Título: «INTEGRACIÓN DE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO E INFORMACIÓN DE
GOBIERNO».
Autor: MSc. Félix Miguel García Pérez.
Introducción.-
El mundo que conocemos actualmente es resultado de sucesivos
procesos de cambios y transformaciones, que han llegado y repercutido de forma
diferente en todos los sectores de la sociedad. Ante esta situación, y
particularmente en las organizaciones destinadas a la producción y
administración de los bienes y servicios, para el uso y satisfacción de la
población, la gestión administrativa se ha orientado a desplegar su quehacer en
un ambiente de control, sobre todos los procesos que garantizan el cumplimiento
de sus funciones y de los resultados esperados. Este interés no es suficiente
para impedir la aparición de eventos no deseados y discordantes, que siempre
afectan a la organización y que muestran la necesidad de que los que ejercen la
dirección se enfoquen, orienten, profundicen y dominen el conocimiento sobre el
control interno, abarcador de todas las actividades que se llevan a cabo en la
institución.
El
control interno, como sistema integrador, en interacción con el sistema de
gestión documental asegura su mejor funcionamiento al contar con documentos
claros, precisos y de calidad como evidencias del cumplimiento de la misión de
la organización. Sin embargo, la
implementación de ambos sistemas no se encuentra al mismo nivel de prioridad
dentro de la institución. Una adecuada rendición de cuentas mejora la
confianza de los ciudadanos en las organizaciones, y les permite, a través del
conocimiento de los resultados alcanzados, la participación activa y el control
social, lo cual viabiliza mejorar la gestión de lo público. La calidad y
oportunidad de la información garantiza la transparencia en el ejercicio de la
rendición de cuentas. Tanto los elementos del control interno como de la
gestión documental, están presentes en todos los procesos y actividades que
garantizan el funcionamiento y mejora continua de la organización. El mejor
funcionamiento del sistema de control interno soportado por una adecuada
gestión de los documentos que constituyen fuentes de información y evidencias,
sin dudas incide en la disminución del desvío y mal uso de los recursos
asignados a las entidades públicas. La implementación de ambos sistemas, en
interrelación, forma parte de la lucha contra la corrupción y las ilegalidades
en las organizaciones.
La implementación del control interno en las organizaciones se
eleva a un papel irrefutable y decisivo, no solo por la identificación de los
descontroles, las negligencias existentes y las indisciplinas cometidas, sino
por la posibilidad de entrenarse en la identificación de las causas y
condiciones que los facilitan, en la forma de evitar las violaciones de lo
regulado y en la aplicación de medidas para la supresión de los mismos.
También para las organizaciones es una necesidad insoslayable
contar con un sistema de gestión documental, para el adecuado tratamiento a los
documentos de archivo que generan y que les reporta importantes beneficios,
relacionados con el establecimiento de políticas y normas, la asignación de
responsabilidades y competencias, la fijación y promulgación de procedimientos
y directrices, la prestación de servicios vinculados con su gestión y uso, el
diseño, la implementación y administración de sistemas especializados, y la
integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los
procesos.
El Archivo Nacional de la República de Cuba, ha añadido en los
objetivos para su aplicación en el Sistema Nacional de Archivos habilitar,
dentro de la disciplina archivística, la concertación de la relación entre la
Gestión Documental y el Sistema de Control Interno, lo que en la práctica
significa asociar en el desarrollo de los procesos y métodos de trabajo, lo
establecido en el Decreto Ley No.265/09 «Del Sistema Nacional de Archivos», y
la Resolución No.60/11 «Normas del Sistema de Control interno», bajo un enfoque
integrador de utilidad para las administraciones.
La idea central de este trabajo está encaminada a mostrar, como el
establecimiento y consolidación del sistema institucional de archivos en las
organizaciones, contribuye a las buenas prácticas en el ejercicio del control
interno, enlazando la interrelación y complementación o apoyo entre ambos
sistemas con el ejercicio de información de gobierno.
El empleo de métodos de análisis documental, análisis-síntesis y
revisión bibliográfica, permitieron abordar el estudio teórico de las fuentes
de información, y analizar el comportamiento del objeto de estudio para llegar
a las consideraciones finales.
