Autores: Especialista Principal del Grupo de
Servicios de Información y Automatización, Lic. Maily María Acosta Pujol.
Correo: mailya@ahp.vcl.cu
Especialista en Servicios Archivísticos, MSc.
Lourdes Barroso Horta. Correo: lourdesb@ahp.vcl.cu
Informático, MSc. Randy Ramírez Leal. Correo:
rleal@ahp.vcl.cu
Centro: Archivo Histórico Provincial de Villa
Clara
Resumen
Se propone
el diseño de la Guía de los fondos del Archivo en formato digital para difundir y conservar los fondos del
Archivo Histórico Provincial de Villa Clara para los usuarios potenciales del
centro. Para ello se abordaron temáticas conceptuales sobre los productos de
información, metodologías para su diseño y la aplicación de estas
específicamente en archivos. Se realiza un estudio de usuarios con el fin de
determinar sus necesidades de información. Se realiza el análisis de los
resultados para proponer el diseño de una Guía de fondos digital.
INTRODUCCIÓN
Los Archivos Históricos
son los más conocidos en el Sistema Institucional de Archivos por su larga
vida al servicio de la investigación y la cultura. Han sido definidos como
aquellos que, dentro del ciclo de vida de los documentos, se les ha de
transferir la documentación que deba conservarse permanentemente, pueden
almacenar documentos históricos recibidos por donación, depósito,
transferencia y adquisición. Los usuarios por excelencia de este tipo de
archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han
adquirido los documentos al final de su ciclo de vida.
El Archivo Histórico
Provincial Villa Clara (AHPVC) desde su fundación, el 16 de agosto de 1969,
hasta la fecha, se ha ubicado en diferentes locales. El primer espacio de este
centro radicó en el local que ocupó el antiguo Centro de Veteranos que
posteriormente fue La Academia de Ciencias, situado en la calle Cuba #364 entre
Serafín Sánchez y Carretera Central. La dirección estuvo a cargo en sus inicios
por Pedro Hidalgo, Rogelia Cár00denas Jimeranes, posteriormente se sucedieron
otros directores hasta que en el año 1978 ocupó este cargo la Licenciada Fara
Helena López Machado, revitalizando la labor del Archivo.
Debido al crecimiento de
la documentación y las pocas condiciones del local, en el año 1992 el PCC de la
provincia otorgó el inmueble ubicado en Avenida “26 de Julio” #161, lugar en el
que en 1993 pasa a dirigir la directora Lic. Gladys María Fulgueiras Domínguez.
En 1996, con la finalidad de ubicar la institución en el casco histórico y
ganar en espacio se trasladó para el local que ocupa actualmente en la calle Tristá
#131 entre Alemán y Lubián.
En el año 2002, por la
resolución 60 modificada de la Ley 221/2001 en el Artículo 15 se dispone la
subordinación de los Archivos al Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio
Ambiente (CITMA), a partir de este momento es que el AHPVC se integra al
Sistema lo cual ha posibilitado un desarrollo progresivo y sostenible
destacando algunas acciones como por ejemplo:
•
Implementación de pautas de conservación preventiva; aplicación
del Método Diagnos que permite la evaluación del Estado de Conservación de
Fondos y Colecciones y Proyectos de Conservación para Área de ambientes
controlados.
•
Aplicación de la Norma ISAD-G para la Descripción Archivística.
•
Asesoramiento archivístico a instituciones del Estado.
•
Organización y/o participación en eventos nacionales e internacionales.
•
Elaboración de proyectos del Programa de Apoyo al desarrollo de
Archivos Iberoamericanos (ADAI).
·
En el 2011-2016 asume la dirección la MSc. Tania Machado Martínez,
donde se destacan una serie de avances en temas como:
•
Integración de los archivos históricos del territorio, con vistas
al fortalecimiento de su papel rector de la gestión documental.
•
Firmas de convenios de colaboración con los centros de enseñanza
superior y otras entidades del territorio.
•
Incremento de la digitalización e informatización de fondos documentales.
•
Ordenamiento superior de la Gestión Documental como proceso.
•
Confección de la Cartera de Productos y Servicios del AHPVC.
•
Presentación y aprobación del Programa de fortalecimiento de la
Conservación de la Memoria Histórica Documental de Villa Clara en el Consejo de
Dirección de la Delegación Territorial del CITMA VC.
