Autora: MSc. Yoleidys Manso Ríos.
Especialista en Servicios
Archivísticos.
Archivo Histórico Provincial Villa Clara.
Email:
yoleidysm@ahp.vcl.cu
Teléfono: 42202097
Resumen.
Una buena gestión empresarial permite
desarrollar todas las áreas de la empresa, creando una ventaja competitiva
sostenible en el tiempo que resulta muy difícil replicar a los competidores.
Cuando la diferencia se marca, no solo en la tecnología, los productos o los
medios disponibles, sino en la actitud de las personas, en el saber-hacer, y el
empeño en todo lo que se hace, el camino a la excelencia se abre. Mantener
organizada y conservada la documentación empresarial constituye un reto en la
actualidad, por lo que es necesario aplicar un conjunto de acciones que
contribuyan a ello. El presente trabajo tiene como objetivo Elaborar una
propuesta metodológica para preservar el patrimonio empresarial.
Contiene las diferentes etapas a
desarrollar que van desde el diagnóstico detallado de los locales y los
riesgos, hasta las acciones previsoras que permitirán mantener la integridad
física de los documentos.
Además se muestran los resultados de
su aplicación en la Empresa de Tabaco Torcido.
Introducción.
La gestión empresarial en su actividad
buscará mejorar la productividad y la competitividad de una empresa o de un
negocio, y así poder marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, por lo
que hay que trabajar en ello de forma permanente.
La gestión empresarial no solo debe
ocuparse de las tareas del día a día, sino que tiene que enfocarse en el futuro
a mediano y largo plazo de la organización, potenciando la innovación,
articulando un sistema de vigilancia competitiva y trasladando a través de la
cultura de la organización los valores y principios que la sustentan a todas
las personas del equipo, y a colaboradores, proveedores y clientes.
Una buena gestión empresarial permite
desarrollar todas las áreas de la empresa, creando una ventaja competitiva
sostenible en el tiempo que resulta muy difícil replicar a los competidores.
Cuando la diferencia se marca, no solo en la tecnología, los productos o los
medios disponibles, sino en la actitud de las personas, en el saber-hacer, y el
empeño en todo lo que se hace, el camino a la excelencia se abre.
En las empresas y organizaciones se
suele invertir dinero y tiempo en reformar las instalaciones, en mejorar la
atención al cliente, en comprar equipos de última generación, en atención y
formación del capital humano…, pero existe un gran olvido y este es tan
importante como todos los anteriores se trata de la conservación de los
documentos, pues estos se generan en el quehacer diario y evidencian datos
precisos que forman parte del sistema de información que permite conocer la
empresa en el mercado nacional e internacional.
El Decreto Ley 265 en Cuba, establece
las disposiciones generales para la protección del Patrimonio Documental de la
Nación, así como las normas y principios que rigen la Gestión Documental en el
Territorio Nacional.
Partiendo de este decreto se organiza,
en las Empresas, los documentos que se generan para su conservación en los
Archivos de Gestión y Centrales.
En visitas efectuadas se detecta que
los gestores empresariales no poseen una metodología adecuada que permita la
conservación de los documentos que generan los sujetos productores, por tal
razón proponemos como objetivo del siguiente trabajo: Elaborar una propuesta
metodológica para preservar el patrimonio empresarial.
Desarrollo
Generalmente cualquier organización
por más poderosa, económicamente estable, que cuente con toda la documentación
debidamente establecida, puede asegurar que no tendrá problemas a lo largo de
su existencia; por eso es necesario que se anticipe, prepare, responda y se
adapte a las modificaciones que se le deben hacer a la organización para
sobrevivir y prosperar.
Organizar el Archivo de Gestión o el
Central conllevaría a preservar la información de gran utilidad para la
Empresa, y para el país, pues constituye un caudal de conocimientos para las
presentes y futuras generaciones. El sistema de información correctamente
gestionado posibilita a la empresa darse a conocer en el mercado internacional.
