Autora: Ing. Lourdes López Díaz.
Especialista en Conservación
Restauración.
Los Archivos
además de ser una de las fuentes de información primordial para
preservar nuestra historia, los archivos también son la base que hace posible
la aplicación de un sistema de gestión documental, incidiendo en todos
los procesos relacionados con los documentos desde que éstos se conciben hasta
que se eliminan o se decide conservarlos permanentemente.
El patrimonio documental constituye una herencia
fundamental de nuestra cultura y de nuestra memoria histórica que hay que
transmitir en las mejores condiciones a las generaciones futuras. Los archivos
históricos son los centros encargados de tratar, conservar y difundir
este patrimonio
Las herramientas digitales
llegan a ofrecer una verdadera solución para la restauración, normalización o
estilizado de los documentos. El
conocimiento y los contenidos educativos y culturales se producen y distribuyen
cada vez más a través de formatos y medios digitales. Hoy, el patrimonio de los
países puede ser preservado, compartido, consultado y reutilizado a través de
plataformas digitales que tienden al acceso libre y gratuito del conocimiento.
Al mismo tiempo, estas plataformas ofrecen nuevas formas de visualización,
investigación y difusión de las expresiones culturales.
PREGUNTÉMONOS
¿Qué es un
archivo digital?
Los ARCHIVOS
DIGITALES: Un archivo digital, también denominado Fichero, es una
unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser
utilizada por aplicaciones de la computadora.
Cada archivo
se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una
extensión que lo identifica.
¿Qué es un
documento digital?
Un documento
digital es la representación en medio digital de un documento,
contenido, textos, imágenes, sonidos, videos. Una base de datos es un conjunto
de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su
uso posterior.
La
conservación de los documentos fotográficos es un tema central para quienes
estamos involucrados en su producción y difusión. Las colecciones, los fondos,
los álbumes familiares, todo lo que pueda definirse como un patrimonio o un
“activo” visual debe ser tratado con los cuidados que los expertos de nuestro
país y de todo el mundo recomiendan. La elección del medio de trabajo y de los
materiales, y el modo de archivar las fotos condicionan la duración y la
calidad de esta conservación.
Pero
hoy se plantea una serie de interrogantes
cuando hablamos de la conservación de la fotografía digital.
Los
soportes digitales son frágiles y hay varios factores que intervienen en su
destrucción, la obsolescencia
programada:, los datos digitales dependen no solamente de un
dispositivo de almacenamiento sino de un software adecuado que puede ser
afectado por diversos factores.
Dependencia
de la energía para su funcionamiento: Si alguien decidiera dejarnos sin energía eléctrica, nos
dejaría también sin memoria.
La Integridad: Una característica de los archivos
digitales es su necesidad de una integridad absoluta. ¿Qué significa esto? Que
sólo podremos acceder a un archivo en la medida en que todos los datos
originales están presentes. . Dicho
de otra manera: si una fotografía sobre papel pierde un 1 % de su tamaño por
una rotura o mancha, podemos seguir disfrutando del 99 % restante. No ocurre lo
mismo con los sistemas digitales. La pérdida de un 1 % de los datos por rotura
del archivo o del soporte puede causar la pérdida total del archivo.
No
hay archivos cerrados: Mientras el archivo sea digital,
estará expuesto muy fácilmente a la posibilidad de sucesivas ediciones o
modificaciones. No hay un formato de archivo digital “cerrado”. Todo archivo
digital puede ser editado una y otra vez de manera rápida y relativamente
sencillo. Esto también es fragilidad
Concepto de archivo: El mismo concepto de archivo cambia.
Antes de la era digital, una foto podía o no ser “archivada” de acuerdo a la
valoración que alguien hiciera de ella. Ahora, en la era de las cámaras
integradas a través de las redes inalámbricas, la unidad de archivo de la
cámara es vista como un disco más de la red, de modo que esa foto ya está
integrando un archivo en el momento de ser tomada.
Nivel de calidad: Con la digitalización de la
fotografía el concepto de calidad ha pasado de perseguir la mayor calidad posible
a buscar la menor calidad aceptable.
Nombres de archivo: El concepto de conservación debe
extenderse a los nombres con que se archivan las fotos, tengamos presente que
las cámaras actuales nombran a los archivos con secuencias de números al azar,
y puede ser difícil que alguien recupere información basada sólo en nombres de
archivo abstractos.
Por supuesto el tema se complica con las
colecciones grandes, pero un archivo de imágenes digitales sólo puede ser
seguro si esta “vivo” y bien cuidado. Vale decir, en el caso de la
fotografía, contar con la fotografía en papel y el correspondiente archivo
digitalizado.
La
digitalización de documentos como una herramienta de conservación implica pasar
documentación física a formato digital, a través de escáner. Son muchas las
empresas, archivos, bibliotecas que almacenan gran cantidad de documentación
que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso
pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva
al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿Qué ventajas reales aporta
este proceso?
El proceso de digitalización
de información deberá tener un objetivo final. Realizarlo únicamente para
ahorrar espacio puede estar bien, pero realizarlo para optimizar su búsqueda o
consulta está mejor. En el primer caso, puede suponer una gran inversión de
tiempo sólo para obtener más sitio en la oficina. En el segundo caso, al
mejorar el acceso a la información obtendremos un retorno a la inversión
desde el momento en el que reduzcamos el tiempo de búsqueda de un documento que
antes era físico. Siempre teniendo en cuenta todo lo antes expuesto.
El
Archivo Histórico Provincial de Villa Clara cuenta con varios fondos
y colecciones digitalizadas, entre ellos se encuentran:
- Anotadurías
e Hipotecas
- Ferrocarriles
de Sagua
- Registro
de la Propiedad Antiguo
- Garofalo
- Gral
José Braulio Alemán
- Delegación
Nac. De Colonias Infantiles
- Movimiento
26 de Julio
- Colección
Ejercito Libertador Cubano
- Ayuntamiento
de Esperanza
- Ayuntamiento
de Santa Clara
- Ayuntamiento
de Sagua
- Registro
de Compañías Anónimas
- Fototeca
- Grupo
Empresarial Azucarero
- Juzgado
de Primera Instancia
- Mapoteca
- Agrimensura.
Están
Informatizados 11 fondos:
- Anotadurías
e Hipotecas
- Registro
de la Propiedad Antiguo
- Ayuntamiento
de Esperanza
- Ayuntamiento
de Santa Clara
- Movimiento
26 de Julio
- Colegio
Provincial de Arquitectos
- Registro
de Compañías Anónimas
- Mapoteca
- Hemeroteca
- Protocolos
Notariales
- Agrimensura
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