Autor: José Enrique Borroto Domínguez
Palabra
claves: decreto ley 265, gestión documental, sistema nacional de archivo
Introducción
El 5 de mayo del año 2009 la Gaceta Oficial
publicaba el Decreto-Ley 265 que el mes anterior había sido aprobado por el
Consejo de Estado de la República de Cuba. Dicho documento legal, bajo el
nombre de “Del Sistema
Nacional
de Archivos
de la República
de Cuba”, derogaba el 221 que desde 2001 regía la
actividad archivística en el territorio nacional. La actual normativa expone en
su segundo “por cuanto” la necesidad de
actualización que requería por el desarrollo de la archivística contemporánea y
con la finalidad de conservar la memoria histórica de la nación para lo cual el
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos se hacía indispensable.
El presente trabajo
se propone describir los aspectos más significativos de dicho decreto-ley que
lo convierten en un peldaño superior en las disposiciones jurídicas que en
materia de archivística se han aprobado en la Isla.
Desarrollo
El patrimonio documental en Cuba
se ha visto amparado por un cuerpo jurídico que va desde las ordenanzas,
cédulas y órdenes coloniales hasta los últimos decretos–leyes revolucionarios;
esto no justifica la unidad de intereses
en cada etapa ni tampoco su adecuada atención.
La Metrópoli fue
atinada, por el interés económico de controlar sus posesiones de ultramar, en
la conservación y control de la documentación producida en estas. Ya en 1559 Rey Don Felipe II emitía Ordenanzas
que
estipulaban “tratar bien los libros y demás papeles y que se hiciera un inventario de los pertenecientes a la Contaduría” (1)
estipulaban “tratar bien los libros y demás papeles y que se hiciera un inventario de los pertenecientes a la Contaduría” (1)
Marisol Mesa y Reinaldo Ramos ofrecen
en su trabajo “Pasado y presente de la legislación archivística cubana: un estudio a
partir de su correspondencia con los principios del Consejo Internacional de
Archivos” una sintética pero enjundiosa panorámica de las disposiciones
aprobadas por la metrópoli y apuntan que:
“El siglo XIX se caracterizó en cuanto a
legislación por los intentos de reunir en uno solo los archivos que se hallaban
disgregados en todas las oficinas de la Isla. Tanto en los años 1812, 1813,
1815, 1816, 1820, 1830 a 1832 y finales de siglo se suceden disposiciones
dirigidas a la consecución de ese propósito, y no solo se reglamentó en lo
relativo al ordenamiento y conservación de los papeles sino también en lo
concerniente a las exigencias que implicaba el puesto de archivero: "... y es necesario se le asigne un
oficial joven de buena disposición y de conocimientos no vulgares, tanto en los
idiomas, como en las humanidades y primeros elementos de las ciencias, de genio
dócil y aplicado, que pueda ordenar con él el archivo consular..." (2)
En el
período de Ocupación Militar Norteamericana, desde 1898 hasta 1902 aparecen
tres órdenes que denotan de igual manera la preocupación por la papelería
generada. Estas fueron la Orden No. 167 de 1899 que disponía la creación de la plaza en el Departamento de Estado y Gobernación de Director
y Conservador de Archivo y establecía sus funciones; la Orden No.40 de 1900 que
ordenaba conservar y clasificar los documentos del Archivo General y la No. 74
del propio año que autorizaba a los encargados de oficinas públicas y archivos
para tener en estos locales las armas necesarias para la protección de los
fondos.
Durante el período republicano, los años que
mediaron entre 1902 y la creación del Archivo Nacional en 1940 están
favorecidos por decretos y leyes que resolvían problemáticas muy puntuales que
se venían afrontando con el recién nombrado por el Decreto 386 de 1904, Archivo
Nacional en sustitución de su antigua denominación.
Sin duda alguna la ley No. 6 del 7 de mayo de 1942
es en el periodo un texto muy importante,
pues declaraba de utilidad pública y Patrimonio Nacional los documentos del
Archivo, prohibía su destrucción. También calificaba como delito la destrucción
de documentos, concedía derecho de tanteo al Archivo Nacional y prohibía la
salida del país de los documentos.
Con el
triunfo revolucionario, la legislación en materia de archivos ha tenido tres
documentos hitos para la preservación de la papelería generada: la ley No. 714 de enero de 1960 que regulaba el
funcionamiento orgánico del Archivo Nacional; el Decreto-ley No. 221 “De los
Archivos de la República de Cuba” de agosto de
2001 que establecía las normas y principios de la actividad archivística
en el territorio nacional, creaba el
Sistema Nacional de Archivos (SNA) definía las funciones y atribuciones de las
instituciones que integran el SNA, instituía el Fondo Estatal de Archivos (FEA)
y su registro, facultaba al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para proponer,
dirigir y controlar la política en materia de archivos, así como para coordinar
la organización y el funcionamiento del SNA, el FEA y su registro
correspondiente; por último, el actual Decreto-ley No. 265 de abril de 2009
“Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba” como una
actualización en correspondencia con el desarrollo social y de la disciplina
archivística contemporánea, que debe garantizar la protección del patrimonio
documental de la nación y establecer las normas y principios que deben regir la
gestión documental en el territorio nacional.
El actual decreto-ley se propone la protección de documentos que
constituyen la memoria histórica cubana a través del fortalecimiento del SNA y
la aplicación normalizada de los principios de la disciplina que asegura la
organización, control y acceso a la documentación administrativa e histórica
del país.
