El Archivo y su introducción en los Medios Sociales.

 Autora: Maily Acosta Pujol

Cumplir con las tareas que imponen la transparencia y el acceso a la información pública conlleva al desarrollo y modernización de los archivos, los cuales constituyen sin lugar a duda la base fundamental del patrimonio documental de la nación. En la actualidad todo  el movimiento de información se realiza fundamentalmente a través de los medios sociales que posibilitan sin lugar a dudas el desarrollo y la visibilidad de estas instituciones,  es por ello que se impone la realización de una comunicación efectiva a través de una estrategia que contenga en si un plan de marketing para los servicios en los archivos históricos que se sustente a través de dichos medios sociales.

Factores por lo que los Archivos deben estar en los Medios Sociales

-       Rápida difusión del mensaje.

-       Comunicación bidireccional.

-       Cercanía entre organizaciones y usuarios.

-       Marketing y promoción.

Pero además hay una serie de factores que hay que tener en cuenta:

-       Acceso a la información en tiempo real.

-       Retroalimentación: conocer opiniones y ver que hacen otros.

-       Atención y servicio al usuario.

-       Socialización.

-       Fidelización del usuario.

-       Cercanía y atención personalizada.

-       Compartir y difundir: conocimiento, información y promoción.

-       Dinamización, interacción y participación.

-       Colaboración en la puesta en marcha de servicios.

-       Búsqueda de nuevos usuarios.

-       Imagen y reputación.

-       Visibilidad y posicionamiento para llegar lo más lejos posible.

-       Sencillez y gratuidad. Atendiendo siempre tiempo y recursos.

Posibles utilidades de los Medios Sociales en los Archivos

(Blogs) (Twitter) (Facebook)

-       Creación de Blogs institucionales.

-    Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos, tendencias de actualidad en el sector.

-       Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio cercano con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y actualidad.

-       Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo, tratar de ver que temas les interesan más para ser tratados posteriormente en los blogs.

-       Analizar fondos y servicios que se ofrecen desde el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de ellos.

-       Difusión de resultados de actividades, estadísticas del archivo y del sector y cualquier caso que se considere de éxito dentro del archivo.

-       Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post, videos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de las que se les invita a participar en el blog. Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo texto si no mostrar videos, imágenes, presentaciones que hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.

-       Hacer mención a documentos destacados contenidos en los fondos del archivo.

-       Realizar encuestas de opinión a usuarios para saber intereses y opiniones sobre el servicio.

-       Dar difusión del resto de los medios sociales con los cuales se interactúa.