Permite además, administrar los
documentos de todo tipo, recibidos y creados, facilitar la recuperación de
información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que no tiene valor archivísticos, entre otros.
La Organización de un Archivo de
gestión comienza con un análisis general
de la situación actual de los documentos que tiene la organización, con
la finalidad diseñar el archivo de gestión, acorde a las características y a
las funciones de cada oficina, para garantizar que los procesos se lleven a
cabo bajo condiciones controladas.
Este
análisis se lleva
a cabo mediante
contacto directo con los directivos de la empresa y a través de reuniones
con las direcciones
departamentales hasta obtener una
visión global de la situación actual de la empresa y condiciones reales de las
oficinas, para lo cual es necesario un conjunto de tareas que a continuación se
detallan.
·
Definición
de los tipos documentales en que se plasman las funciones de la organización;
·
Revisión de
los documentos de
forma general para conocer cuáles son afines a las
funciones que se desarrollan en la organización;
·
Elaboración
del cuadro de clasificación;
·
Definición
de las series documentales;
·
Determinación
de los plazos de transferencias de los documentos a los diferentes archivos del
sistema;
·
Definición
el nivel de acceso a los documentos;
·
Gestión
y control de expedientes;
·
Normalización
de formularios;
·
Racionalización
de los procedimientos;
·
Definición de
las políticas de
conservación, eliminación,
almacenamiento de la documentación en cualquier soporte;
·
Determinación
de los depósitos de almacenamiento de la documentación;
·
Definición de
los criterios de
organización de la
documentación y pautas
para su control
y recuperación;
·
Elaboración de
un informe que
recoja los requerimientos necesarios para el archivo de
gestión por cada una de las oficinas implicadas.
No solo se pude hablar de tener
organizada la documentación empresarial, es necesario además, aplicar acciones
que contribuyan a mantener su integridad física, por ello es necesario aplicar
una correcta metodología que guie el trabajo de los gestores, pues muchos de
los que desempeñan este cargo no son graduados de carreras afines a la archivística.
La metodología consta de diversas
etapas que van desde el Diagnóstico de los factores de deterioro, hasta las
acciones previsoras que posibilitan impedir, minimizar o retardar el daño a la
documentación.
Desarrollo de la metodología:
1.
Diagnosticar
las condiciones de la empresa y del local designado para Archivo de Gestión o
Archivo Central es la base fundamental para el desarrollo y efectividad de las
acciones a implementar.
Se debe
caracterizar las edificaciones o locales teniendo en cuenta estado
constructivo, mobiliario, instalaciones eléctricas, hidráulicas –sanitarias.
2.
Identificar
los factores intrínsecos y extrínsecos que puedan afectar la integridad física
de los materiales documentales.
Factores
extrínsecos (Factores
externos): Medio ambientales, bióticos, antropogénicos y desastre.
Factores
intrínsecos (Factores
internos).
Ø
Factores
externos.
·
Factores
medio-ambientales.
-
Humedad.
-
Temperatura
-
Iluminación
(natural o artificial)
-
Contaminantes
atmosféricos.
·
Factores
Bióticos.
El Biodeterioro es producido por
agentes bióticos (roedores, insectos, y microorganismos), su mayor incidencia
está en las zonas donde las condiciones ambientales permiten el desarrollo de
plagas y microorganismos.
Los microorganismos, fundamentalmente
los hongos causan grandes daños, pues actúan generalmente en sinergia con otros
factores como la temperatura y la humedad, además son capaces de producir
grandes cantidades de esporas que se diseminan con facilidad y contaminan otras áreas y documentos.
·
Factores
Antropológicos.
Este factor es de gran importancia ya
que en el centro se presta servicio a la población y en el mismo se involucran
todos los daños que aporta el hombre durante el proceso de manipulación y
almacenamiento de la documentación, ocasionando roturas, fragmentación,
dobleces hasta deterioro de tipo físico-químico, que se manifiesta con manchas,
oxidación y acidificación de los materiales.
Ø
Factores
Internos.
