Autoras:
Lic. Damaris Pérez Martínez. (Especialista Principal)
Técn. María de los Ángeles Castro
González. (Esp. en archivística)
Centro:
Archivo Histórico Provincial.
Correos:
damarisp@ahp.vcl.cu
y mariaa@ahp.vcl.cu
Resumen
El
presente trabajo, persigue, a partir de las referencias conceptuales acercarse
a los lenguajes documentales y los
vocabularios controlados en la indización de documentos archivísticos, como
actividad intelectual perteneciente a la archivística como disciplina. Ello
permite trabajar en la normalización de las materias para una mejor
organización y gestión de la información en el Archivo Histórico Provincial de
Villa Clara.
Se
realiza una breve caracterización de la situación actual del trabajo de
descripción archivística por el grupo de Procesos Técnicos de esta institución,
así como sus proyecciones de trabajo.
Se
propone una herramienta para la organización del conocimiento, a partir de la
creación de un vocabulario controlado consistente en una Lista de materias,
útil para la indización de los Fondos documentales que atesora el Archivo
Histórico de Villa Clara durante las actividades de descripción y recuperación
de la información por parte de los usuarios. La misma consiste en una lista
abierta ordenada alfabéticamente en la que se establece una estructura que une
los términos relacionados semánticamente, con el objetivo de reducir las
ambigüedades semánticas, la homonimia y la sinonimia, cuyo fin es facilitar el
trabajo de descripción archivística, la recuperación de la información y mayor
calidad en la prestación de los servicios.
Introducción
Los
documentos nacen del decursar humano, razón por la cual se usan administran y
conservan; los archiveros son los intermediarios entre los documentos y los
usuarios, es por ello que se hace necesario crear un lenguaje controlado como
herramienta que permita una eficiente comunicación documental en el
procesamiento archivístico, aliviando con ello los obstáculos que se puedan
presentar a la hora de prestar los servicios solicitados por usuarios e investigadores.
El
Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, como parte del Sistema
Institucional de Archivos, tiene entre sus tareas la normalización archivística
para realizar la descripción científico técnica de los Fondos y Colecciones por
parte de los archiveros, a la vez que le permita crear sistemas de organización
del conocimiento, como herramientas que sirven para organizar la información,
gestionarla y recuperarla por los usuarios. Entre los especialistas de la institución ha existido un marcado interés por crear una
herramienta de este tipo, no solo por estar a la par de otros centros que
brindan servicios similares al nuestro, sino también porque la dinámica de las
actividades lo exige para brindar un producto que satisfaga a los usuarios en
general. Es por ello, que entre las
proyecciones de trabajo del Centro se ha previsto como una estrategia, la
creación de un lenguaje controlado, a partir de considerarse esto una debilidad
que aún persiste. Para dar repuesta a la siguiente problemática se plantea el
siguiente sistema de objetivos:
Objetivo General
Proponer
un vocabulario controlado, como herramienta de trabajo de alto valor agregado
que facilita la gestión de la información.
Objetivos específicos
·
Analizar
aspectos teóricos conceptuales acerca de los vocabularios controlados
·
Caracterizar
el procesamiento científico técnico en el l Archivo Histórico Provincial de
Villa Clara.
·
Proponer
una Lista de Encabezamiento de Materias para realizar el trabajo de descripción
archivística en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Novedad de la investigación
Se
pretende realizar el primer acercamiento a un sistema de lenguaje controlado para
el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Alcance de la
investigación
Se
pretende realizar la propuesta de lenguaje controlado teniendo en cuenta los
fondos procesados por la Norma ISAD
(G) en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Tipo de investigación
Cualitativa (descriptiva).
Métodos y técnicas.
El
método empírico, a través del Análisis documental clásico: se procede a la
recuperación, estudio y revisión de la bibliografía relacionada con la
temática, a fin de reunir la mayor cantidad de información que nos permita
Los
métodos teóricos empleados son:
·
Método Lógico Histórico: Con el fin de analizar los
principales postulados del tema.
·
Método
Sistémico: Aplicado para establecer los principales componentes de la Investigación y la
relación que hay entre ellos.