En febrero del 2017
comienza a dirigir la actual directora MSc. Juana García Muñoz.
Rige la política el
Decreto Ley 265-2009 de los Archivos de la República de Cuba, por el que se
establecen las disposiciones normativas para la organización del Sistema
Nacional de Archivo y La Gestión Documental en la República de Cuba.
Misión
El Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, es la entidad del Sistema de Ciencia, Innovación
Tecnológica y Medio Ambiente, que dirige metodológicamente la política de
Gestión Documental en el territorio; atesora, conserva, procesa y difunde la
memoria documental que constituye legado histórico de la nación, para la
prestación de servicios a la sociedad por profesionales especializados en la
actividad archivística.
Visión
El Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara logra la salvaguardia del acervo documental histórico
y contemporáneo, para la diversificación de servicios científico-técnicos con
calidad y la difusión del patrimonio documental que atesora en función de la
sociedad.
Objeto
De acuerdo a la Resolución
No. 527 de fecha 29 de diciembre del año 2009 del Ministro de Economía y Planificación,
el objeto es el siguiente:
•
Atesorar, organizar, custodiar, conservar y difundir la
documentación de valor histórico o permanente correspondiente a su territorio.
•
Coordinar y controlar el funcionamiento del sistema de archivos de
su territorio.
•
Coordinar la formación y desarrollo de los recursos humanos del
sistema de archivos de su territorio.
•
Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del
público, previa solicitud por escrito del interesado y autorización por el
director del archivo correspondiente.
•
Prestar servicios de referencia y diseminación selectiva de la
información a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras
en peso convertible.
•
Ofrecer servicios de asesoría, consultoría, y de organización,
tanto en materia de archivos como de preservación del patrimonio documental a
organismos, instituciones u organizaciones cubanas en pesos cubanos y a
personas jurídicas extranjeras en pesos convertibles.
•
Brinda servicios de restauración documental y encuadernación.
•
El Archivo Histórico Provincial Villa Clara progresivamente ha ido
diversificando sus actividades de servicio a la investigación académica y ha
comenzado a desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la
cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia
la comunidad.
El Archivo Histórico
también perfecciona su trabajo atendiendo a los avances tecnológicos y el aumento gradual de la documentación que
requiere la actualización de los fondos, por tanto se necesita una guía de
fondos renovada y acorde a los avances tecnológicos.
Con la guía
de fondos se facilita la búsqueda y recuperación de la información precisa a
investigadores, profesores y estudiantes, ello posibilitará un aumento en el
nivel de calidad en los servicios que brinda el Archivo Histórico Provincial,
lo que a su vez repercute en el desarrollo de la Institución generadora de
conocimiento.
Este trabajo propone el diseño de la Guía de los
fondos del Archivo en formato digital
para difundir y conservar los fondos del Archivo Histórico Provincial de
Villa Clara para los usuarios potenciales del centro. Para ello se abordan
temáticas conceptuales sobre los productos de información, metodologías para su
diseño y la aplicación de estas específicamente en archivos.
Desarrollo
La guía es un instrumento
de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos
que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y
volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo,
su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Cruz Mundet establece
diferentes tipos de guías, en este caso, la Guía de Archivo centra su atención
en un solo archivo, independientemente del número de fondos que tenga.
Proporciona información detallada de la entidad o entidades productoras, la
organización y el contenido de las agrupaciones documentales. Es el primer
instrumento que necesita el usuario para acceder a la documentación, se trata
por tanto de una herramienta genérica aproximativa, útil para ofrecer al
exterior una imagen panorámica de los fondos y colecciones del Archivo.
En el año 2009 se editó la
primera versión de la Guía de Fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa
Clara (AHPVC), en copia dura, editada por el Instituto de Historia de Cuba.
Esta nueva presentación que se propone, ofrece una actualización y además un
producto con dos versiones:
1- En formato Web que se
puede acceder desde la intranet y el Sitio Web del AHPVC.
2- Formato Digital
interactivo, que a su vez puede ser imprimible (PDF).
Para la elaboración de la
Guía se han tomado los aspectos fundamentales de la Norma Internacional ISAD
(G) y la ISAAR (CPF) para la descripción archivística según sus diferentes
áreas, de esta manera se refleja en ella el código de referencia, el nombre del
fondo, del productor, las fechas extremas, el volumen expresado en legajos y
expedientes, alcance y contenido, condiciones de acceso, condiciones de
reproducción y estado de conservación; también se incluyen elementos esenciales
que aporten un mayor conocimiento al investigador como son la historia administrativa
y archivística de los fondos o reseña biográfica, en caso de los personales.