Son aquellos que tienen que ver con la
fabricación del material, son intrínsecos de su elaboración, ya que durante la
fabricación del papel se introducen una serie de materiales que pueden
beneficiar o no su duración.
3.
Estado
de conservación de la documentación. Se describe cantidad de documentos por
series documentales y afectaciones que presentan.
4.
Utilización
de nuevos soportes. Si hay documentos digitalizados o copias en soportes
digitales.
5.
Sistema
contra incendios. Si hay presencia de extintores y convenio con los bomberos
para caso de emergencia.
6.
Análisis
de los factores de deterioro por local (Riesgos)
7.
Actuaciones
previsoras. (Ejemplos)
Objetivos
|
Acciones
|
F.cumplimient
|
Resp.
|
1-Dotar a la obra de las condiciones
ambientales más afines a sus exigencias de permanencia y durabilidad
|
Mantener
vigilancia de las grietas de las paredes y techo para evitar la humedad.
|
Semanal
|
Todos
los trabajadores
|
Abrir
las puertas y ventanas de los locales, con problemas ventilación y de
humedad, esto debe hacerse en horario de no incidencia directa de la luz
solar.
|
Todos
los días
|
||
Realizar
inspecciones periódicas con el fin de detectar situaciones de deterioro, así
como los agentes que las causan
|
Mensual
|
||
Señalizar
en la sala de consulta y demás áreas aquellos aspectos que deterioran el
ambiente cotidiano del documento como fumar, ingerir alimentos, entre otros.
|
Anual
|
||
2-Impedir el uso indiscriminado, cuando las
condiciones materiales, físicas y funcionales, de la obra están muy mermadas.
|
Restricción del uso de la documentación dañada.
|
Diario
|
|
Obtener y ofrecer la oportuna réplica, copia o
facsímil, que satisfaga el estudio y la contemplación, sin provocar dudas
acerca de su no originalidad.
|
Diario
|
||
3-Realizar acciones de conservación, restauración,
encuadernación y digitalización a la documentación.
|
Conservación
a …….tales documentos o series documentales
Digitalizar…..
|
Diario
|
Generalmente cualquier organización por más poderosa, económicamente estable, que cuente con toda la documentación debidamente establecida, puede asegurar que no tendrá problemas a lo largo de su existencia; por eso es de vital importancia superar los retos que se le presenten y contar para ello con trabajadores comprometidos.
Resultados:
Esta metodología fue aplicada en la
Empresa Tabaco Torcido Villa Clara,
En una primera visita se detectaron
deficiencias como: estiba inadecuada de documentos, falta de señalización,
presencia de objetos metálicos, dobleces, suciedad, presencia de insectos, y
sobre todas las cosas carecían de un Plan de conservación de la documentación
atesorada. Al implementar la metodología para elaborar un plan de conservación
de la documentación se identificaron diversos riesgos y se aplicaron acciones
que permitieron minimizar, retardar o eliminar los daños para preservar la
documentación.
Los resultados fueron satisfactorios, ello le ha
permitido tener en funcionamiento su Archivo Central. A continuación se
muestran imágenes  |
| Antes de aplicada. |
 | ||||||
| Después de aplicada |
Conclusiones
Ø
La
aplicación de la metodología para preservar el patrimonio documental empresarial
es de gran importancia para constituir una Empresa Competitiva.
Ø
La
gestión de una empresa es óptima cuando los trabajadores y los directivos
influyen directamente en el éxito y cuando se comprometen a cambiar y
actualizar sus procesos.
Bibliografía.
2.
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especiales y del aire de los depósitos donde éstos se almacenan. Editado en
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contra catástrofes en Países de clima tropical. Archivo Nacional
3.
Decreto
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8.
Resolución
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9.
Vaillant,
M. y Valentín, N. 1999. Principios básicos de la conservación documental y
causas de su deterioro. Editado en el Instituto de Patrimonio Histórico
Español. Ministerio de Educación y Cultura. Madrid, pp. 1157
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