Desarrollo
1. Aspectos
teóricos conceptuales
1.1
Los vocabularios controlados.
Los
lenguajes documentales han existido, desde que existen documentos escritos,
como un método de clasificación,
almacenamiento, búsqueda y recuperación
de la información, por tanto desde Aristóteles (siglo IV a. C.) hasta las
grandes clasificaciones de finales del siglo XIX y las desarrolladas a lo largo de todo el siglo XX, la clasificación ha sido
el método de indización por excelencia. Alrededor de los años 60 surgen los
primeros tesauros y otras
formas de vocabulario controlado, lo que supuso una verdadera revolución en el
campo de la documentación y pocos años después, la utilización del lenguaje
natural y los ordenadores son avances
aún superiores. Los más recientes son la indización automática,
los sistemas expertos y los nuevos lenguajes
que aportan una estructura semántica a los documentos.
La
bibliografía consultada define el lenguaje o vocabulario controlado como las
“listas de términos con un significado concreto que facilitan la búsqueda y
recuperación de la información’’[1].
Forma parte del lenguaje documental, su objetivo es mejorar la consistencia,
legibilidad, traducibilidad y recuperación de información en documentos de
carácter técnico y se producen teniendo en cuenta ciertas restricciones en
cuanto a gramática, estilo y vocabulario.
Su manejo debe ser sencillo y debe preservar la riqueza informativa de los
documentos, evitando la ambigüedad. Ejemplos de vocabularios controlados son
los glosarios, diccionarios, tesauros.
Para el control del vocabulario nos valemos de la
indización que es una técnica del análisis documental para representar y
describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales
contenidos en ellos, con el fin de guiar al usuario en la recuperación de los
documentos que necesita. “La INDIZACIÓN es
parte del procesamiento, consiste en describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de
los conceptos contenidos en él. Facilita la recuperación de información para satisfacer su demanda. Durante este proceso se eligen aquellos términos más apropiados,
ya sea por materias, personas, instituciones o lugares. Para los archiveros,
son palabras que se vinculan al contenido del documento” [2] y se les conoce como descriptores o puntos de
acceso.
Los
vocabularios controlados tienen sus ventajas, dadas por sus funciones
fundamentales: tienden a reducir las ambigüedades semánticas, a mejorar la
consistencia en la representación de la materia y a facilitar la realización de
búsquedas amplias. La primera función se consigue diferenciando los distintos
significados de los homógrafos, la segunda mediante el control de los
sinónimos, y la tercera estableciendo
una estructura que una los términos relacionados semánticamente.
El
vocabulario controlado es más práctico que las listas de vocabularios libres
pues proporciona al usuario un punto de búsqueda, en vez de dos o más, y reduce
la posibilidad de que la búsqueda sea incompleta. Sin embargo, entre sus
desventajas tenemos que puede perderse alguna información.
Ya
en el mundo moderno se habla de los sistemas de organización del conocimiento,
se trata de mecanismos que sirven para
organizar la información, gestionarla y recuperarla ya sea fuera de la red o
dentro de ella. También se puede diseñar un sistema de organización propio,
basado bien en algún sistema normalizado ya establecido, o en un sistema hecho
a medida e, incluso, puede combinar varios de estos sistemas (por ejemplo,
utilizar la Clasificación Decimal Universal (CDU)
junto con un tesauro o utilizar un
esquema desarrollado para la
Intranet corporativa local). De forma general, se pueden
establecer 4 tipos principales de sistemas de organización del conocimiento:
·
Listas de términos: Ficheros de autoridades, glosarios, diccionarios, índices
·
Clasificaciones y categorías: Listas de encabezamientos de materia, Sistemas de clasificación,
Taxonomías, Categorías Temáticas
·
Listas
relacionadas: Tesauros:, Ontologías, redes semánticas
·
Mapas
de conocimiento.
1.1.1 Las
Listas de Encabezamientos de Materias.
Las
listas de encabezamientos de materia (LEM) son herramientas o método de
indización para el control del vocabulario de los lenguajes documentales.
