El Servicio de Referencia en el Archivo.

Lic. Maily Acosta Pujol

Especialista Principal  Grupo SIA

En el diseño y planificación de un servicio de referencia archivístico, ya sea digital o tradicional, hay que tener en cuenta un sin número de elementos financieros,  materiales y humanos; así como a los usuarios a los cuales este estará dirigido y cuya satisfacción será la meta principal a alcanzar.

Hay que tener en cuenta también la forma en que se va a organizar, presentar y brindar la información del servicio. Es de vital importancia que la información del servicio se  presente de manera sencilla y práctica para que al usuario no le sea difícil entenderla y trabajar con ella. Se debe definir la tecnología a utilizar,  espacio donde se presentará el servicio, el costo de producción y mantenimiento, etc. Todos esos elementos a puntualizar se deben analizar en un orden jerárquico pues no todos poseen la misma importancia aunque ninguno debe descuidarse.

En conclusión lo más importante para el servicio  es pensar en el usuario ya que es el objetivo central de su creación y darle participación en el diseño e implementación, para garantizar  el éxito y pertinencia del servicio. 

Definición

El servicio de referencia consiste en suministrar datos breves compilados para dar respuesta a cualquier demanda: Puede darse en forma oral o en un documento escrito y toma como base las categorías de usuarios a quienes se destina el mismo.

Las referencias pueden ser:

Referencia inmediata

Búsqueda específica

Información factográfica

Bibliográficas

Reseñas

 Diseminación selectiva de la información

Objetivo del servicio: El Servicio de Referencia en los archivos tiene como finalidad informar a los usuarios la naturaleza de los documentos conservados en cada archivo, sobre el o los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones.

El referencista tiene la misión de promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias, gabinetes pedagógicos, convenios con instituciones docentes etc.

Garantizar el aseguramiento informativo actualizado a las diferentes categorías de usuarios por medio de la entrega de datos que satisfagan las solicitudes informativas.

Cabe entonces delimitar las actividades básicas que pueden desarrollarse en el seno del servicio de referencia. Así, se erige en una división operativa dentro del esquema del archivo, donde se acoge al usuario, se le identifica, se le suministra información (tanto formal como informal, interna y externa sobre las áreas de su interés), se le orienta en sus búsquedas de información a través de los instrumentos de descripción y también se observa su comportamiento y la posibilidad de crear instrumentos de acceso temático unidos a las tradicionales herramientas de recuperación.

Los estudios de usuarios, el análisis de los modos de acceso, así como la capacidad profesional para dirigir con éxito el cúmulo de demandas de información recibidas en un archivo, son tareas que guían la senda del trabajo de referencia archivístico. El establecimiento de los objetivos marcados por el servicio de referencia debe estar acompañado del conocimiento previo necesario sobre la tipología de usuarios que van a servirse del trabajo desarrollado en dicho servicio. Conocerla opinión y las expectativas del usuario con relación a la implantación de un servicio de información y referencia puede servir de gran ayuda para determinar sus objetivos y actividades. Hacer partícipe al usuario de las ventajas y mejoras que el servicio de referencia puede representar para su investigación debe ser considerado un paso previo esencial. Esta labor informativa cumple un doble objetivo: ofertar el servicio, dar a conocer sus excelencias y, a la vez, conocer la disposición favorable o no del usuario a colaborar con el servicio de referencia, que utilizará la valiosa información provista por el usuario en forma de sugerencias, preguntas y cuantos aspectos se deriven de la entrevista de referencia y del acceso cotidiano al archivo. Para ello es básico determinar los objetivos del servicio, las actividades puestas en marcha, las personas que van a responsabilizarse del servicio y los recursos necesarios para ponerlo en funcionamiento.

Resultados del servicio: entrega de datos específicos, lista de referencias o paquete informativo con documentos  localizados en fondos y colecciones, mediante la entrega directa al usuario, por teléfono o correo electrónico. El tiempo estimado para la satisfacción del servicio oscilará entre 3 y 5 días.

En suma, se trata de hacer accesible la documentación custodiada en el archivo, orientar al usuario sobre los servicios ofertados y servir como nexo de unión entre la riqueza y complejidad documental y las inquietudes derivadas y surgidas en el transcurso de una investigación con fuentes de archivo. La secuencia de pasos dados por todo investigador que accede por vez primera al archivo puede ilustrar este proceso.

Recursos de Información: El servicio cuenta con recursos informacionales tales como las obras de referencia que contiene la institución,  fondos y colecciones documentales originales,  publicaciones seriadas y otras fuentes como pueden ser las personales es decir experto que pueden dar respuesta a determinadas preguntas.

Recursos Humanos: El servicio es atendido preferiblemente por los especialistas del área de información  pues son los que contienen más dominio y conocimiento sobre las fuentes de información que trabaja la institución, y mayor influencia sobre los profesionales en las diferentes áreas de trabajo de la institución que puedan contribuir con sus conocimientos.

 Recursos Tecnológicos: Los recursos tecnológicos con los que cuenta el servicio en estos momentos son, teléfono, computadora e impresora.

Promoción: la promoción del mismo se realizará por los especialistas que trabajaran con el servicio mediante un espacio que será establecido en el centro para la divulgación  de dicho servicio.