Desarrollo.-
El Decreto Ley No.265 de abril de 2009, resultado del «Programa
para la conservación de la memoria histórica de la nación», define el Sistema
Nacional de Archivos de la República de Cuba como: «El mecanismo de integración y promoción de la cultura de la gestión
documental, que tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las
instituciones o dependencias que lo conforman, para una mayor eficacia en su
gestión y en la preservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana. A
partir de la aplicación de principios, normas y métodos comunes»,
y establece las pautas para realizar la gestión documental en todas las
organizaciones del país, a las que corresponde crear, implantar, reglamentar su
sistema institucional de archivos e instaurar el control de los documentos,
desde su creación a través del ciclo vital de los mismos, para garantizar su
utilización y acceso en la toma de decisiones, en cualquier nivel de dirección
de las múltiples actividades, y para la investigación como una posibilidad en
el transcurso del tiempo.
La gestión documental, según el propio Decreto Ley 265 se precisa
como «un conjunto de principios,
métodos y procedimientos encaminados a lograr la planificación, manejo y
organización de los documentos generados y recibidos por las organizaciones,
desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su
utilización y conservación». Por otro lado, la Norma ISO
15489 «Información y documentación. Gestión de documentos», establece que «La gestión documental consiste en controlar
de manera eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento,
utilización y disposición de los documentos».
Todas las instituciones cubanas desarrollan, gestionan y aplican
procesos comunes en su proceder administrativo referidos a la actividad de
dirección, la planificación, la organización, el control, las regulaciones
internas, los recursos humanos, la economía, la información, etc. y por
consiguiente, como resultado de dicha gestión, se generan documentos que
perduran en el tiempo. Para todas las entidades, el documento de archivo debe
ser el identificado por su definición en el Decreto Ley 265 como «aquel
en el que se refleja el testimonio material de un hecho o acto, realizado por
persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y, que por su valor
administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o
cultural, debe ser objeto de conservación». Bajo esta concepción, se
considera que el documento archivístico funciona como instrumento, evidencia,
demostración, testimonio o prueba palpable de la actuación o transacciones de
las administraciones y la sociedad en su conjunto.
Según la Resolución No. 60/11, emitida por la Contraloría General
de la República de Cuba, con el objetivo de establecer normas y principios
básicos del Sistema de Control Interno, el Control Interno se define como el «proceso
integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido
a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y
el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y
procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y
externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos
institucionales y una adecuada rendición de cuentas». También
plantea que los órganos, organismos, organizaciones y entidades al diseñar e
implementar el sistema de control interno, en toda su estructura administrativa
hasta la base, tienen en cuenta el cumplimiento de los principios básicos de:
legalidad, objetividad, probidad administrativa, división de funciones,
fijación de responsabilidades, cargo, descargo y autocontrol; con las
características generales de que sea: integral, flexible y razonable.
El «Sistema de Información de Gobierno», Decreto – Ley 281 / 2011,
se define como «el conjunto integrado de sistema informativos del país, que interactúan
para satisfacer las necesidades informativas relacionadas con los objetivos y
planes del Gobierno». De aquí se establece la misión de «gestionar
la información relevante para el Gobierno, garantizando a través de los
sistemas que lo integran su generación, obtención, procesamiento,
almacenamiento, búsqueda y recuperación, así como su diseminación, uso y
descarte» Como «información relevante» se entiende al «conjunto
de datos imprescindibles para la dirección en todos los niveles. Como
principio, se genera en forma regular y periódica, definiéndose de antemano los
procedimientos, atribuciones y obligaciones relacionadas con su gestión».
Los principios que rigen este sistema quedan establecidos de la siguiente
manera: La calidad de la información que se gestiona y, en particular, su relevancia,
oportunidad y veracidad; la responsabilidad de los jefes de las entidades con
respecto a la gestión de la información relevante que se gestiona; el registro
solo una vez de la información relevante, posibilitando además su verificación;
y, la integración armónica de sus diversos sistemas integrantes. Para ello, se
sustentan un grupo de premisas que pueden concentrarse así: Existencia de un
sistema de infocomunicaciones que garantice el intercambio informativo entre
sus integrantes; establecimiento de las funciones relacionadas con la gestión
de información y el desarrollo de los correspondientes sistemas; existencia de
una adecuada disciplina informativa que garantice el cumplimiento de lo
establecido para el Sistema; y, establecimiento de procedimientos efectivos
para auditar la información relevante registrada.
Dentro
de las «Proyecciones para el período 2019 - 2030», se establece la necesidad de
que todos los cuadros y funcionarios del país conozcan sus obligaciones
legales relacionadas con la conservación y gestión de la documentación que
generan y en correspondencia con el PLAN NACIONAL DE DESARROLLO ECONÓMICO Y
SOCIAL (PNDES), los postulados de la Constitución, los Lineamientos aprobados
en el VII Congreso del PCC, así como los Objetivos de Desarrollo Sostenible
(ODS).