Los documentos abarcan el
período de los años 1690 hasta la fecha, y se organizan atendiendo a las etapas
que abarcan (Colonia, Neocolonia, Revolución en el Poder y Dos a Tres Etapas.
Existen actualmente un total
de 31 fondos, de ellos 29 están procesados ya sea por la antigua metodología o
por la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G; 1 se encuentra
en proceso y 1 está sin procesar. La procedencia es muy diversa: de entidades,
donaciones personales, compras y publicaciones periódicas que amplían la
documentación almacenada.
La actual
Guía de Fondos del Archivo Histórico Provincial Villa Clara se ha concebido de
tal forma que resulte útil para extraer información y localizarla, sin pretender
sustituir la consulta de los documentos originales que son los que prueban la
historia. Con el estudio de esta Guía se logra una información general de los
fondos y colecciones con que cuenta este Centro, se tendrá una visión más
completa del volumen documental y las esferas del conocimiento a las cuales
pueden acceder los amantes de la historia y de la investigación en sentido
general.
La Guía
necesitará de especialistas en Archivística para su revisión, evaluación y
actualización, diseñador e informático, implementación y mantenimiento.
Requerirán destreza y dominio de las técnicas computacionales y de herramientas
y habilidades para el análisis de los contenidos.
Los usuarios
necesitarán tener habilidades para la
interacción con interfaces graficas en ordenadores así como la búsqueda y
recuperación de información, para ello el especialista de sala realizará un
adiestramiento a los mismos durante la fase de prueba del servicio.
El principal
recurso para el funcionamiento del producto es la documentación original
contenida en los Fondos que constituyen del acervo bibliográfico de la Institución.
La
información contenida en la Guía se presentará de forma digital en el
sitio web que será posible consultarla
en línea, también en la INTRANET pues entre los objetivos de trabajo de los
Archivos Histórico está la difusión de sus fondos y colecciones, aún mantendrá
características de tradicional al tener que mediar el especialista que le
brindará la información ya que algunos asistirán a la institución a consultarla
en sala.
ARCHIVO HISTÓRICO
PROVINCIAL VILLA CLARA
Descripción general
Archivos Administrativos, Judiciales, Particulares y Gráficos.
Área de
identificación
Código de referencia CU 201 AHP VC
Título
Archivo Histórico Provincial Villa
Clara (AHPVC)
Fechas límites
1690 – 2017
Nivel de descripción
Fondos, agrupaciones de fondos y
colecciones.
Volumen y soporte
El Archivo Histórico contiene 583
metros lineales de documentos.
Área de contexto
Nombre del productor
No se establece un
único productor, sino tantos como fondos, agrupaciones de
Fondos y colecciones
documentales, reflejo de las funciones de las Instituciones y personalidades de
la época.
Forma de ingreso
Transferencias y
adquisiciones en forma de donaciones o compras, según dispone en la Ley Nº
265-2009 del Sistema Nacional de Archivos.
Área de contenido y
estructura
Alcance y contenido
Abarca documentación
desde la época de la Colonia hasta nuestros días. Incluye Fondos, Colecciones,
Fondos Personales y Fondos Especiales como son Fototeca, Mapoteca, Hemeroteca y
Biblioteca.
Valoración, selección
y expurgo
En proceso en algunos fondos de la
Administración Central.
Nuevos ingresos
Se recibe documentación con más de 30
años conforme a lo dispuesto por el
Decreto Nº 265 del Sistema Nacional de
Archivos.
Organización
La siguiente tabla presenta el Listado
de los Fondos y Colecciones con sus
fechas límites correspondientes que
conforman el cuerpo documental del Archivo Histórico.
