martes, 5 de junio de 2018

Decreto-Ley 265 de 2009: por una cultura de la gestión documental en Cuba


Autor: José Enrique Borroto Domínguez

Palabra claves: decreto ley 265, gestión documental, sistema nacional de archivo

Introducción

El  5 de mayo del año 2009 la Gaceta Oficial publicaba el Decreto-Ley 265 que el mes anterior había sido aprobado por el Consejo de Estado de la República de Cuba. Dicho documento legal, bajo el nombre de “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba”, derogaba el 221 que desde 2001 regía la actividad archivística en el territorio nacional. La actual normativa expone en su segundo  “por cuanto” la necesidad de actualización que requería por el desarrollo de la archivística contemporánea y con la finalidad de conservar la memoria histórica de la nación para lo cual el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos se hacía indispensable.
El presente trabajo se propone describir los aspectos más significativos de dicho decreto-ley que lo convierten en un peldaño superior en las disposiciones jurídicas que en materia de archivística se han aprobado en la Isla.
Desarrollo
El patrimonio documental en Cuba se ha visto amparado por un cuerpo jurídico que va desde las ordenanzas, cédulas y órdenes coloniales hasta los últimos decretos–leyes revolucionarios; esto no justifica la  unidad de intereses en cada etapa ni tampoco su adecuada atención.
La Metrópoli fue atinada, por el interés económico de controlar sus posesiones de ultramar, en la conservación y control de la documentación producida en estas. Ya en 1559 Rey Don Felipe II emitía Ordenanzas que
estipulaban  “tratar bien los libros y demás papeles y que se hiciera un inventario de los pertenecientes a la Contaduría” (1)

Marisol Mesa y Reinaldo Ramos ofrecen en su trabajo “Pasado y presente de la legislación archivística cubana: un estudio a partir de su correspondencia con los principios del Consejo Internacional de Archivos” una sintética pero enjundiosa panorámica de las disposiciones aprobadas por la metrópoli y apuntan que:

El siglo XIX se caracterizó en cuanto a legislación por los intentos de reunir en uno solo los archivos que se hallaban disgregados en todas las oficinas de la Isla. Tanto en los años 1812, 1813, 1815, 1816, 1820, 1830 a 1832 y finales de siglo se suceden disposiciones dirigidas a la consecución de ese propósito, y no solo se reglamentó en lo relativo al ordenamiento y conservación de los papeles sino también en lo concerniente a las exigencias que implicaba el puesto de archivero: "... y es necesario se le asigne un oficial joven de buena disposición y de conocimientos no vulgares, tanto en los idiomas, como en las humanidades y primeros elementos de las ciencias, de genio dócil y aplicado, que pueda ordenar con él el archivo consular..." (2)
En el período de Ocupación Militar Norteamericana, desde 1898 hasta 1902 aparecen tres órdenes que denotan de igual manera la preocupación por la papelería generada. Estas fueron la Orden No. 167 de 1899 que disponía la creación de la plaza en el Departamento de Estado y Gobernación de Director y Conservador de Archivo y establecía sus funciones; la Orden No.40 de 1900 que ordenaba conservar y clasificar los documentos del Archivo General y la No. 74 del propio año que autorizaba a los encargados de oficinas públicas y archivos para tener en estos locales las armas necesarias para la protección de los fondos.
Durante el período republicano, los años que mediaron entre 1902 y la creación del Archivo Nacional en 1940 están favorecidos por decretos y leyes que resolvían problemáticas muy puntuales que se venían afrontando con el recién nombrado por el Decreto 386 de 1904, Archivo Nacional en sustitución de su antigua denominación. 

Sin duda alguna la ley No. 6 del 7 de mayo de 1942 es en el periodo  un texto muy importante, pues declaraba de utilidad pública y Patrimonio Nacional los documentos del Archivo, prohibía su destrucción. También calificaba como delito la destrucción de documentos, concedía derecho de tanteo al Archivo Nacional y prohibía la salida del país de los documentos.

Con  el triunfo revolucionario, la legislación en materia de archivos ha tenido tres documentos hitos para la preservación de la papelería generada: la  ley No. 714 de enero de 1960 que regulaba el funcionamiento orgánico del Archivo Nacional; el Decreto-ley No. 221 “De los Archivos de la República de Cuba” de agosto de  2001 que establecía las normas y principios de la actividad archivística en el territorio nacional,  creaba el Sistema Nacional de Archivos (SNA) definía las funciones y atribuciones de las instituciones que integran el SNA, instituía el Fondo Estatal de Archivos (FEA) y su registro, facultaba al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para proponer, dirigir y controlar la política en materia de archivos, así como para coordinar la organización y el funcionamiento del SNA, el FEA y su registro correspondiente; por último, el actual Decreto-ley No. 265 de abril de 2009 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba” como una actualización en correspondencia con el desarrollo social y de la disciplina archivística contemporánea, que debe garantizar la protección del patrimonio documental de la nación y establecer las normas y principios que deben regir la gestión documental en el territorio nacional.

El actual decreto-ley  se propone la protección de documentos que constituyen la memoria histórica cubana a través del fortalecimiento del SNA y la aplicación normalizada de los principios de la disciplina que asegura la organización, control y acceso a la documentación administrativa e histórica del país.