Postulados
de la Constitución:
ü ARTÍCULO 53. Todas las
personas tienen derecho a solicitar y recibir del Estado información veraz,
objetiva y oportuna, y a acceder a la que se genere en los órganos del Estado y
entidades, conforme a las regulaciones establecidas.
ü ARTÍCULO 90. El ejercicio de
los derechos y libertades previstos en esta Constitución implican
responsabilidades. Son deberes de los ciudadanos cubanos, además de los otros
establecidos en esta Constitución y las leyes: k) proteger el patrimonio
cultural e histórico del país.
ü ARTÍCULO 97. Se reconoce el
derecho de toda persona de acceder a sus datos personales en registros,
archivos u otras bases de dato de información de carácter público, así como a
interesar su no divulgación y obtener su debida corrección, rectificación,
modificación, actualización o cancelación.
El
uso y tratamiento de estos datos se realiza de conformidad con lo establecido
en la ley.
El
«Plan nacional de desarrollo económico y socialista hasta 2030», establece como
eje estratégico el gobierno socialista, eficaz, eficiente y de integración
social del proyecto. Como lineamiento de trabajo está: «Fortalecer el control interno, promover y exigir la transparencia de la
gestión pública y la proyección de los derechos del ciudadano y consolidar las
acciones de prevención. Avanzar en la creación del Sistema de Información de
Gobierno y Transformar el sistema de registros públicos» Entre sus metas se
proyecta: «Propiciar que en el año 2019todos
los organismos de la Administración Pública, implementen un Sistema de Gestión
Documental y Archivo en correspondencia con los Sistemas de Control Interno, de
Calidad y el Sistema de Información de Gobierno.»
La
corrupción es vista como un proceso
donde se manifiesta la falta de
transparencia, una pérdida o debilitamiento de valores morales, la ausencia de estímulos, dispersión y
desactualización normativa, un escasa o nula sistematicidad en los procesos
institucionales y debilidades en los sistemas procedimentales, organizacionales
y de control. La corrupción administrativa expresa a través de fisuras en la gestión y control de los
documentos, manifestándose con ello: desconocimiento de la presencia y estado físico de la documentación,
desactualización de los instrumentos de registro y control de expedientes en
trámites, descontrol en la
entrada y salida de los documentos a las áreas de trabajo, carencia de medidas
de seguridad en el cierre y sellado de depósitos u oficinas y condiciones que propician el hurto de
expedientes administrativos. La falta de transparencia se identifica como un problema que afecta la
competitividad de las naciones, pues la falta de transparencia refleja la
corrupción que se presenta en las organizaciones tanto públicas como privadas. El
buen gobierno es un sistema de
gestión establecido por el que las empresas son regidas, administradas y
controladas con garantías suficientes. Confirma la existencia de políticas,
estrategias y controles orientados a la
consecución de los objetivos y garantizar que las empresas utilicen sus recursos
de una manera eficaz con el fin de garantizar la integridad de sus activos y la
eficacia de sus procesos para generar la confianza de sus clientes y de los
posibles inversionistas y atraer capitales estables, a largo plazo. Aquí se definen
los objetivos de la empresa, los derechos y obligaciones de los distintos
elementos empresariales, se asignan responsabilidades en la toma de decisiones
y las estructuras y medios necesarios para definir los objetivos.
La
gestión documental es un proceso que
permite analizar, difundir
y controlar sistemáticamente la
información registrada, recibida,
creada y utilizada
por una organización
en correspondencia con su misión, objetivos y procesos. «[…] área de
gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación,
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos
los procesos para incorporar y mantener, en forma de
documentos, la información
y prueba de las
actividades y operaciones
de la organización.»[1] Los objetivos que percibe son: apoyar
procesos y tareas con carga documental, gestionar la información de manera
oportuna, procesar documentos de manera automática, garantizar la transparencia
y conocimiento de la organización, crear flujos de trabajo para garantizar la
seguridad, reducir costos y aumentar la productividad. Entre los aportes de la «gestión documental» a
controles, auditorías y supervisiones, se encuentra establecer mediante reuniones de trabajo mantenidas por las
diferentes áreas junto con el departamento responsable del seguimiento de las
regulaciones, ya sean
aquellas fijadas por los
departamentos de calidad o las específicas del sector. Las herramientas de gestión documental proporcionan un
entorno de trabajo
virtual que ahorra una
gran cantidad de tiempo y material que las personas que deben seguirlos, sepan
de su existencia y cuenten con acceso
a los mismos. La posibilidad de disponer de una fuente
de información centralizada (repositorio), donde la documentación se
encuentre actualizada y accesible abre la puerta, cuando menos, a que las
personas vinculadas sepan de su existencia y tengan acceso a la in formación
relacionada. La posibilidad de informar de
manera automática a los
encargados de la puesta al día de la documentación, desde su
publicación inicial hasta su posterior actualización, permite
cubrir el objetivo de que las personas
vinculadas sepan de la documentación, así como de la vigencia de la
misma.
