. En Cuba, como política de gobierno, se apuesta por el desarrollo de las TICs como vía importante en la modernización del Estado, la conectividad, la formación de capital humano y el fortalecimiento del emprendimiento tecnológico. Adicionalmente, según lo planteado en el Informe Horizon 2012 generado por New Media Consortium [2] y los aportes sobre uso de aplicaciones de Burton Lee [3] existe una alta tendencia internacional hacia el desarrollo e innovación en aplicaciones móviles en diferentes áreas, y el reto gira alrededor de consolidar clientes, generar necesidad, realizar desarrollos efectivos y conectar los diferentes entes regionales o nacionales.
Es creciente el número de ejemplos asociados a proyectos y productos que buscan consolidar el desarrollo de aplicaciones orientados a los teléfonos celulares y las tabletas. En tiempos recientes el gobierno cubano ha estimulado la realización de aplicaciones para dispositivos móviles que sirvan como ente socializador de diversos temas y eventos que resultan necesario conocer y acceder para el ciudadano cubano, aprovechando el talento desarrollado en el país en la esfera de las tecnologías de la informática y las comunicaciones.
En virtud de esta realidad sistematizamos los contenidos relacionados con la Gestión documental, su tratamiento y conservación, utilizando como métodos la observación documental y el análisis del contenido, de manera exhaustiva, de los elementos
seleccionados, ordenándolos y otorgándoles la jerarquía necesaria que permite proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles. Esto permitirá socializarlos de manera tal que estén al alcance de todos los ciudadanos y puedan realizar un correcto tratamiento documental ya sea en las instituciones donde laboran, ya sea como simples trabajadores o dirigentes responsables del proceso, generadores todos de documentos contentivos de la historia que se escribe diariamente, o dueños de fondos documentales, particulares, pero necesitados de una adecuada cultura de la gestión documental.
2.2 Funciones de la APK
Exponer la base jurídica y normativa de la gestión documental: El Decreto Ley 265/2009 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba. La Resolución 41/ 2009[4] Lineamientos para la Conservación de la fuentes documentales. El Manual para el tratamiento documental. El manual de estudio para secretaria. El manual de planificación y prevención de desastres en Archivos y Bibliotecas.
Explicar cada una de las fases del tratamiento documental: Identificación, organización, valoración y la descripción.
Exponer las acciones necesarias para la conservación de los documentos.
Explicar cómo se organizan los Archivos de Gestión y el Archivo Central.
Sobre el registro en el Fondo Estatal de Archivo.
2.3 Propuesta de Diseño del Modelo
Proponemos una interfaz de usuario sencilla que muestre un menú con las siguientes secciones y epígrafes:
I. Prólogo.
Se expone qué es el Sistema nacional de Archivo y una breve presentación de la aplicación, su objetivo e importancia de la gestión documental.
II. Historia de los Archivos y del Archivo Nacional de Cuba.
Brevemente se brinda un esbozo histórico sobre el origen de los archivos y la archivística como ciencia.
Muestra el origen y desarrollo del Archivo Nacional de Cuba.
III. Sobre el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Un esbozo histórico sobre el origen del AHP de Villa Clara.
Servicios que presta el AHP VC.
Fondos atesorados.
IV. Guía de fondos del AHP VC.
Se muestra la guía de fondos del AHP VC como novedad por primera vez al alcance de todos los ciudadanos.
(este epígrafe queda abierto para contener las guías de fondo de los restantes archivos de Cuba)
V. Soporte jurídico de la gestión documental.
Contiene el Decreto Ley 265/2009.
Reglamento del Decreto Ley 265/2009.
Resolución 41/2009.
Manual de tratamiento documental y procedimientos referidos a la gestión y el tratamiento documental.
El manual de estudio para secretaria.
El manual de planificación y prevención de desastres en Archivos y Bibliotecas.
VI. Sistema Nacional de Archivo de Cuba.
Se expone el SNA de Cuba, con sus integrantes y funciones específicas.
VII. Tratamiento documental.
En esta sección se explica todo lo necesario para un correcto tratamiento a los documentos, su identificación, organización del archivo y la valoración de los mismos.
VIII. Conservación de documentos.
Se explica todo lo concerniente a la conservación de los documentos y fondos documentales.
Acciones para enfrentar desastres, contingencias y eliminación de premisas por afectaciones debido a la acción de plagas.
IX. Mapa de Archivos de Cuba.
Contiene un mapa de Cuba con la ubicación geográfica de los Archivos Históricos de Cuba, su dirección postal y datos para la comunicación.
X. Glosario.
Contiene un extenso glosario de los términos utilizados en la gestión documental a fin de acercar al usuario a esta temática.
3. Conclusiones
La sistematización de contenidos referidos a la gestión documental permitirá proponer la elaboración de una APK que permite acercar a los usuarios de la tecnología móvil, acceder a todo los referente al tratamiento y gestión de documentos.
La sistematización de los contenidos de la Gestión documental permitió ordenarlos otorgándoles la jerarquía necesaria para proponer la elaboración de una aplicación diseñada para dispositivos móviles que pondría al alcance de todos los ciudadanos sean o no parte del Sistema Nacional de Archivo, un instrumento informativo y educativo, de fácil acceso.
La APK que se propone elaborar a partir de la sistematización de los contenidos de Gestión documental propiciaran la gestión, el tratamiento y la conservación de los fondos documentales de manera eficiente, a partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes, generalizando el acceso a los mismos, incidiendo como un verdadero mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental
La elaboración de esta APK socializará la Gestión documental, brindando herramientas adecuadas a los usuarios del sector estatal y a los dueños de fondos documentales privados.
Bibliografía:
[1] Decreto Ley 265/2009, Gaceta Oficial de la República de Cuba, 2009.
[2] New Media Consortium, Informe Horizon, Nueva York: nmc, 2012.
[3] B. Lee, Mobile, Social, Big Data and Cloud, Gdansk, Poland: Gdansk University of Technology, Abr., 2012.
[4] Resolución 4172009, Lineamientos para la Conservación de las fuentes documentales, 2009
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