Para ello declara al SNA como el mecanismo de integración y de promoción de la cultura de la gestión documental, dispone la obligación de los archivos de velar por la integridad de los documentos bajo su custodia y de los dirigentes y funcionarios de las instituciones estatales del traspaso de la documentación resultante de su gestión como parte del plan de entrega del cargo. 

Define además los tipos de archivos y precisa las funciones de los nacionales, provinciales y municipales. Abunda en el modo de proceder con el Fondo Estatal de Archivo y su registro, la constitución  y las funciones de las comisiones de valoración documental, la depuración de documentos y las fuentes de completamiento.

Aparecen también nueve definiciones de términos, en correspondencia con el manejo internacional que se hace actualmente en el área de la archivística. Con respecto a su antecesor, en este se reajusta el concepto de “archivo”, eliminándose la parte que hacía referencia al archivo como inmueble. Se precisan las clasificaciones de los diferentes archivos a considerar en el país; de igual manera se procede con la definición de documento” y se sustituye la de “patrimonio histórico” por “patrimonio documental de la nación.

Pero es la definición de “gestión documental” la que se incorpora en dicho texto para darle al mismo la contemporaneidad necesaria; no porque sea reciente, pues desde mediados del siglo XX, años 40 en Norteamérica, el  record management había hecho ya su aparición, (3) sino porque vertebra toda la labor archivística en correspondencia con lo más avanzado de esta ciencia a nivel mundial. En ella  se precisa que es  el:

“Conjunto de principios, métodos y procedimientos tendientes a la planificación, manejo y organización  de los documentos generados y recibidos por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su  utilización y conservación (4)
Primeramente, es una apoyatura científica indispensable para concebir y desarrollar el  proceso que va desde la creación del documento en las oficinas hasta su permanencia  definitiva en los archivos históricos; es decir, tienen en cuenta la teoría de las edades de los documentos y los valores que adquieren en cada una de ellas, pues estos van  transitando desde su nacimiento hasta que son eliminados o conservados por su valor histórico, informativo y cultural.  Esto explica la importancia que se presta en este texto jurídico al SNA.       

Además su corpus establece los aspectos necesarios para lograr una adecuada conservación de la memoria histórica de Cuba: la creación de la Comisión Nacional de Valoración Documental y las Comisiones Centrales de Valoración Documental en las entidades, presididas por el máximo directivo de estas o por un designado por él. También la posibilidad de crear tantas comisiones sea necesaria para garantizar la exitosa función de la gestión documental. Todas ellas encargadas de la valoración y depuración adecuadas de la documentación. 

Otro aspecto lo constituyen las disposiciones sobre el Fondo Estatal de Archivo y su registro como mecanismo de localización, control y preservación de la documentación más valiosa de la nación en todo el país. A lo anterior se adicionan con precisión las fuentes de completamiento de los archivos, delimitando bien cuáles corresponden a cada órgano, organismo u organización.

En su parte final  la definición destaca el propósito de dicho proceso: utilizar y conservar la documentación de lo cual se infiere que la generalidad del concepto involucra a todas las fases del tratamiento documental cuestión esta que le otorga una incuestionable operacionalidad y se coloca definitivamente a tono con los fines establecidos por la UNESCO en su Programa de Preservación de la Memoria Histórica del Mundo.

Notas y referencias
1.       Mesa, Marisol y Reinaldo Ramos.  Pasado y presente de la legislación archivística cubana: un estudio a partir de su correspondencia con los principios del Consejo Internacional de Archivos” p. 3. (material en soporte digital)
2.       Ïdem p. 4
3.       Cantillo Torres, Irima. Sistema de gestión integral de documentos para empresas de la construcción del territorio de Camagüey.  Tesis doctoral, Universidad de Granada y Universidad de La Habana, 2010. P. 36 (material en soporte digital)
4.       Cuba. Leyes, decretos, leyes, etc. Decreto Ley No. 265 de 2009. Del sistema nacional de archivos de la República de Cuba. En: Gaceta Oficial de la República de Cuba, 2009. p. 2
   
Bibliografía:
Barceló Hidalgo, Mayre. El sistema archivístico institucional y su relación con la teoría del ciclo de vida y las edades del documento de archivo.  Matanzas : Centro de Información Científico-Técnica, Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos. (material en soporte digital)
Cantillo Torres, Irima. Sistema de gestión integral de documentos para empresas de la construcción del territorio de Camagüey.  Tesis doctoral, Universidad de Granada y Universidad de La Habana, 2010. (material en soporte digital)
Cuba. Leyes, decretos, leyes, etc. Decreto Ley No. 265 de 2009. Del sistema nacional de archivos de la República de Cuba. En: Gaceta Oficial de la República de Cuba, 2009. p. 2
Mesa, Marisol y Reinaldo Ramos.  Pasado y presente de la legislación archivística cubana: un estudio a partir de su correspondencia con los principios del Consejo Internacional de Archivos” (material en soporte digital)

Ponjuan Dante, Gloria.  Gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento: evolución y sinergias. Comunicación preliminar. (material en soporte digital)




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