DOCUMENTOS
QUE INCIDEN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL:
Ø Decreto Ley No.
265/09. «Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba».
Ø Decreto Ley
281/11. «Del Sistema de información del Gobierno».
Ø
Resolución
No. 60/11. «Normas para el Sistema de
control interno».
DECRETO-LEY
No. 265. «DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE LA REPUBLICA DE CUBA»
ARTÍCULO 1: Este Decreto-Ley
establece las disposiciones generales para la protección del Patrimonio
Documental de la Nación, así como las normas y principios que rigen la Gestión
Documental en el territorio nacional.
Se
definen como funciones, de la gestión documental, las siguientes:
Identificar y clasificar toda la información producida; diseñar los flujos de
la documentación/información; liberar las oficinas de documentación de menor
consulta; definir responsabilidades administrativas en la creación, veracidad y
conservación de la documentación/información; proveer a los sistemas de control
interno, gestión de la calidad y de gestión de la información de toda la
documentación veraz e íntegra que necesite para la elaboración del «Plan de
Prevención de Riesgos», la «Guía de Autocontrol», y los «Procedimientos,
Instrucciones Técnicas, Inventario de la Información Relevante, etc.; establecer
la política en cuanto al Sistema de Gestión Documental y al Sistema
Institucional de Archivos; y, garantizar el traspaso de la documentación como
parte de la entrega del cargo de dirigentes y funcionarios.
Los
gestores documentales han de pasar del rol pasivo de «preservar la
información que se genera en los procesos», al rol activo de «participar
en la mejora y racionalización de los procesos». Los gestores documentales mejoran
la productividad de la entidad posibilitando la recuperación y
reutilización del contenido para facilitar la creación de nuevos productos y
servicios.
En los procesos de rendición de cuentas, debe
tenerse en cuenta lo siguiente: la necesidad de
transparentar las acciones y decisiones en la gestión pública; el ejercicio
obligatorio que transparenta la gestión
de la organización; el proceso
deliberado e intencional de diálogo entre autoridades y ciudadanía; el proceso facilitador de acciones de participación
ciudadana, control social y control vertical; el mecanismo de incremento de
legitimidad, credibilidad y confianza; y el aporte de beneficios y oportunidades a la
gestión pública,
que se puede ver afectada por diferentes causas.
Es usual que las organizaciones rindan cuenta sobre: los resultados
de su gestión; la observancia de sus
obligaciones legales; el avance del cumplimiento de su misión o encargo estatal;
el cumplimiento de políticas, planes, programas y proyectos; el cumplimiento de
los objetivos y el plan estratégico de la entidad; el cumplimiento de los
planes anuales; la ejecución del presupuesto institucional (aprobado y
ejecutado); la contratación de obras y servicios; el cumplimiento de recomendaciones
de los órganos superiores; y otros temas que sean de transcendencia para el
interés colectivo.
En cuanto a la transparencia, debe precisarse
en las cuestiones siguientes: percibir claramente la realidad de los hechos; se constituye en un instrumento
fiable que impulsa la rendición de cuentas; mejora las cualidades de la
información (verificable, fiable, accesible, completa, creíble,
oportuna y de calidad); es una herramienta que conduce a
la evaluación de la eficacia de la gestión; ayuda para descubrir posibles casos
de corrupción y disuadir de la práctica del engaño; contribuye a generar mayor
legitimidad, credibilidad y confianza; y, es un valor público por su influencia
en la actuación del buen gobierno y el interés de cumplir los objetivos
organizacionales.