Se
definen como “….
listas de términos controlados igual que los tesauros dispuestos en orden
alfabético, donde se muestran las relaciones que han contraído los conceptos
representados por tales términos, susceptibles de utilizarse en un índice,
catálogo o base de datos para la descripción característica de las materias” [3] con
la pretensión de eliminar o atenuar los riesgos derivados de la ambigüedad
inherente al lenguaje natural. Es un lenguaje precoordinado de estructura
asociativa o combinatoria que consiste en listas alfabéticas de palabras
capaces de representar los temas de los que trata un documento, eliminándose
con ello, la posibilidad de falsas combinaciones para dar precisión a la
indización. Así la caracterización temática lleva implícita la síntesis del
documento. Dicho con otras palabras: lo ideal es que un solo encabezamiento
represente el contenido de los documentos en su totalidad, en lugar de realizar
una selección más detallada de aquellos conceptos que sirvan para
expresárnoslo.
El
lenguaje de las LEM es un lenguaje sintético, exhaustivo que busca la captación
global del tema que trata el documento; es un lenguaje utilizado para la
indización de materias que no responden a una estructuración conceptual; son
coordinados para que las materias se puedan ensamblar con el fin de ofrecer
conceptos más específicos. Un ejemplo son las listas de encabezamientos de
Materias de la Biblioteca
del Congreso: Library of Congress Subject Headings (LCSH).
Las
listas se componen de encabezamientos y subencabezamientos, los encabezamientos
tienden a ser expresiones muy genéricas y no representan con precisión materias
complejas o específicas, ello se logra con la inclusión de subencabezamientos para
precisar la materia o delimitar su sentido. Se aplican con el fin de precoordinar
conceptos, lo cual facilita la recuperación, pero no se deben de usar en
exceso.
Es
de vital importancia que los encabezamientos reúnan ciertos requisitos, para
ello se han definido 5 principios:
·
Economía:
evitar dar a un documento demasiados encabezamientos; tres son suficientes. Si
el documento toca muchos temas específicos, se elige uno más genérico.
·
Especificidad:
el término escogido debe representar la materia correcta de la que trata el
documento. No deben asignarse a la vez dos epígrafes en la misma obra, uno
general y el otro específico. Es importante en este principio tener en cuenta
el nº de documentos de la colección.
·
Lingüístico:
los términos deben pertenecer al idioma habitual y respetar el orden natural de
las expresiones.
·
Uniformidad:
cada materia tiene que ser siempre denominada de la misma manera. Cuando se
produzca polisemia, será necesario precisar o eliminar la ambigüedad por medio
de un modificador del sentido del encabezamiento.
·
Uso:
las reglas deben establecerse en función de la institución y las necesidades
del usuario, dependiendo así la elección de la terminología.
El
control terminológico de los instrumentos de representación se logra a través
del establecimiento de relaciones entre términos, como el envío simple (v.,
Véase – remite al término aceptado) y la
explicación correlativa (con la simbología x que
representa, Usase por, que procede al término no aceptado) para el
control de sinónimos y equivalencias, o referencias de orientación (V. a.,
Véase además) que remiten a otros encabezamientos relacionados con el tema en
cuestión. El control terminológico permite reducir los problemas relacionados
con polisemia, sinonimia etc. para alcanzar un grado de homogeneidad aceptable,
es decir, permite establecer las relaciones
de equivalencias, jerarquías y asociaciones.
2.
El Grupo de Procesos Técnicos del
Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
El
Grupo de Procesos técnicos del Archivo Histórico Provincial (AHP) determinó en
su proyección estratégica, la confección de un lenguaje controlado ante la
necesidad de crear una herramienta de trabajo que facilite el desempeño de los
especialistas y técnicos durante la
descripción archivística. Esto beneficia a la institución con la
creación de una herramienta de alto valor agregado que permita, por un lado,
lograr una consistencia en el procesamiento científico técnico de fondos y
colecciones y por otro, un eficaz instrumento para la recuperación de la
información, lo que agilizará los plazos
de investigación de los usuarios que accedan a la Sala, teniendo en cuenta que la nueva concepción de
la normalización archivística necesita una mejor organización y descripción de
los documentos para el acercamiento a nuestro valioso acervo documental. Por otro lado, está en perfecta consonancia con el
diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad concebido en
nuestro Centro.