No
|
FONDOS POR ORDEN ALFABÉTICO
|
FECHA LÍMITE
|
|
1
|
Anotadurías de Hipotecas
|
1784-1879
|
|
2
|
Agrimensura. Jacobo Ledón Uribe
|
1721-1916
|
|
3
|
Audiencia de Las Villas
|
1934-1958
|
|
4
|
Audiencia de las Villas (Tribunal Revolucionario)
|
1959-1967
|
|
5
|
Ayuntamiento de Esperanza
|
1881-1922
|
|
6
|
Ayuntamiento de Sagua La Grande
|
1886-1962
|
|
7
|
Ayuntamiento de Santa Clara
|
1690-1961
|
|
8
|
Biblioteca
|
1881-2009
|
|
9
|
Centro de Veteranos de la Guerra de Independencia
|
1911-1968
|
|
10
|
Colección de documentos del General José Braulio Alemán Urquía
|
1890-1951
|
|
11
|
Colección Ejército Libertador
|
1896-1916
|
|
12
|
Colección Fototeca
|
1820-2001
|
|
13
|
Colección Hemeroteca
|
1827-2002
|
|
14
|
Colección Mapoteca
|
1817-1990
|
|
15
|
Colección Personal Manuel García Garófalo
|
1749-1937
|
|
16
|
Colección Personal Rafael Díaz Canel
|
1849-1980
|
|
17
|
Colegio Provincial de Arquitectos
|
1946-1964
|
|
18
|
Delegación del Patronato Nacional de
Colonias Infantiles en Santa Clara
|
1936-1946
|
|
19
|
Donativos y Remisiones
|
1875-1977
|
|
20
|
Ferrocarriles de Sagua la Grande
|
1858-1898
|
|
21
|
Gobierno Provincial de Santa Clara
|
1915-1957
|
|
22
|
Grupo Empresarial Azucarero Villaclareño (GEA)
|
1845-2001
|
|
23
|
Juzgado de Primera Instancia de Santa Clara
|
1740-1964
|
|
24
|
Materiales de la Construcción
|
1938-1962
|
|
25
|
Minas de Motembo
|
1933-1960
|
|
26
|
Movimiento Revolucionario 26 de Julio
|
1955-1959
|
|
27
|
Poder Local Municipal de Santa Clara
|
1955-1976
|
|
28
|
Protocolos Notariales
|
1845-1967
|
|
29
|
Registro de la Propiedad Antiguo
|
1870-1880
|
|
30
|
Registro General de Asociaciones
|
1886-1991
|
|
31
|
Registro Provincial de Compañías Anónimas de la provincia de Las Villas
|
1933-1967
|
Área de condiciones
de acceso y uso
Condiciones que rigen
el acceso
Los documentos son accesibles según
Reglamento de Sala de Información, salvo que las condiciones de conservación
limiten su acceso en forma física.
Condiciones de
reproducción
La documentación se puede reproducir
por vía digital. Las copias certificadas tienen carácter de documento público.
Lengua de escritura
Predomina el español, pero también hay
documentos en inglés.
Características
físicas y requisitos técnicos
Considerando que
una parte de los documentos tiene más de
cien años de existencia y algunos más de trescientos años, su estado de
conservación es aceptable.
Instrumentos de
descripción
La información descrita cuenta con catálogos, inventarios de
los fondos y colecciones documentales,
índices, inventarios someros y bases de datos. Contamos con
documentación que se encuentra en proceso de descripción.
Área de documentación
asociada
Existencia y
localización de los documentos originales
El Archivo Histórico
posee la documentación entregada por ley en forma de originales y/o copias que
versan como originales, enviadas desde su origen por el productor.
Existencia y
localización de copias
Salvo en el caso del Archivo Gráfico,
no se tiene registro de la existencia de archivos duplicados.
Área de control de la
descripción
Reglas y normas
Norma Internacional
General de Descripción Archivística: ISAD (G), Reglamento del Archivo Histórico
Provincial.
Fecha de descripción
Enero de 2017.
Servicios
1. Servicios de Acceso al documento:
Préstamo de documentos
• Préstamo Interno
Servicio de Referencia
• Consulta o Referencia Tradicional y Virtual
2. Servicios de Reproducción Documental:
Servicio de Reprografía.
- Digitalización de documentos de los siglos XVI al XIX $3.00CUP por imagen.
- Digitalización de documentos de los siglos XX y XXI $2.00CUP por imagen.
- Digitalización de documentos de gran formato $10.00CUP por imagen.
- Fotografía de documentos de los siglos XVI al XIX $2.00CUP por imagen.
- Fotografías de documentos de los siglos XX y XXI $1.00CUP por imagen.