Capital importancia tienen los documentos:
q Estratégica: dirección y toma de decisiones.
q Operativa: servicios, gestión y control de
recursos.
q Reglamentaria: cumplimiento, protección y apoyo legal.
q Responsabilidad: rendición de cuentas, gobernabilidad.
q Gestión de riesgos: seguridad, imagen pública, planificación.
q Éticas: transparencia,
confianza, expectativas.
q
Memoria
corporativa: captura y reutilización del conocimiento.
La gestión documental es un conjunto de operaciones que permiten lograr
economía, eficiencia y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y destino
final de los documentos.
Desarrolla un proceso de implicación en
la ejecución y perfeccionamiento de los procesos y actividades de la
organización. Los documentos y la información que contienen son ineludibles
para una eficaz, eficiente y económica gestión administrativa. Constituyen
fuentes de información y pruebas. Proporcionan evidencias objetivas, criterio
ordenado y sistemático para gestionar, proteger, preservar, utilizar y
recuperar los documentos. La ausencia de un sistema de gestión de documentos
genera riesgos. Estos se concentran en: falta de evidencias del actuar en
correspondencia con las normas y reglas establecidas; falta de habilidades para
encontrar información crítica para el desarrollo de los objetivos; pérdida de
la posibilidad de probar el patrimonio, los derechos y las obligaciones;
dificultades para reconocer quién sabe y qué sabe en la organización; falta de
habilidad para identificar en la información qué actuaciones pueden ser
incriminadas y relacionadas con casos de corrupción; incapacidad para demostrar
que las políticas y procedimientos que regulan el funcionamiento de la
organización fueron claramente acatados; falta de criterio técnico del archivero,
en cuanto a organización y conservación; desconocimiento de la tipología
documental; envío indiscriminado de documentos al archivo; y, pérdida de
documentos.
El «Sistema de Control Interno» constituye la base
común de integración de cualquier otro sistema. Estimula el apego a las normas
y su cumplimiento para un desempeño superior. Fomenta el orden, disciplina,
exigencia, valores y cultura corporativa de control y prevención. Cumple, entre
sus principios básicos, con la legalidad, objetividad y la probidad
administrativa. Está conformado por cinco (5) componentes [Ambiente de Control;
Gestión y Prevención de Riesgos; Actividades de Control; Información y
Comunicación; y, Supervisión y Monitoreo.], que están estructurados en
diecinueve (19) normas, que interactúan
entre sí, evidenciados en los documentos que se generan. Facilita, con la
integración del sistema de gestión documental, el testimonio para demostrar la
ejecución de la gestión administrativa. Los principios básicos del Sistema de Control Interno son: Legalidad; objetividad;
probidad administrativa; división de funciones; fijación de responsabilidades;
cargo y descargo; y, autocontrol. Sus características
generales son: Integral, flexible y razonable.
El «Sistema de
Gestión de Calidad» se
caracteriza por la gestión sistemática de la interacción e interrelación entre
los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Tiende a lograr eficiencia en la relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados. La eficacia se expresa en el grado en que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. En se asume
la efectividad como medida del impacto de la gestión, tanto en el logro de
los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles. Los principios de gestión
de calidad son: enfoque de procesos; participación del personal; liderazgo;
enfoque al cliente; gestión de las relaciones; toma de decisiones basadas en la
evidencia; y, mejora continua.
«Mejora
continua - Ciclo PHVA»: Todos los requisitos son
genéricos y están destinados a todas las organizaciones, independientemente de
su tipo, tamaño y del producto que entregan. La gestión de los procesos y del sistema como un todo se logra con la
aplicación de la metodología «Planificar-Hacer-Verificar-Actuar» (PHVA), con énfasis general en el pensamiento basado
en el riesgo para prevenir resultados no deseados.
Relación Gestión
Documental y Gestión de la Calidad:
·
Procesos: conjunto de
actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. En la
metodología para la gestión documental enfocada en procesos, estos tienen que
ver con los mapas de producción documental que se construyen a partir de los
mapas de procesos.
·
Procedimiento: Forma
específica para llevar a cabo un proceso. Es recomendable que los procesos
definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
·
Registro: documento que
presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas. En la metodología para la gestión documental enfocada en
procesos, correspondería a
las “Guías para la gestión
documental y archivo”, manuales donde
quedan consignadas la
producción documental, más las
reglas para su administración y tratamiento.
La
Gestión Documental y el enfoque de procesos poseen una relación directa y
coherente, al buscar el mejoramiento continuo y su capacidad de proporcionar
productos y/o servicios que respondan a la dinámica actual de la
administración. Las normas ISO para la Calidad establecen los criterios y
estándares medibles que permiten implementar un Sistema de Gestión de la
Calidad total, con especial referencia a la necesidad de acometer un sistema
de gestión eficiente de la información.