Hasta
el momento la institución contaba con un material impreso que contenía las
materias indizadas durante el procesamiento de las Actas Capitulares que
pertenecen al fondo Ayuntamiento de Santa Clara. Este material es el resultado de
la informatización de los primeros tomos de esta Actas, el mismo cuenta con deficiencias por ser la
primera experiencia en la aplicación de la
Norma ISAG G, por lo que nos planteamos una
redefinición de las materias seleccionadas y trabajar en la confección de un
vocabulario controlado que trate de lograr un acercamiento a lo que plantea la
bibliografía referente a la
normalización archivística y a los métodos actuales del tratamiento documental,
para lograr la recuperación de la información de la documentación que poseemos.
3. Propuesta de Lista de
Encabezamiento de Materia
La LEM que a continuación se propone tiene como
base los conceptos seleccionados para el descriptor de materia durante la
descripción de los fondos Ayuntamiento de Santa Clara (1690- hasta la primera
década del siglo XIX), Registro de la Propiedad (1870- 1880), Registro General de
Compañías Anónimas (1886-1980) y Anotadurías de Hipotecas (1749-1880). La misma
constituye, como ya se expresó un primer acercamiento a esta compleja tarea de
abordar los lenguajes documentales, por lo que su perfeccionamiento,
completamiento, actualización, así como su futura automatización, son acciones
indispensables para lograr que la institución cuente con un vocabulario
controlado del acervo documental, que sirva, tanto para el trabajo de
especialistas y técnicos, como para la prestación de servicios a usuarios.
3.1 Características
3.1.1 Forma de presentación:
Se
trata de una lista de encabezamientos que cuenta con un total de 327 entradas,
de las que 303 constituyen términos admitidos y 24 son referencias que conducen de un encabezamiento no admitido a otro
admitido o viceversa.
3.2 .1
Componentes de cada entrada
Aparece presentada en orden alfabético ubicando a la
derecha el control terminológico de aquellas que lo requieren, con el fin de
evitar ambigüedades semánticas y establecer las relaciones de jerarquía y asociación.
Ello se logra a través de la siguiente simbología entre los términos:
·
El envío simple (Véase) que remite al término
aceptado. Ej. Arbitrio, v. impuesto.
·
Explicación correlativa (x) que procede al término
aceptado. Ej. Impuesto x por arbitrio.
·
Control de sinónimos y equivalencias (véase además),
que remite a otros encabezamientos relacionados con el tema en cuestión, es
decir, cuando la relación es asociativa o, a su vez, jerárquica, ya sea por
términos más generales o específicos, entonces ésta es una referencia general.
Ej. Arrendamiento, v a alquileres,
asistencia social v. a beneficencia.
Cada encabezamiento admitido en mayúscula y marcado
en negrita, se presenta acompañado de los siguientes datos:
1. Notas que
explican o delimitan el concepto y/o aclaran su uso, en caso de que sea
necesario.
2. Las
relaciones semánticas, agrupadas y ordenadas alfabéticamente, que unen este
encabezamiento con otros, expresadas por las siguientes referencias:
x- relaciona términos no aceptados,
v. a – se
trata en realidad de una relación que puede ser jerárquica o asociativa, pero
en vez de remitir a otros términos uno por uno, lo hace en forma general
mediante una nota,
v.
– remite de un término no aceptado al término aceptado.
3. Este
conjunto de términos no aparece en todas las entradas, bien porque el propio
encabezamiento no lo requiera o bien porque en la dinámica de construcción
continuada no han sido todavía establecidos.
4. Los
términos no admitidos aparecen sin negrita con la referencia Véase, que envía
al encabezamiento aceptado. En ocasiones desde un término no admitido se
remite a más de un encabezamiento admitido con la simbología v,
seguida de los términos que se proponen como alternativa. Ej.