Para ello declara al SNA como el mecanismo de
integración y de promoción de la cultura de la gestión documental, dispone la
obligación de los archivos de velar por la integridad de los documentos bajo su
custodia y de los dirigentes y funcionarios de las instituciones estatales del
traspaso de la documentación resultante de su gestión como parte del plan de
entrega del cargo.
Define además los tipos de archivos y precisa
las funciones de los nacionales, provinciales y municipales. Abunda en el modo
de proceder con el Fondo Estatal de Archivo y su registro, la constitución y las funciones de las comisiones de
valoración documental, la depuración de documentos y las fuentes de
completamiento.
Aparecen también nueve definiciones de términos,
en correspondencia con el manejo internacional que se hace actualmente en el área
de la archivística. Con respecto a su antecesor, en este se reajusta el
concepto de “archivo”, eliminándose la parte que hacía referencia al archivo
como inmueble. Se precisan las clasificaciones de los diferentes archivos a considerar
en el país; de igual manera se procede con la definición de documento” y se
sustituye la de “patrimonio histórico” por “patrimonio documental de la nación.
Pero es la definición de “gestión documental”
la que se incorpora en dicho texto para darle al mismo la contemporaneidad necesaria;
no porque sea reciente, pues desde mediados del siglo XX, años 40 en
Norteamérica, el record management había hecho ya su aparición, (3) sino porque
vertebra toda la labor archivística en correspondencia con lo más avanzado de
esta ciencia a nivel mundial. En ella se
precisa que es el:
“Conjunto
de principios, métodos y procedimientos tendientes a la planificación, manejo y
organización de los documentos generados
y recibidos por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con
el objetivo de facilitar su utilización
y conservación (4)
Primeramente,
es una apoyatura científica indispensable para concebir y desarrollar el proceso que va desde la creación del
documento en las oficinas hasta su permanencia
definitiva en los archivos históricos; es decir, tienen en cuenta la
teoría de las edades de los documentos y los valores que adquieren en cada una
de ellas, pues estos van transitando
desde su nacimiento hasta que son eliminados o conservados por su valor
histórico, informativo y cultural. Esto
explica la importancia que se presta en este texto jurídico al SNA.
Además su corpus
establece los aspectos necesarios para lograr una adecuada conservación de
la memoria histórica de Cuba: la creación de la Comisión Nacional de Valoración
Documental y las Comisiones Centrales de Valoración Documental en las
entidades, presididas por el máximo directivo de estas o por un designado por
él. También la posibilidad de crear tantas comisiones sea necesaria para
garantizar la exitosa función de la gestión documental. Todas ellas encargadas
de la valoración y depuración adecuadas de la documentación.
Otro aspecto lo constituyen las disposiciones
sobre el Fondo Estatal de Archivo y su registro como mecanismo de localización,
control y preservación de la documentación más valiosa de la nación en todo el
país. A lo anterior se adicionan con precisión las fuentes de completamiento de
los archivos, delimitando bien cuáles corresponden a cada órgano, organismo u
organización.
En su parte final la definición destaca el propósito de dicho
proceso: utilizar y conservar la documentación de lo cual se infiere que la
generalidad del concepto involucra a todas las fases del tratamiento documental
cuestión esta que le otorga una incuestionable operacionalidad y se coloca definitivamente
a tono con los fines establecidos por la UNESCO en su Programa de Preservación
de la Memoria Histórica del Mundo.
Notas
y referencias
1. Mesa, Marisol
y Reinaldo Ramos. “Pasado
y presente de la legislación archivística cubana: un estudio a partir de su
correspondencia con los principios del Consejo Internacional de Archivos” p. 3.
(material en soporte digital)
2.
Ïdem p. 4
3.
Cantillo Torres, Irima. Sistema de gestión integral de
documentos para empresas de la construcción del territorio de Camagüey. Tesis doctoral, Universidad de Granada y
Universidad de La Habana, 2010. P. 36 (material en soporte digital)
4.
Cuba. Leyes, decretos, leyes, etc. Decreto Ley No. 265 de
2009. Del sistema nacional
de archivos
de la República
de Cuba. En: Gaceta Oficial de la
República de Cuba, 2009. p. 2
Bibliografía:
Barceló Hidalgo, Mayre. El sistema
archivístico institucional y su relación con la teoría del ciclo de vida y las
edades del documento de archivo. Matanzas : Centro
de Información Científico-Técnica, Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos. (material en soporte
digital)
Cantillo
Torres, Irima. Sistema de gestión integral de documentos para empresas de la
construcción del territorio de Camagüey.
Tesis doctoral, Universidad de Granada y Universidad de La Habana, 2010.
(material en soporte digital)
Cuba.
Leyes, decretos, leyes, etc. Decreto Ley No. 265 de 2009. Del sistema nacional de archivos de la República
de Cuba. En: Gaceta Oficial de la República de Cuba,
2009. p. 2
Mesa, Marisol y
Reinaldo Ramos. “Pasado y presente de
la legislación archivística cubana: un estudio a partir de su correspondencia
con los principios del Consejo Internacional de Archivos” (material en soporte
digital)
Ponjuan Dante, Gloria. Gestión
documental, gestión de información y gestión del conocimiento: evolución y
sinergias. Comunicación preliminar. (material en soporte digital)
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