Información: Es habitual que
se confunda este término con dato. Los datos están constituidos por los
registros de los hechos, acontecimientos transacciones, etc. Son números,
letras, símbolos, imágenes y sonidos, que describen objetos, condiciones o
situaciones. La información, de forma contraria a los datos, implica que los
datos están procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para
el receptor de los mismos.
Desde
la Ciencia de la Información se asumen algunas representaciones físicas que dan
origen a los sistemas de información: los archivos con los manuscritos y
documentos administrativos, las bibliotecas con libros y revistas, los sistemas
automatizados con bits, los museos con diversos objetos. La información
que contienen esos documentos es lo que se organiza en el sistema. Un Sistema de Información es
cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar,
manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para
satisfacer una necesidad de información. En teoría de sistemas, un sistema de
información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas,
máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión
y diseminación de datos que representa información para el usuario.
Sistema
de Información: conjunto
de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una
organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,
visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos. [2]
Características
del Sistema de Información:
·
Entropía: Es la tendencia que los sistemas tienen
al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para
un aumento de la aleatoriedad. La entropía está asociada al desorden.
·
Sinergia: es la integración de sistemas que
conforman un nuevo objeto. Acción de coordinación de dos o más causas
(elementos) cuyo efecto es superior a la suma de efectos individuales. La
sinergia tiene como prerrequisito la integración y ésta debe ser antecedida por
la afinidad de las partes, pues la integración sólo es posible si existe
afinidad.
Sistema de
Información Documental (SID): la recuperación de información está
relacionada con la representación del conocimiento registrado en documentos, con la representación de
las necesidades de información de los usuarios del sistema y con el desarrollo
de una función capaz de comparar ambas, así como seleccionar los documentos más relevantes para solucionar la
necesidad de información. Es un
sistema que acepta como entrada
documentos cognitivos y necesidades
de información, y que produce como salida personas informadas. Como
sistema de información que es, en su interior tiene lugar un proceso de
estructuración de las entradas en salidas, que consiste en una doble función de descripción y comparación.
Parámetros:
1-Acepta
como entrada documentos cognitivos y necesidades de información.
2-
Genera personas informadas como salida.
3-
Su proceso de transformación se identifica con un subsistema de recuperación de información capaz de representar
documentos y necesidades de información, comparar ambos y generar, como
resultado, documentos probabilísticamente relevantes, de tal manera que su
consulta permita la satisfacción de las necesidades de información expresada
por los usuarios del sistema.
ü Debería
transferir siempre la dosis precisa de información que se necesitara, ni más ni
menos.
ü Debería
presentar la información en un
lenguaje que el usuario final maneje y comprenda.
ü Que brinde información pertinente para la toma de decisiones.
ü Que ofrezca la
información en el soporte que
indique el usuario, y sin que deba incurrir a altos costes monetarios (o mejor
aún, que sea gratis).
ü El sistema
debería transferir la información en un
tiempo corto de respuesta.
ü Debería entregar la información en el lugar
que deseara el usuario (por ejemplo, la oficina o el domicilio particular).
Conclusiones.-
- Los documentos aportan conocimiento organizativo.
Son el soporte de la organización. Vía esencial para capturar el conocimiento
tácito de las personas y ponerlo en circulación mediante el conocimiento
compartido de las personas.
- Las buenas prácticas en Gestión Documental
proporcionan una visión global, basadas en los procesos, definen políticas, y
establecen directrices y prácticas de gestión.
- Sería conveniente que se generalizara para la
administración pública y dentro del ámbito de la gestión de la información y el
conocimiento.
- Implementar una Gestión Documental con enfoque a
los procesos permite concretar y definir el valor de la información, los
indicadores de calidad de la misma, lo que aportan a las organizaciones y
demostrar cómo constituyen un factor de éxito para el desarrollo de los
procesos de negocios.
Anexos.-
Gestión
de la Información Administrativa – Gestión de Documentos Administrativos –
Gestión Documental – Documentos
estructurados.
Fuentes: Metodología DIRKS, ISO 15489.
Information and documentation – Records
management.
Fuente: Moscoso,
Purificación. 2002. Sistemas de información documental: concepto, modelo,
estructura y organización. En López Yepes, José, coord. Manual de ciencias de
la documentación. Madrid: Pirámide. p. 519-536.
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