PADRONES
v CENSOS
Por otra
parte, los términos admitidos que aparecen en negrita con la referencia x,
relaciona términos no aceptados. También,
desde un encabezamiento admitido nos pueden remitir a más de un término no
admitido con la simbología correspondiente. Ej.
CENSOS
x AMILLARAMIENTO
PADRONES
REPARTIMIENTO VECINAL
3.3. Ordenación
La ordenación de los encabezamientos es alfabética
pura, no tiene por tanto en cuenta ni guiones, ni puntos, ni comas. A pesar de
que esta ordenación no es la tradicional en las distintas listas de
encabezamientos, se considera oportuno, no hacerla demasiado compleja por
tratarse de una primera experiencia en este sentido (Véase anexo).
Conclusiones
Los
vocabularios controlados se consideran como un conjunto limitado de términos
utilizados para representar los temas presentes en recursos de información, los
que están sujetos a algún tipo de estructura y se conectan a través de
referencias o relaciones de equivalencia, jerarquía y asociación semántica.
Ha
sido interés del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara en su proyección estratégica, lograr un
acercamiento a la normalización archivística y a los métodos actuales del
tratamiento documental.
La
propuesta de un vocabulario controlado por
el Grupo de Procesos Técnicos, constituye un primer acercamiento a la normalización de los términos en nuestra
Institución, para facilitar, tanto el trabajo técnico de los archiveros, como
el trabajo investigativo de los usuarios, al
facilitar la recuperación de los documentos de una manera más ágil y veraz.
El
perfeccionamiento, completamiento, actualización, así como su futura
automatización, son acciones indispensables para lograr que la institución
cuente un vocabulario controlado del acervo documental que atesora.
Bibliografía
·
Montero,
Yusef Hassan; Núñez Peña, Ana. Diseño de Arquitecturas de Información:
Descripción y Clasificación. (on
line).Disponible en : http://www.nosolousabilidad.com/articulos/descripcion_y_clasificacion.htm
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Tipología del lenguaje documental (on line).Disponible en: http://www.eubca.edu.uy/diccionario/letra_l.htm.
·
Barite, Mario. (2000) (on line).Disponible en: http//www.verbiclara.nireblog.com
·
Amores,
J. Gabriel. Sistemas de traducción automática (on line). Disponible en:
·
Salta,
Gerardo; Cravero, Saloj; Celso, Gabriela. Lista de encabezamientos de materia
de la Biblioteca
del Congreso de los Estados Unidos: características generales. Revista Cielo.(on line) Disponible en : http://www.scielo.cl/
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Diccionario
de la Lengua
Española. Madrid, 1947.GIL URDICIAIN, Blanca (2004): Manual
de Lenguajes Documentales. Gijón : TREA
·
VAN
SLYPE, Georges (1991): Los lenguajes de indización. Madrid: Fundación Germán
Sánchez Ruipérez.
Anexo
Lista de Encabezamiento
de Materias.
A
ABASTO
v
ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES
ABOGACÍA
v. a ABOGADOS
ACADEMIAS
v. a ARTES Y OFICIOS
ESCUELAS
ACREDITACIONES
ACREEDORES: que tiene acción o derecho a pedir el
cumplimiento de alguna obligación.
ACUEDUCTOS
ADJUDICACIONES: declarar que alguna cosa corresponde a
una persona o conferírsela en satisfacción de algún derecho.
ADULTERIO
AGRADECIMIENTOS
AGRICULTURA
AGRIMENSURA
AGRESIONES
v .a DESORDENES PUBLICOS
ASALTOS
ALCALDES
ALCALDIAS
v. a AYUNTAMIENTOS
CABILDOS
ALIMENTOS
v. a COMERCIOS
VITUALLAS
x
ABASTO
ALQUILERES
v. a ARRENDAMIENTO
ALMACENES
ALUMBRADO PUBLICO
AMILLARAMIENTO
v CENSOS
ANIMALES
ANUNCIOS
APELACIONES
x RECURSO DE ALZADA
APICULTURA
ARANCELES: tarifa oficial que determina los
derechos que se han de pagar en varios ramos como ferrocarriles, aduanas, etc.
