Autores: MSc Juana García Muñoz
Lic. Yenisley Pérez Rodríguez
Lic. Maritza Díaz Morejón
Transitar sobre la gestión documental y
archivística en el sector empresarial y en las entidades estatales en general,
pretende ser una consideración renovadora, con apego al marco legal, que
dispone el Decreto Ley 265/2009 del Consejo de Estado de la República de Cuba.
El que establece, las
disposiciones
generales
para
la
protección del Patrimonio Documental de la Nación, así como las normas y principios que
rigen la Gestión Documental en el
territorio nacional, al definirla, como el conjunto de principios, métodos y procedimientos tendientes
a la
planificación,
manejo y
organización de
los
documentos
generados
y
recibidos por
las organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto
de facilitar su
utilización
y
conservación.
Al propio tiempo,
en su artículo 16, define entre las funciones fundamentales de los archivos
históricos provinciales y municipales,
las siguientes: coordinar la formación y
desarrollo de
los recursos
humanos del Sistema Nacional en cada territorio
y brindar servicios de asesoría y consultoría a organismos, instituciones u organizaciones en materia de gestión documental de su ámbito. Asimismo la Resolución 41/ 2009, traza los lineamientos
para la Conservación de las fuentes documentales.
A tales efectos y tomando en consideración el
estado actual de la implementación del Sistema Institucional de Archivo en la
provincia de Villa Clara, el Archivo Histórico Provincial, propone e intenta
hacer comprender a los responsables de la gestión documental y de archivo, en
el sector estatal del territorio, el ineludible cambio de mentalidad y la
percepción de este proceso como parte sustancial de la empresa. Así como, en lo
por hacer, con la documentación generada a partir de las funciones y actividades
de cada entidad, lo que redunda en un mayor beneficio y eficacia, al considerar
que los documentos, son de vital importancia para el desarrollo de las mismas y
proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la
administración en la toma de decisiones. Considerados, además, como los
principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de
gestión de calidad.
En segundo
lugar, aunque no menos importante, se valora y analiza la Norma ISO 15489, la primera norma internacional en el campo de la gestión
de documentos, publicada en 2001 para conseguir una adecuada gestión de los
documentos de archivo de una organización, la que cada vez, más
entidades tratan de incorporarla en su quehacer archivístico, al pautar un
marco sistemático de buenas prácticas en la gestión documental y responder a la
necesidad de integrar la Gestión de Documentos con el enfoque basado en
procesos y las Normas de Gestión de la Calidad.
Por su parte, la Resolución No 60/ 2012 establece las Normas del
Sistema de Control Interno de la Contraloría General de la República de Cuba,
en su Sección 4ta, Artículo 13: Información y Comunicación, refiere que todas
las entidades deben “disponer de información oportuna, fiable y definir su
sistema de información adecuado a sus características”. En este apartado se
aborda la necesidad de proteger y conservar los datos, documentos y reportes
que sustenten el cumplimiento de objetivos y evidencias de las actividades de
las entidades, con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente
de cuentas. La información debe protegerse
y conservarse según las disposiciones legales vigentes.
El hecho de organizar los
documentos de manera precisa y uniforme durante su ciclo de vida, desde su
creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte, en un
factor clave para la optimización de los procesos y la mejora continua en cada
entidad. Tomando como
base lo anterior, se elabora el Programa de Capacitación sobre Gestión
Documental destinado a Directivos y Responsables de Archivo, fundamentado en
los principios y procesos archivísticos con el objetivo de elevar los
conocimientos y habilidades necesarias, en consonancia con el Decreto Ley
265/2009, en las entidades estatales del territorio villaclareño, pudiendo ser
extensivo a todo el país.
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