- Transcripción literal de documentos paleográficos $10.00CUP por cuartilla
Para usuarios extranjeros:
·
Digitalización de documentos de los siglos XVI al XIX $1.00CUC
por imagen.
·
Digitalización de documentos de los siglos XX y XXI $0.85CUC por
imagen.
·
Digitalización de documentos de gran formato $3.00CUC por imagen.
·
Fotografía de documentos de los siglos XVI al XIX $0.85CUC por imagen.
·
Fotografías de documentos de los siglos XX y XXI $0.50CUC por imagen.
·
Transcripción literal de documentos paleográficos $3.00CUC por
cuartilla.
Servicio expedición de
copias certificadas.
·
Búsqueda de información en Fondo Protocolos Notariales $5.00CUP
·
Certificación parcial de escritura notarial $50.00 CUP
·
Certificación literal de escritura notarial
·
Por hoja 7.00CUP
·
Antigüedad (por año) 0.50CUP
·
Otras Certificaciones 50.00CUP
Nota: En caso de
servicios a extranjeros el equivalente en CUC.
4. Servicios de Información en régimen de búsqueda retrospectiva:
• Bibliografías
• Paquetes Informativos
• Guías de fuentes de Información
5. Servicios de Información Indicativa:
• Boletín de Divulgación Científica
• Bases de datos bibliográficas
7. Servicios de Formación de Usuarios:
• Visita guiada
• Cursos básicos de habilidades en información
• Tutoriales
9.
Servicios complementarios:
• Sala de lectura
10. Servicio Atención a Entidades
Estatales:
- Asesorías
- Entrenamientos
- Capacitaciones
Conclusiones
1. La Guía de los fondos del Archivo en
formato digital posibilitará la búsqueda de los datos de los fondos desde
cualquier situación geográfica sin tener que acudir personalmente al Archivo,
está concebida especialmente para su uso en nuestro país por usuarios que no
tienen internet, ya sea en su formato digital (PDF) para ser consultada desde
una máquina, en su formato impreso, en la INTRANET del Archivo o desde el Sitio Web.
2.
La
valoración del diseño de la guía de fondos se realizó a partir de los criterios
de los usuarios, quienes consideran que sus fundamentos y fases son muy
adecuados, además de la actualidad que posee dada la importancia que tiene este
instrumento para la búsqueda y recuperación de la información.
BIBLIOGRAFÍA
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Agenjo, (2005) “Archivos en la era digital: problema (y solución) de los
recursos electrónicos” en El profesional de la Información. Volumen 14.
Noviembre-diciembre 2005.
2. Alberch Figueiras,
R. (2003) Los archivos entre la memoria histórica y la sociedad del
conocimiento. Barcelona, Editorial UOC.
3. Bustelo Ruesta, C.
(2001) Tendencia en la gestión de la información, la documentación y el
conocimiento en las organizaciones, en El profesional de la información,
vol.10, n.12 p 4-7.
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(2001) “El profesional de la información ante los desafíos del paradigma
tecnológico” en ACIMED. Año 9, volumen 3, número 209. 2001.
5. Calva González,
J., (2004) “La investigación sobre las necesidades de información en
comunidades de usuarios” en Investigación Bibliotecológica. Volumen 18, número
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6. Candau, J. (1998)
Memoria e Identidad. Buenos Aires, Ediciones Sol.
7. Cañedo Andalia,
R., “Algunas aproximaciones teóricas a los servicios de alto valor agregado,
diseñados a la medida y orientados al conocimiento” disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_1_06/aci0116.htm
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autores. (2006) Fondos documentales de identidad avileña. Ciego de Ávila,
Empresa Gráfica Integral No.2 Evelio Rodríguez Cúrvelo.
9. Guía de fondos
documentales del archivo histórico (2005). Trinidad, Editorial Linotipia
Bolívar y Cía. S. en C, Bogotá, Colombia.
10. Comité de Normas
de descripción, (2000) ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción
Archivística. Suecia, Comité de Normas de descripción.
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de Normas de Descripción, (1995) ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los
encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y
familias. Francia, (Versión definitiva aprobada por el CIA), Madrid.
12. Cruz Mundet, José R. (1996)
Manual de Archivística. 2ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez, Pirámide.
13.
Decreto Ley 265/10, del Sistema Nacional de Archivos, Gaceta Oficial de la
República de Cuba. La Habana, Edición Ordinaria.
3.
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