v. a
IMPUESTOS
ARBITRIOS
v. IMPUESTOS
ARMAMENTO
ARQUITECTURA
x CONSTRUCCIONES
v. a EDIFICIOS
CONTRUCCION
OBRAS PÚBLICAS
ARRENDAMIENTO: contrato por el cual se arrienda,
precio en se arrienda.
v. a ALQUILERES
ARTES Y OFICIOS
v. a ACADEMIAS
ESCUELAS
ASALTOS
v. a AGRESIONES
DESORDENES PUBLICOS
ASEGURACIONES
ASEGURAMIENTO
x ABASTO
v. a
VITUALLAS
COMERCIOS
VIVERES
ASILOS
v. a ASISTENCIA
SOCIAL
ASISTENCIA SOCIAL
x BENEFICENCIA
ASOCIACIONES
v. a CLUBES
SOCIEDADES
AVALES
AYUNTAMIENTOS
v. a CABILDOS
ALCALDÍAS
AZÚCARES
B
BAUTIZOS
BEBIDAS
BENEFICENCIA
v ASISTENCIA
SOCIAL
BIENES
v. a BIENES
MUEBLES
BIENES INMUEBLES
BIENES de PROPIOS
BIENECHURÏAS
BOMBEROS
BONOS: tarjeta a modo de vale que se da de
limosna para quien lo recibe lo canjeé por comestible u otros artículos de
primera necesidad y a veces por dinero
v. a DINERO
C
CAFE
CAMINOS
v. VIAS
PÚBLICAS
CARCÉLES
CARGOS
CASAS
v.
VIVIENDAS
CAUDALES: hacienda, bienes de cualquier especie
y más comúnmente dinero
v. a DINERO
BONOS
CAUSAS JUDICIALES: referente a condenas establecidas por
delitos cometidos.
CEDULAS
PERSONALES: documento oficial que expresa el nombre, profesión domicilio y
demás circunstancia de cada vecino.
v. DOCUMENTOS de IDENTIDAD
CEMENTERIOS
CENSOS
x
AMILLARAMIENTO
PADRONES
REPARTIMIENTO VECINAL
CEREMONIAS
CESANTIAS
v. a DESTITUCIONES
CESIONES Y TRASPASOS
CLASES SOCIALES
v. a ESCLAVITUD
CLUBES
v. a ASOCIACIONES
COLGADIZOS
v VIVIENDAS
COMADRONAS
COMBUSTIBLES
COMERCIO
v. a COMERCIO LÍCITO
COMERCIO ILICITO
COMERCIO MARITIMO
COMERCIANTES
COMERCIOS: tienda o establecimiento comercial.
x
ABASTO
v. a ESTABLECIMIENTOS
COMERCIALES
COMPAÑIAS DE
VOLUNTARIOS
v EJERCITOS
TROPAS
COMPRAVENTAS
COMUNICACIONES: úsese para referirse a correos,
telégrafos, teléfonos.
CONDECORACIONES
CONDOLENCIAS
CONGRATULACIONES: acción de felicitar a alguien
CONSEJOS DE GUERRA
CONTABILIDAD
v. a PRESUPUESTO
GASTOS
INGRESOS
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL
CONTRATOS
CONVENIOS
CORRALES
v. a TIERRAS
CRÉDITOS
CURAS
v. a PARRACOS
CUSTODIA
X TUTORES
X CURADORES
v. a. TUTORIA
de MENORES
D
DANNIFICADOS
DANOS
v. a PERJUICIOS
DEBITOS
v. a DEUDAS
DECORACIONES
DEFUNCIONES
DELITOS
DEMOLICIONES
DENUNCIAS
DEPORTES
DESALOJOS
DESASTRES NATURALES
v. a HURACANES
DESORDENES PUBLICOS
v. a ASALTOS
AGRESIONES
DESTITUCIONES
v. a CESANTIAS
DEUDAS
v. a DEBITOS
Nota: La lista continúa hasta la última
letra del alfabeto
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